Специалисты сайта Онлайнинспекция.рф ответили на вопрос, могут ли чистые бланки трудовых книжек и вкладышей храниться в отделе кадров, и можно ли доверить ведение учетных книг сотрудникам отдела кадров.
Вопрос
Вопрос касается того, могут ли чистые бланки трудовых книжек и вкладышей храниться в отделе кадров, а также можно ли назначить отдел кадров ответственным за ведение книг учета бланков трудовой книжки. Кроме того, есть ли обязательство хранить бланки в сейфах, и кому направлять заявку на получение чистых бланков, если они переданы сотруднику отдела кадров? Можно ли оформить договор материальной ответственности с таким сотрудником?
Ответ
Ответ Онлайнинспекции: чистые бланки трудовых книжек и вкладышей не могут храниться в отделе кадров, их хранение должно быть организовано в бухгалтерии. Ведение книги учета бланков трудовой книжки также должно быть поручено бухгалтерии, а не отделу кадров. Хранение бланков в сейфах допустимо, при условии обеспечения их сохранности и предотвращения несанкционированного доступа. Ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник должен подавать заявку на получение чистых бланков в бухгалтерию. Оформление договора материальной ответственности с сотрудником отдела кадров, отвечающим за хранение бланков, возможно при выполнении ряда условий.
Правовое обоснование позиции
Согласно порядку ведения и хранения трудовых книжек, утвержденному приказом Минтруда России № 320н, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним является обязанностью работодателя. Работодатель обязан вести книги учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей. Эти книги должны быть оформлены надлежащим образом и заверены подписью руководителя организации и печатью (при наличии). Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее считаются документами строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Этот ответственный сотрудник обязан представлять в бухгалтерию отчет о наличии бланков и потраченных суммах. Таким образом, для обеспечения сохранности бланков их хранение должно вестись в бухгалтерии, а не в отделе кадров.
39. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведется: а) учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; б) учет трудовых книжек и вкладышей в них.
40. Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек. В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).
41. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
42. Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, осуществляет ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с главой IV Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации.
44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
Вывод
Таким образом, чистые бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, а не в отделе кадров. Ответственный сотрудник отдела кадров может подавать заявки на их получение в бухгалтерию. Оформление договора материальной ответственности с этим сотрудником возможно при соблюдении условий.
Отметим, что эта позиция, хотя и является официальной, была сформулирована специалистами Онлайнинспекции в ответ на конкретный вопрос и не может быть применена в отрыве от ситуации запроса пользователя.
Другие разъяснения специалистов сайта Онлайнинспекция.рф:
- Нужно ли ехать за трудовой книжкой в другой город?
- Может ли руководитель предприятия быть председателем профсоюза?
- Кто должен оплачивать комиссию за перечисление зарплаты на карту?
- Может ли работодатель отказать в перечислении зарплаты на счёт в другом банке?
- Каковы районный коэффициент и северная надбавка в Омчаке?
- Можно ли уменьшить оплату простоя из-за праздников?
