В чем отличия работы наемным бухгалтером напрямую у работодателя от работы в бухгалтерской фирме (аутсорсинговой фирме)

Бухгалтер на аутсорсе — сдельщик. Первый вопрос, который задают бухгалтерские фирмы соискателю: сколько организаций вы сможете вести? Если не более 5, то вряд ли надо ожидать достойного заработка. Ведение бухгалтерии на аутсорс отдают, как правило, небольшие организации или ИП. Соответственно, много они платить за услугу не могут. ООО и ИП на ОСНО «стоят» дороже, но и работы с ними достаточно. Упрощенщики занимают меньше времени, но и денег аутсорсеру приносят немного.

Чтобы доход был приличным, бухгалтеры набирают с десяток клиентов, а то и больше. А теперь попробуйте представить такую загрузку, особенно во время отчетности.

Вывод такой: заработать в бухгалтерской фирме можно. Величина заработка зависит от вашей работоспособности и финансовых запросов. Но вряд ли надо рассчитывать на высокие доходы, если вы не собираетесь отдавать все свое время работе. А если собираетесь, то зачем вам деньги? Тратить-то их все равно некогда.

Сложности бывают, как ни старайся. Есть клиенты, которым надо все очень и очень подробно пояснять, рассказывать. Это самые безобидные. Хуже те, что слышат только себя. К ним применимы различные техники: те самые 8 фраз, чтобы привлечь внимание, и т. п. Ладно, и с этими справились.

Самые неприятные — невоспитанные хамы. Орут как потерпевшие, голосят что-то невразумительное. Как дети, честное слово. Думают, криком всего добьются, все прям как испугаются, и как метнутся хотелки крикуна исполнять. И не забанишь его, не пошлешь — он же клиент фирмы. Этот, который всегда прав. Даже если совсем неправ.

Любой психолог скажет: редко, но возможна ситуация, когда люди не в состоянии общаться нормально. От слова совсем. При этом оба прекрасные, умные и вежливые до скрипа зубовного. Нормальный руководитель эту парочку «разобьет» — так и партнера фирма сохранит, и сотрудника.

Общение с проблемными заказчиками — не самая радостная сторона аутсорса. С другой стороны, а где их нет — недовольных и сердитых. Иногда правильно сердятся, иногда — не по делу. Ну что ж, они живые люди. Как и мы. Короче, коллеги, совершенствуем навыки делового общения и будет нам счастье.

Под крылом бухгалтера аутсорсинговой фирмы с десяток ОООшек и ИП с разными системами налогообложения. И десяток — это не преувеличение. Я слышала о 25 фирмах на сопровождении одного бухгалтера. Не представляю, как это возможно. Даже если у него есть помощники — расчет зарплаты, ТМЦ — отчетность-то за него никто не сдаст.

Учитывая, что с 2023 года отчетность «упрощена» до ежемесячной, нагрузке аутсорсеров не позавидуешь. Когда же настает пора квартальной, а тем более годовой отчетности, количество работы возрастает кратно.

Скажете, надо время свое организовать? Да оно организовано давно: бухгалтеры — ребята основательные. Но мы же все знаем этот непреложный закон: когда отчетность практически готова, начинают всплывать дополнительные документы и факты, а клиент фирмы озвучивает свое видение итогов года, никак не совпадающее с имеющейся документацией. И ему надо доходчиво и вежливо объяснить, где именно он неправ. А этот сакральный вопрос: откуда у меня такие налоги??? Ну и вишенка на торте — звонок руководителя фирмы (тоже в нервах) часиков так в 10-11 вечера: ну ты как, с отчетностью успеваешь?

Как тут обойтись без стрессов, недосыпа, перекофе, перекура и т. п. Коллеги, давайте беречь здоровье, оно у нас одно. Берем столько работы, сколько сможем переварить без вреда для организма. Всем успехов!

Аутсорсинг — один из лучших вариантов для профессионального роста. В отличие от традиционного трудоустройства, аутсорсинг позволяет работать одновременно по нескольким направлениям, нарабатывая тем самым опыт. Кроме того, аутсорсинг позволяет знакомиться с методами работы разных компаний, решать разноуровневые задачи. Чем больше человек набирается опыта, тем сложнее доверяются ему проекты. Таким образом, можно профессионально вырасти в короткие сроки. А профессиональный рост открывает двери карьерной лестницы. Начав работать с легких задач, специалист из аутсорсинговой компании может дорасти до руководителя проектов.

Что же касается улучшений условий труда, то, в соответствии со ст. 214 ТК, создание безопасных условий работы — прямая обязанность работодателя. И в этом плане аутсорсинговые фирмы ничем не отличаются от прочих работодателей.

Многие организации ряд функций, не связанных с их основной деятельностью, передают аутсорсинговым фирмам, заключая договор подряда (ст. 702 ГК РФ) или оказания услуг (ст. 779 ГК РФ).

Большинство аусторсинговых компаний специализируется на каком-либо отдельном направлении (например, бухгалтерские, юридические, рекламные услуги и т. д.). Они выполняют целый спектр работ определенной направленности. Вследствие этого сотрудникам таких компаний требуется обладать навыками многозадачности.

Навыки многозадачности (мультизадачности) представляют собой способность одновременно выполнять различные задания либо быстро переключаться с одного задания на другое. Например, юрист, работающий в аутсорсинге, должен уметь составлять претензии и исковые заявления, вести судебное представительство, договорную работу, организовывать переговоры между контрагентами или процессуальными противниками и т. д. Бухгалтер — уметь работать с разными системами налогообложения, в различных программах. Также мультизадачность требует способность к быстрому обучению и овладению новыми направлениями.

Навыки многозадачности необходимы для эффективной работы аутсорсинговой фирмы. Экономически целесообразнее иметь несколько широкопрофильных специалистов, чем целый штат узких. Следует отметить, что далеко не каждый специалист обладает способностью работать по различным, порой существенно отличающимся друг от друга, направлениям.

Если вам предлагают работу в аутсорсинговой фирме, убедитесь, что вашим фактическим работодателем выступает эта организация. И уточните у потенциального руководства такие аспекты, как наличие испытательного срока (не более 3 месяцев — для бухгалтера при обычном трудовом договоре), условия труда (оптимально в пределах 40 часов в неделю), рабочий график (традиционный для большинства — 5/2), размер зарплаты (исходя из ваших предпочтений, но не ниже средней по рынку) и доплаты за повышенную нагрузку (премиальные). Поскольку в аутсорсинговой фирме один бухгалтер одновременно ведет несколько клиентов, надо четко обговорить, за что вы отвечаете, кто и каким образом выстраивает отношения с «подопечными» компаниями.

Только если вас устроит зарплата и условия труда, стоит приступать к обязанностям. Иначе вместо положительных эмоций и развития как профессионала вы получите горький опыт.

Организовать рабочее время очень важно независимо от того, где вы работаете. Вам, как никому другому, известны обязанности, которые требуют ежедневного контроля (банк, касса, поступление и отгрузка ТМЦ), регулярного (расчеты с персоналом) и срочного (отчетность). Задачи здесь указаны примерные. Определите время, которое вы им посвящаете, и соблюдайте его.

Не старайтесь объять необъятное: у каждого человека есть предел возможностей, а постоянно работать в режиме цейтнота не полезно ни вам, ни работе. Если вы испытываете постоянную перегрузку, то, возможно, вы слишком много на себя взвалили.

Освойте технику отказа. Говорить «нет» иногда весьма полезно как коллегам, так и руководству.

Определите и сообщите заинтересованным лицам «период недоступности» — временной интервал, в который вы не общаетесь ни с клиентами, ни с коллегами.

Если вам сложно сосредоточиться в шумном офисе, то обсудите с руководством возможность удаленной или гибридной работы.

Как наладить коммуникацию с разными клиентами в условиях аутсорсинга?

Работаю в бухгалтерской фирме, занимающейся аутсорсингом, и сталкиваюсь с трудностями в общении с клиентами. Все клиенты разные, часто бывает недопонимание или они медленно представляют нужные документы. Какие методы или стратегию вы используете, чтобы улучшить коммуникацию и ускорить процесс получения информации от клиентов?

Отвечает Дорофеева Ирина

Любому бухгалтеру по роду деятельности приходится контактировать со многими людьми: коллегами, сотрудниками, деловыми партнерами, проверяющими. И к сожалению, не все они приятные собеседники.

Один из способов оптимизировать общение — отказаться от долгих разговоров. Перейдите в режим переписки — так у вас появится время на осознание входящей информации и на подготовку корректного и полного ответа.

Как правило, в договорах на бухгалтерское обслуживание установлены сроки передачи или направления первички бухгалтеру-аутсорсеру. Фиксация даты передачи обязательна. Способ тоже прописывают в договоре.

Заготовьте стандартное напоминание о приближении срока представления документов. Если они все же переданы с нарушением срока — зафиксируйте этот факт принятым в организации способом.

Хорошо помогает пример расчета налогов при своевременном и несвоевременном отражении документов в учете.

Как распределять обязанности между разными бухгалтерами в аутсорсинговой компании?

Наша аутсорсинговая фирма растет, и у нас появилось много клиентов. Как правильно распределять обязанности между бухгалтерами, чтобы клиенты получали качественное обслуживание и никто из сотрудников не был перегружен? Есть ли какие-то методики или практика, которые помогут в управлении рабочей нагрузкой внутри команды?

Отвечает Дорофеева Ирина

Распределение обязанностей во многом зависит от квалификации персонала бухгалтерской фирмы. Если коллектив состоит сплошь из «универсалов», способных вести учет от первички до отчетности, то клиенты просто распределяются между ними. Если же бухгалтеры ведут определенные участки — расчеты с контрагентами, заработную плату, ВЭД и т.п., — то в их обязанности входит ведение определенных участков учета нескольких организаций.

На практике чаще встречается комбинированная система распределения обязанностей, т.к. специалисты аутсорсинговой фирмы имеют разные квалификацию и опыт работы.

Руководству бухгалтерской фирмы следует озаботиться оценкой временных затрат на выполнение каждой операции и ее стоимостью. А еще разработать систему коэффициентов сложности выполняемой работы.

Только правильное нормирование позволит равномерно распределить нагрузку на работников компании и избежать претензий со стороны клиентов.

Что делать, если клиент постоянно нарушает договоренности по срокам подачи документов?

Работаю в аутсорсинговой компании, и у нас есть клиент, который регулярно задерживается с представлением документов и данных для отчётов. Это сильно усложняет работу и приводит к задержкам в выполнении задач. Какие меры следует принять, чтобы мотивировать клиента соблюдать сроки, и как избежать подобных ситуаций в будущем?

Отвечает Дорофеева Ирина

Отношения с организацией или ИП — заказчиком бухгалтерских услуг — оформляются договором, в котором закреплены в том числе сроки и порядок передачи документов в аутсорсинговую компанию.

Нарушая сроки, клиент вредит в первую очередь себе. Бухгалтеру же доставляет дополнительные неудобства в виде внесения изменений в учет и отчетность.

К сожалению, такими нерадивыми заказчиками могут «похвастаться» практически все бухгалтерские фирмы.

Самый действенный способ мотивации — материальный. Многие аутсорсеры устанавливают дополнительную оплату за внесение изменений в учет, бухгалтерскую и налоговую отчетность в случае несвоевременного предоставления первички и/или необходимой для правильного учета информации.

Попробуйте составить пример расчета налогов при своевременном и несвоевременном отражении документов в учете. Цифры порой убеждают лучше слов.

Как стимулировать развитие сотрудников в аутсорсинговой бухгалтерской фирме?

Я руководитель небольшой аутсорсинговой бухгалтерской компании. Столкнулся с проблемой мотивации и профессионального роста сотрудников. Кажется, что текучесть кадров увеличивается, и многие бухгалтеры не проявляют интереса к развитию. Какие способы для мотивации и стимулирования сотрудников вы используете, чтобы они оставались заинтересованными и работали эффективно?

Отвечает Дорофеева Ирина

Профессия бухгалтера требует постоянного обучения. Это касается и других сотрудников аутсорсинговых фирм: юристов, специалистов по кадровой работе, налоговых консультантов, финансовых менеджеров

Успешные аутсорсинговые компании, как правило, выделяют средства для оплаты периодического обучения работников, повышения их квалификации, освоения ими новых участков учета.

Существуют проверенные методы мотивации персонала:

1. Нематериальные поощрения — пожалуй, самый распространенный, это присвоение почетного звания «сотрудник месяца».
2. Социальный пакет, предоставление которого зависит от установленных критериев: стажа работы в компании, занимаемой должности, производственных достижений.
3. Создание условий для повышения квалификации — та самая учеба, о которой сказали ранее.
4. Система оценки профессионального уровня персонала (аттестация), позволяющая специалисту аутсорсинговой компании претендовать на более высокую должность и/или повышение оплаты труда.

Систему мотивации каждая фирма разрабатывает самостоятельно, исходя из стоящих перед ней задач и оценки финансовых возможностей.

Навыки работы с клиентами для бухгалтера: что важно знать и уметь?

Как бухгалтер в аутсорсинговой фирме часто взаимодействую с клиентами, но не всегда удается найти общий язык. Какие специальные навыки общения и ведения деловых переговоров необходимо иметь бухгалтеру в аутсорсинговой компании, чтобы эффективно взаимодействовать с различными клиентами? Есть ли какие-то способы, которые вы считаете особенно полезными?

Отвечает Дорофеева Ирина

Умение вести деловые переговоры с клиентами, в том числе «неудобными», важная составляющая успеха как лично бухгалтера, так и аутсорсинговой фирмы, которую он представляет.

Вот основные правила, помимо доброжелательности, заинтересованности и т.п., которых следует придерживаться при деловом общении:

1. Пунктуальность. Уважайте свое и чужое время. Опоздание на встречи, даже если они проводятся в онлайн-формате, — признак неуважения к клиенту. Кроме этого, он, чего доброго, сделает вывод о недисциплинированности и несобранности бухгалтера. Если опоздание неизбежно, то обязательно предупредите о нем заранее.
2. Культура речи. Слова-паразиты, длинные вступления и отступления от темы беседы недопустимы: они затягивают разговор и не способствуют достижению договоренности.
3. Четкость формулировок. К каждой беседе надо готовиться, свое видение решения поставленной перед вами задачи следует доносить аргументированно, а не эмоционально.
4. Установление личных границ. Твердо пресекайте разговоры не по теме обсуждаемого вопроса, эмоциональные выпады со стороны вашего визави. Дайте понять, что станете общаться только по делу и только в рамках деловой этики.