Обсуждаем порядок действий в ситуации, когда налоговая запросила документы, а у нас их нет

Если вы получили требование, связанное с предоставлением документов, то ответить на него должны в течение 5 дней (ст. 93.1 НК РФ) при встречной проверке, для других видов контроля в НК установлены иные сроки. Рассказывать налоговикам о том, что каких-либо актов и прочего у вас попросту нет, конечно, не нужно. Но и опаздывать с ответом на запрос не следует, тем более что налогоплательщик вправе попросить у налоговой службы разумную отсрочку. Рекомендованная схема действий такова:

1. Подтверждаете прием требования, если оно направлено по ТКС.
2. Направляете в ФНС заявление на предоставление отсрочки.
3. За это время следует обратиться к поставщикам и получить от них дубликаты.

Учтите, что ФНС вправе, но не обязана предоставлять отсрочку, однако наличие такого заявления от налогоплательщика помогает снизить размер штрафов при дальнейшем разбирательстве.

Что делать, если контрагент не предоставил документы и не выходит на связь?

Наш подрядчик прислал только счет без акта и контактов. Попытки связаться с ним не увенчались успехом. Мы оплатили его услуги, но актов, подтверждающих выполнение работ, у нас нет. Каким образом можно выйти из этой ситуации?

Отвечает Дорофеева Ирина

Из вопроса следует, что работы подрядчиком были выполнены. Если это так, то при отсутствии акта от исполнителя факт выполнения работ придется подтверждать собственными документами.

Такими, например, как заключение экспертной комиссии и бухгалтерская справка.

Экспертами смогут выступить как сотрудники предприятия, так и приглашенные специалисты. Их задача — подтвердить фактическое выполнение оплаченных работ. Заключение комиссии оформите в произвольном виде. Главное, чтобы документ содержал описание в стиле «до» и «после». Очень пригодятся фотографии, например, офисного помещения до и после ремонта, или вновь установленного оборудования в торговом зале.

Бухгалтерская справка понадобится для обоснования произведенных расходов.

Кроме того, запаситесь всеми документами от вашего исполнителя, какие у вас есть: договор, счет, платежные поручения, банковские выписки. Сохраняйте любую переписку — бумажную, электронную. Очень важно подтвердить, что прежде чем созвать экспертную комиссию, вы приложили максимум усилий для получения акта от подрядчика, но он на призывы не откликнулся.

Чем грозит компаниям отсутствие подтверждающих документов по оплате?

Нас беспокоит, что отсутствие документов по оплате может привести к нежелательным проверкам или штрафам. Какие последствия могут возникнуть для нашей компании, и как их можно минимизировать?

Отвечает Дорофеева Ирина

Вне зависимости от того, отсутствуют документы по получению или произведению оплаты, их восстановление не представляет сложности. Особенно при безналичных расчетах.

Даже если предприятие не использует онлайн-сервис банка, все поступления и списания с расчетного счета кредитная организация подтвердит по запросу клиента. Причем за любой период с момента открытия расчетного счета. И даже если счет уже закрыт. Главное, чтобы сам банк не прекратил деятельность. Но и в этом случае не все пропало — ЦБ вам в помощь.

При наличных расчетах подтверждением платежа служит кассовый чек или БСО, выданный вам или вами (в зависимости от того, являетесь ли вы плательщиком или получателем этой оплаты).

Все чеки, которые формирует предприятие-получатель платежа, помимо «памяти» фискальных накопителей сохраняются ОФД (оператором фискальных данных) в течение 5 лет, так что подтвердить полученный или совершенный платеж совсем не проблема.

Подтверждение оплаты при налоговых проверках важно, так что весьма полезно озаботиться восстановлением платежных документов, не дожидаясь визита или требования ФНС.

Есть ли способ подстраховаться на случай потери документов в будущем?

Сейчас мы столкнулись с проблемой утраченных документов, и это создает затруднение. Какие меры можно предпринять в дальнейшем, чтобы обезопасить себя от таких ситуаций и избежать их повторения?

Отвечает Дорофеева Ирина

Вы правы, сохранность документов — важная задача. Ответственность за организацию хранения документов, необходимых для бухгалтерского и налогового учета и отчетности, несет руководитель организации (п. 101 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Правила хранения организация или ИП устанавливают самостоятельно. В небольших фирмах, как правило, ограничиваются шкафами или стеллажами. Крупные предприятия отводят под архивы отдельные помещения.

В любом случае важно обеспечить такие условия, чтобы бумажные документы не подвергались агрессивному воздействию слишком высокой или низкой температуры, повышенной влажности. То есть были максимально сохранны в течение всего периода хранения.

Помимо бумажных, все большее распространение получают электронные документы, правила хранения которых намечены Приказом Минфина № ПЗ-13/2015. Это, в частности:

• наличие как минимум двух копий каждой единицы хранения, которые находятся на разных устройствах;
• наличие у предприятия технических возможностей и ПО для воспроизведения, копирования, перезаписи электронного архива.

Можно оцифровать бумажную первичку, заверить ее ЭП и хранить в электронном виде, но к бумажным оригиналам следует по-прежнему относиться уважительно и сохранять их в соответствии с требованиями законодательства.