Компенсируете проезд вахтовикам? Учитывайте мнение налоговой

Федеральная налоговая служба в письме № СД-4-3/8615@ от 06.07.2023 рассмотрела такую ситуацию. Работодатель собирается оплачивать проезд своих сотрудников-вахтовиков от места, где они живут, до места выполнения работы. Возникшие у него расходы он планирует учитывать при исчислении налога на прибыль и не включать в базу для начисления страховых взносов.

При исчислении налога на прибыль организаций учитываются расходы на доставку работников, работающих вахтой, от места жительства (сбора) до места работы и обратно, при условии, что такие расходы предусмотрены колдоговорами. Упомянутый работодатель колдоговор с работниками не заключал. Но положенные им компенсации и гарантии будут закреплены в трудовых договорах и локальном нормативном акте.

Вопрос в следующем: могут ли быть учтены расходы на доставку вахтовиков, если нет колдоговора?

ФНС напомнила, что с 1 марта этого года вахтовиков от места, где находится работодатель, до пункта сбора или до рабочего места и обратно доставляет работодатель за счет собственных средств.

Работодатель вправе возместить работнику-вахтовику расходы на оплату стоимости его проезда от места жительства до места нахождения работодателя или пункта сбора. Размер и порядок компенсации закрепляются колдоговором, ЛНА, трудовым договором.

В расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, стимулирующие начисления и надбавки, компенсации, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства, трудовыми договорами (контрактами) и (или) колдоговорами.

При определении налоговой базы берутся в расчет расходы на оплату проезда к месту работы и обратно общественным транспортом, спецмаршрутами, ведомственным транспортом, за исключением ситуаций, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) колдоговорами.

В связи с этим ФНС считает, что если трудовым договором предусмотрена компенсация работнику расходов на проезд от места жительства до места нахождения работодателя (пункта сбора) и обратно вышеупомянутыми видами транспорта, работодатель может учитывать такие расходы при исчислении налога на прибыль организаций.

При учете расходов на доставку вахтовиков и тех, кто работает в полевых (экспедиционных) условиях, нужно помнить, что с 01.03.2023 доставка работников от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места фактического выполнения ими работы и обратно осуществляется за счет работодателя, согласно требованиям ТК РФ, и не зависит от договоренности сторон, выраженной в коллективных или трудовых договорах.

Читайте дополнительно по теме:

• когда стоимость питания сотрудников учитывается при расчете налога на прибыль;
• что говорит Трудовой кодекс о вахтовом методе работы;
• порядок компенсации расходов сотрудников за проезд к месту работы;
• как рассчитать налог на прибыль организации;
• как заполнить декларацию по налогу на прибыль;
• как отразить убыток в декларации по налогу на прибыль;
• как компаниям получить инвестиционный вычет по налогу на прибыль.