Как используют ЭДО в закупках в 2024 году

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Электронный документооборот используется для обмена документами в электронном виде.
2. ЭДО в госзакупках помогает быстро обмениваться документами и сведениями между всеми участниками.
3. Документы при этом подписывают специальной электронной подписью, которая имеет такую же силу, как и обычная подпись.
4. Это уменьшает количество ошибок, ускоряет процесс и делает все документы доступными онлайн.
5. Использование ЭДО в закупках обязательно, если сама закупка проводилась в электронном виде.

Что такое электронный документооборот

Электронная система документооборота для тендеров описана в статье 5 44-ФЗ. Электронный документооборот — это обмен документами в электронном виде. Суть ЭДО проста: одна сторона оборота формирует и подписывает документы онлайн, а затем передает другой стороне, тоже в электронной форме. Электродокументы подписывают УКЭП, которая имеет ту же юридическую силу, что и собственноручная подпись. А электродокументы, подписанные ЭП, приравниваются к бумажным.

Подробнее: что такое ЭДО и какие у него преимущества

Что дает электронный документооборот в госзакупках

И для заказчиков, и для поставщиков уже давно актуальна организация электронного документооборота в контрактной системе в сфере закупок. ЭДО в госзаказе используют по тому же принципу, что и в других сферах, — для оперативного обмена документами и сведениями. Но есть особенности. Законодатели стремятся к полной автоматизации процесса госзакупок, и ЭДО активно этому способствует.

Фактически использование электронного документооборота (ЭДО) при закупках позволяет осуществлять полноценное взаимодействие всех сторон госзаказа — заказчиков, поставщиков и операторов торговых площадок. Госзаказчики публикуют в Единой информационной системе планы-графики закупок, с которыми сможет ознакомиться каждый желающий. Таким способом потенциальные поставщики узнают о предстоящих тендерах.

Вам будет полезно узнать:

• какие документы следует размещать в ЕИС;
• как разместить план-график закупок в ЕИС.

Затем заказчики размещают в ЕИС извещения о закупке. Из Единой системы тендер автоматически попадает на ЭТП, где и пройдет закупка. Поставщики изучают извещения и подают заявки на участие в процедуре госзаказа. Дальше заказчики выбирают победителя из всех участников и подписывают с ним контракт — тоже электронный. А во время его исполнения стороны тоже обмениваются электродокументами через ЕИС — так работает электронное актирование. Закрывают сделку тоже онлайн.

Система ЭДО по 44-ФЗ для заказчика:

• упрощает процесс документооборота при проведении закупки;
• ускоряет процесс прохождения всех этапов исполнения контракта;
• обеспечивает идентичность сведений в документах, которые формируются на разных этапах одной процедуры;
• уменьшает вероятность ошибки благодаря автозаполнению и системе проверок;
• обеспечивает понятность закупочной процедуры для контрагентов, чем уменьшает число спорных ситуаций и жалоб на действия заказчика;
• позволяет получить корректные данные для формирования отчетности.

Действующая система электронного документооборота позволяет поставщику:

• сократить время на подготовку и доставку документов;
• уйти от бумажной волокиты;
• уменьшить вероятность ошибок при заполнении форм;
• наглядно видеть процесс прохождения проверки;
• ускорить приемку и оплату по контракту.

Обязательно ли использовать ЭДО в закупках

Практически для всех закупочных процедур по 44-ФЗ обязателен электронный документооборот. К примеру, обязательный переход на ЭДО по электроактированию состоялся еще 1 января 2022 года. Рекомендуем руководствоваться таким правилом: если закупка проводилась в электронном виде, то для нее обязателен электродокументооборот. Это касается и заключения, и исполнения, и закрытия контракта. Если заказ провели на бумаге, к примеру, закрытую бумажную процедуру или закупку у единственного поставщика, ЭДО не обязателен.

Кроме того, документооборот отдела по закупкам позволяет:

• подать жалобу на действия контрагента с помощью ЕИС;
• поучаствовать в дистанционном рассмотрении жалоб;
• вести переписку между заказчиком и поставщиком (в том числе в формате претензий) непосредственно в ЕИС.

Еще стороны смогут расторгнуть через ЕИС контракт по собственной инициативе, если заключили его электронно. Больше не надо направлять сообщения контрагенту и ждать, когда он их примет. Вынесли решение об одностороннем расторжении госконтракта? Сразу же публикуйте его в ЕИС. А у заказчиков есть дополнительная опция в ЕИС: отправить в ФАС сообщение о включении контрагента в реестр недобросовестных поставщиков.

Какие виды ЭДО применяются в закупках и как выбрать подходящую систему

ЭДО для госзакупок предлагают:

• Единая информационная система;
• торговые площадки.

Поскольку большинство конкурентных процедур проводится в онлайн-формате, электронный документооборот в ЕИС стал практически обязательным. Через функционал системы публикуют извещение, заключают контракт, проводят электроприемку. Отказаться от ЭДО в ЕИС нельзя: если участвуете в электронной процедуре, для работы используйте только электродокументооборот.

Непосредственно закупочные процедуры проходят не в ЕИС, а на торговых площадках. И каждая ЭТП предлагает свою систему ЭДО. На площадке проводятся тендеры и публикуются протоколы рассмотрения заявок и определения победителя. Фактически ЭДО торговой площадки тоже обязателен для всех участников закупки, но здесь есть выбор. Заказчики сами решают, на какой площадке проводить торги по 44-ФЗ, а поставщики — в какой процедуре и на какой ЭТП участвовать. Сейчас есть 8 федеральных площадок, и все они подходят для госзаказа.

Как подключить ЭДО для госзакупок заказчику

Заказчику для подключения ЭДО ничего делать не надо. После регистрации в ЕИС ему доступен весь функционал системы. Все важные документы госзаказа он публикует в ЕИС:

• планы-графики;
• извещения, проекты контракта, обоснования НМЦК и технические задания;
• протоколы рассмотрения заявок и определения победителя;
• контракты;
• исполнительскую документацию;
• платежные документы.

Извещения и протоколы оператор ЭТП автоматически публикует на торговой площадке. А адрес ЭТП, на которой пройдет закупка, заказчик пишет в извещении.

То есть состав ЭДО для каждого конкретного действия в закупочном процессе заказчик выбирает в личном кабинете ЕИС. К примеру, для электроактирования в Единой системе заказчику необходимо:

Шаг 1. Зайти в личный кабинет ЕИС.

Шаг 2. Открыть раздел «Исполнение».

Шаг 3. Найти в списке нужный госконтракт.

Шаг 4. Применить опцию «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».

Шаг 5. Принимать и подписывать документы электроприемки в ЕИС.

Как подключить электронный документооборот для закупок поставщику

Поставщику требуется:

1. Зарегистрироваться в ЕИС и аккредитоваться на всех федеральных торговых площадках. Аккредитация автоматическая: не позднее следующего рабочего дня после регистрации в ЕИС операторы всех площадок аккредитуют поставщика (ч. 4 ст. 24.2 44-ФЗ).
2. Зайти в личный кабинет ЕИС.
3. Дополнить права доступа пунктами, которые дают возможность просматривать контракты, создавать закрывающие документы и подписывать их.

Может пригодиться: как получить усиленную квалифицированную электронную подпись

Чтобы подключиться к системам ЭДО, которые предлагают торговые площадки, поставщику необходимо выполнить несколько действий:

Шаг 1. Выбрать оператора, который проведет подключение. В большинстве случаев перечень рекомендованных компаний размещен на сайте площадки.

Шаг 2. Оформить заявку на подключение сервиса на сайте оператора.

Шаг 3. Оплатить счет за подключение.

Шаг 4. Настроить ПК в соответствии с рекомендациями оператора.

Шаг 5. Авторизоваться в системе ЭДО для закупок. После этого вы сможете подавать заявки на тендеры и подписывать все необходимые документы госзаказа в электронном виде.