Руководитель или главный бухгалтер сомневаются, стоит ли тратиться на автоматизацию обработки первички? Посмотрите кейсы — возможно, они помогут принять решение.
Об автоматизации предприятия задумываются, когда появляется настолько большой объем информации, обрабатывать которую вручную или доступными средствами становится сложно: долго, дорого, слишком много ошибок, необходимы дополнительные кадры. Современные руководители все чаще используют специальное ПО и сервисы для усовершенствования работы логистики, маркетинга, продаж и производства. Когда же речь идет о бухгалтерском учете, ее автоматизация, как правило, начинается и заканчивается наличием удобной 1С.
В то же время не для всех очевидно, что в бухгалетрии существует максимально рутинный и трудозатратный процесс, просто кричащий о необходимости автоматизации. Это настоящий «вор времени» — ручной ввод первичной документации в 1С (или другую систему учета).
На какие же признаки следует обратить внимание руководителю или главному бухгалтеру, чтобы принять решение об автоматизации обработки первички?
1. На ввод первички тратится половина и более рабочего времени бухгалтера (ов)
В среднем у бухгалтера тратится на обработку первичной документации от 2 до 4 часов в день, при этом он просто вручную заводит данные с бумаг в систему, перепечатывая номенклатуру, цену и другие параметры. Время сотрудника тратится на примитивную рутину, когда могло бы быть потрачено на решение более значимых задач. Но обойтись без этой процедуры пока не может ни одна организация, ведь полный переход на электронный документооборот и отказ от бумажек займет еще ни один год.
Поэтому, если бухгалтер вашей компании тратит на ручной перенос данных со счетов, актов, счетов-фактур, накладных, чеков и др. половину своего рабочего времени или более, логично автоматизировать этот процесс при помощи современных сервисов, таких как Entera, распознающих сканы документов и переносящих эти данные сразу в систему учета 1C.
2. Первичная документация поступает неравномерно во времени
Второй верный признак того, что вам нужен сервис по автосканированию первички, — это авралы, которые возникают в конце месяца или отчетных периодов. Как правило, документы от контрагентов поступают неравномерно: то пусто, то густо. Иногда сами бухгалтеры копят их месяцами, а перед отчетным периодом сидят всем миром сутки напролет, пока все со всех не «стрясут» и не заведут в 1C. В некоторых компаниях в такие горячие моменты могут привлекаться дополнительные сотрудники. Когда ввод первичной документации автоматизирован — такой проблемы не существует.
Если пользоваться сервисом Entera, то можно сканировать документы по мере поступления, загружать их может также офис-менеджер или кладовщик в отдельном личном кабинете. По мере распознавания данных бухгалтер вносит правки в созданные в 1С позиции. Процесс идет быстро и без авралов. Точность распознавания у Entera — 98%, выше всех аналогов на рынке, что подтверждают многочисленные положительные отзывы в сети. Поэтому и исправлений придется вносить очень мало.
3. Существующий штат бухгалтеров не справляется с растущим документооборотом, а нанимать дополнительный персонал нет возможности
В небольших, но быстро растущих компаниях количество контрагентов может неуклонно расти, а следовательно, и количество первички. Если бухгалтер один и завален бумагами, то он может взмолиться о помощнике. Если не один, то уже его помощник может взмолиться о помощнике. В такой ситуации сервис по обработке первичной документации имеет шанс стать реальной заменой дополнительного персонала. Время, которое бухгалтер тратил бы на ввод данных в 1С, он сможет потратить на приоритетные и более интеллектуальные операции.
4. Вы — аутсорсинговая бухгалтерия и ищете способы работать более эффективно
Если в обычной компании бухгалтерия — обслуживающий отдел, то для компании или частного предпринимателя, предоставляющего бухгалтерские услуги — это основной производственный процесс. И обработка первички — его огромная и неотъемлемая часть. Когда она автоматизирована с помощью Entera, и время на ввод данных в 1С сокращено в 3–5 раз, есть возможность взять больше клиентов, и, соответственно, получать больше прибыли.
Удобно еще и то, что часть первички могут отправлять в сервис сами клиенты, имея доступ к своим папкам. Бумаги, пришедшие в сканах или фотографиях, сразу загружаются в Entera, что очень облегчает работу, когда все присылается в разном виде.
Все копии актов, накладных, счетов-фактур, чеков и пр. хранятся в сервисе, и не нужно в случае подготовки отчетов или проверок запрашивать их вновь у обслуживаемых компаний.
5. У вас автоматизировано все, кроме бухгалтерии
Признак довольно утопичный, и тем не менее, есть руководители — настоящие фанаты инноваций и технологий, идущие в ногу с прогрессом. Убедившись на других процессах, как много ресурсов может сэкономить их оптимизация при помощи ПО, несложно посчитать и прикинуть выгоду от автоматизации бухгалтерии. Менеджерам, кофе которым давно подносит робот-беспилотник, программы на часах рассчитывают маршруты и калории, обязательно стоит приглядеться и к оплоту консерватизма — бухгалтерии — и задуматься о подключении к современному сервису Enterа.
Кейс
Возьмем в качестве примера небольшую успешно развивающуюся строительную компанию. Единственному бухгалтеру фирмы приходится заводить примерно 200 первичных документов в месяц, причем поступают они, как правило, скопом — раз в месяц. Учет в компании ведется по объектам, на каждом немало контрагентов и сложной строительной номенклатуры, которая вбивается вручную. Наименования позиций заводятся, как указано у поставщиков.
Бухгалтер тратит 5 рабочих дней в месяц или около 60 дней в год, а это 25% рабочего времени, только на ввод первичных документов.
После подключения к сервису Entera бухгалтер может раз в месяц отсканировать пачкой поступившие на этот период документы и загрузить в Entera. Когда первичка распознана, бухгалтер переносит их в 1С с помощью групповой обработки. При этом новая номенклатура создается автоматически, а старая сопоставляется с уже существующей в системе учета. Сумма, количество, счета учета, НДС, ГТД проставляются автоматически.
Таким образом все документы вносятся в 1С за 1 рабочий день, и на обработку первички тратится всего 12 дней в год. Экономия рабочего времени бухгалтера составляет около 48 рабочих дней в год.
Несложно перевести это в финансовую экономию, зная среднюю зарплату бухгалтера. Даже с учетом затрат на подключение к сервису Entera, выгода будет очевидна.
Кроме количественных показателей, важно и изменение качества труда сотрудников бухгалтерии. Сервис помогает избавиться о рутины, переработок, навести порядок в архивах бумаг, работать легче и эффективнее.
®
