Журнал учета приема и выдачи топливных карт — это реестр, который ведут АЗС после заключения договора с компанией о поставке горючего по пластиковым картам. Компании могут вести и свой внутренний журнал — для контроля расходования ГСМ водителями.
Как это работает
Топливные карты — это удобное платежное средство, которое помогает компаниям организовать контроль и снизить трудовые и денежные затраты на ГСМ. Чтобы средства не расходовались бесконтрольно, нужен учет. Для этого ведут журнал учета движения топливных карт — образец можно составить в произвольной форме, требований к оформлению документа нет.
Компания, которая хочет использовать электронные носители для оплаты ГСМ, заключает договор с поставщиком топлива. Такие соглашения предлагает большинство сетей АЗС.
Суть сервиса заключается в том, что организация перечисляет на смарт-карты денежные средства, которые можно использовать только для покупки топлива у сети АЗС. Перед этим с АЗС составляется договор на заправку автомобилей компании нефтепродуктами с использованием смарт-карт.
Приложением к договору может быть журнал регистрации топливных карт; бланк скачать обычно можно на сайте сети АЗС.
В конце месяца поставщик ГСМ выставляет компании акт (накладную), подтверждающий количество и стоимость приобретенного бензина, а также отчет, в котором указываются даты заправки и объемы заправленного топлива.
Как организовать документооборот в компании
Электронные носители передаются ответственным сотрудникам (водителям), которые используют их для оплаты. Для упорядочивания процесса используют журнал выдачи топливных карт: образец скачать может бухгалтер или другой ответственный за расход ГСМ сотрудник.
Федеральный закон 402-ФЗ «О бухучете» разрешает организациям разрабатывать первичные учетные документы самостоятельно. Порядок учета смарт-карт АЗС компания разрабатывает и утверждает в том виде, который ей удобен и который обеспечит правильный контроль за оборотом электронных носителей.
Если в организации много лиц, ответственных за оборот топлива, для контроля удобно использовать внутренний журнал учета. Его форма ничем не регламентирована, так что разработать вы ее можете сами, а можете воспользоваться нашим образцом.
Журнал учета выдачи топливных карт: образец
Чтобы соответствовать требованиям законодательства, в журнал движения смарт-карт АЗС необходимо включить следующие реквизиты:
- наименование компании;
- наименование документа, дату его составления;
- номер электронного носителя;
- данные сотрудника-получателя: Ф.И.О. и должность;
- наименование и госномер автотранспортного средства;
- дата выдачи и возврата смарт-карты;
- подписи ответственных лиц.
Бухгалтерские проводки по движению топливных карт
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Приобретение за плату | ||
| Получен акт приема-передачи (накладная) на смарт-карты | 10 | 60 |
| Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС) | 19 | 60 |
| Стоимость смарт-карт учтена в сумме расходов текущего периода | 20, 25, 26, 44 | 10 |
| Перечислена оплата поставщику | 60 | 51 |
| НДС принят к возмещению | 68 | 19 |
| Приняты на забалансовый учет электронные носители | 012склад | |
| Бесплатное поступление | ||
| Приняты на забалансовый учет электронные носители | 012склад | |
| Если предусмотрен возврат после окончания договора с АЗС | ||
| Списан возвращенный АЗС электронный носитель | 012склад | |
| Проводки по выдаче-получению электронных носителей МОЛ | ||
| Выдана смарт-карта АЗС ответственному сотруднику | 012работник | 012склад |
| Ответственным сотрудником смарт-карта возвращена организации | 012склад | 012работник |
Дополнительно:
