Важно
Штрафы за разглашение коммерческой тайны увеличили до 5 млн рублей 
Я начала работу в качестве индивидуального предпринимателя, и мне понадобилась электронная подпись для себя и бухгалтера. Разобралась, как получить электронную подпись для рядового бухгалтера, для ИП, директора и сотрудников, и рассказываю вам.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Электронная подпись — это аналог реальной в интернете и электронном документообороте.
- Она нужна, чтобы отправлять важные документы и быть уверенным, что их не изменят.
- Существуют три вида подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная.
- Руководители получают свою подпись бесплатно в налоговой инспекции.
- Чтобы использовать подпись, надо установить специальную программу на компьютер.
Что такое электронная подпись, и кому нужна
Электронная подпись (ЭП, ЭЦП) — это цифровой аналог автографа человека, виртуальный ключ. Контроль целостности документа, защита его от подделки и внесения изменений, подтверждение авторства — всё это функции ЭП. Бланк, подписанный подобным способом, имеет такую же юридическую силу, как и традиционный бумажный вариант. Для использования ЭП необходимо создать сертификат электронной подписи с помощью криптографического преобразования информации.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учесть расходы на приобретение электронной подписи. Используйте эти инструкции бесплатно.
Преимущества ЭП:
- быстрая доставка документов;
- возможность автоматизации обработки необходимых файлов;
- сокращение издержек на подготовку и отправку.
Область применения ЭП обширна: обращение в государственные и муниципальные органы, участие в интернет-торгах и получение иных коммерческих заказов, налоговая отчетность, подача исков в суд. Электронная цифровая подпись используется и при подписании заявлений, писем по договоренности с контрагентами. Юридическим лицам она значительно упрощает ведение документооборота.
Виды электронных подписей
| Вид | Описание |
|---|---|
| Простая | Пароли, коды подтверждения по e-mail, sms — элементы простой ЭП, ключа этого типа являются наиболее простыми. Активно применяется в сервисах онлайн-банкинга с использованием логинов-паролей и одноразовых sms для подтверждения операций. При онлайн-страховании используется страхователем при оформлении заявки на покупку полиса. Аутентификация в информационных системах, получение госуслуг, заверение документов внутри корпоративного документооборота также нередко происходят в рамках использования простого вида. |
| Неквалифицированная усиленная (НЭП) | Создается в результате криптографического преобразования информации. НЭП идентифицирует личность владельца, позволяет проверить, вносили ли в файл изменения после его отправки. Состоит их двух ключей (открытого и закрытого), которые хранятся на специальном ключевом носителе в виде usb-брелока. Этот же вид используют для внутреннего и внешнего электронного документооборота, если стороны предварительно договорились об этом. |
| Квалифицированная усиленная (КЭП) | КЭП — это ЭП, которая придает документам юридическую силу без дополнительных условий. Создается с помощью криптографических алгоритмов и базируется на инфраструктуре открытых ключей, но обязательно имеет квалифицированный сертификат. КЭП нужна, чтобы сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в качестве поставщика и заказчика в электронных торгах, работать с государственными информационными системами, обмениваться формализованными отчетами с налоговой службой и др. |
Подробнее: что такое УНЭП и УКЭП
Как получить ЭП
Правила о том, где и как сделать электронную подпись, сильно поменялись в середине 2021 года. Изменения состоят в следующем:
- коммерческие удостоверяющие центры теперь аккредитуются по-другому. Новую аккредитацию получили далеко не все УД, поэтому их количество значительно сократилось;
- коммерческие удостоверяющие центры более не вправе выдавать подписи руководителям юридических лиц и ИП — теперь такие подписи выдают УЦ Федеральной налоговой службы или ее доверенные центры;
- коммерческие УЦ вправе выдавать ЭП только рядовым сотрудникам организаций.
Таким образом, прежде чем говорить, как делается ЭЦП в 2025 году, важно определиться, идет ли речь об ЭП руководителя компании или рядового сотрудника.
Как получить ЭП для руководителя организации или ИП
Один из плюсов новой системы выдачи ЭП состоит в том, что УД ФНС выдает их юридическим лицам и предпринимателям бесплатно.
Когда речь идет об ЭП для главного должностного лица компании, пошаговая инструкция, как сделать электронную подпись самому бесплатно, следующая:
Шаг 1. Подать заявление на выдачу сертификата ЭП. Для этого необходимо либо явиться лично в любую инспекцию, либо подать его через личный кабинет на сайте ФНС.
Шаг 2. Подготовить носитель — токен. УЦ ФНС не выдает токены, а только записывает сертификаты на те, которые предоставит налогоплательщик. Подойдет тот, на котором была прошлая ЭП, либо новые токены продаются в магазинах производителей и в удостоверяющих центрах. Подойдут Рутокен Lite, Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta LT, JaCarta-2 ГОСТ.
Шаг 3. Явиться лично в инспекцию — налоговикам необходимо удостовериться в личности руководителя компании. При этом подойдет любая инспекция — необязательно та, в которой зарегистрирована компания или ИП. При себе необходимо иметь:
- паспорт;
- СНИЛС;
- токен;
- сертификат соответствия на токен — его выдадут при продаже, либо он доступен на сайте производителя.
В инспекции сертификат ЭП запишут на предоставленный токен.
По теме: электронная подпись для бюджетного учреждения
Как получить ЭП для рядового сотрудника
В большинстве случаев одной ЭП на организацию недостаточно: дополнительные ЭП оформляются, например, бухгалтерам, специалистам по закупкам, юристам и другим сотрудникам, которые по долгу службы подписывают электронные документы.
Ответ на вопрос, как сделать электронную цифровую подпись, — через коммерческий удостоверяющий центр. Выбирать следует из числа аккредитованных центров.
Актуальный перечень УД регулярно публикуется на сайте Минцифры.
Перечень удостоверяющих центров для ЭП
Подробнее: где найти перечень УЦ для электронной подписи
С 1 марта 2022 года стартовал новый порядок создания электронной подписи и ее использования: выпущенные по новым правилам ЭП необходимо использовать вместе с машиночитаемой доверенностью на представление интересов лица, выданной владельцу ЭП.
Для оформления ЭП сотруднику потребуются:
- паспорт;
- СНИЛС;
- ИНН.
В некоторых случаях УЦ требуют дополнительные документы.
Как использовать ЭП
Для полноценной работы необходимо отдельно купить лицензированное средство криптозащиты КриптоПро CSP и установить его на компьютер. Помимо КриптоПро CSP, работа с ЭП, как правило, требует следующих технических параметров:
- операционная система Windows 7 или выше;
- Internet Explorer от v.7 или иной браузер.
Читайте: как подписать документ электронной подписью
Если говорить о том, сколько стоит электронная подпись, то затраты отличаются в зависимости от ее вида:
- УЦ ФНС выдает подпись бесплатно, но потребуется купить токен, если у компании его нет, он стоит около 1000 рублей. Кроме того, необходимо купить лицензию КриптоПро CSP, ее стоимость зависит от срока действия, версии и других параметров и колеблется от 1000 до 3000 рублей;
- подпись физического лица в УЦ зависит от выбранного центра и вида ЭП и составляет от одной до нескольких тысяч рублей.
Подробнее: сколько стоит электронная подпись для физического лица
Часто задаваемые вопросы по теме
-
Что такое электронная подпись, и зачем она нужна?
Это цифровой код, который подтверждает принадлежность виртуальной подписи гражданину. Её используют для работы с электронными документами.
-
Какие бывают ЭП?
Простая, неквалифицированная и квалифицированная.
-
Где получить электронную подпись?
Руководителю и ИП — в налоговой, а сотрудникам — в удостоверяющем центре.
-
Как использовать ЭП?
Необходимо установить на компьютер Крипто Про, подписание документов происходит через эту программу.
