Всё об электронной подписи для бюджетной организации

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Электронная подпись нужна, чтобы быстро и удобно подписывать важные документы на компьютере.
2. У бюджетников есть три вида — простая, усиленная и квалифицированная, каждая работает с разными задачами.
3. Получить её можно не в налоговой, а в Казначействе — именно туда подают заявку директор, бухгалтер и другие сотрудники.
4. Для оформления понадобятся паспорт, ИНН, документы об организации.
5. Чтобы пользоваться подписью, на компьютер ставят специальную программу и загружают полученный сертификат.

Для чего бюджетным организациям электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) стала неотъемлемой частью работы учреждений, позволяя упростить и ускорить процесс документооборота. Для бюджетников, работающих в сферах образования, здравоохранения, социальной сферы и других государственных учреждений, важность ЭП составляет в нескольких аспектах:

1. Создание и подписание бюджетной отчетности усиленной квалифицированной подписью вместо бумажных форм. Вместо подачи бумажных документов, что требует больше времени и ресурсов, учреждения формируют и отправляют отчеты через цифровые каналы. Это особенно актуально в условиях постоянного требования к отчетности и прозрачности в использовании бюджетных средств. Например, какие документы по основным средствам необходимо подписывать электронной подписью в бюджетной организации в 2025 году: электронные счета-фактуры и универсальные передаточные документы, используемые в качестве счета-фактуры, акты о приеме-передаче объекта основных средств и пр.
2. ЭП позволяют легко и быстро обмениваться документами между ведомствами и учреждениями. Это сокращает время на согласование и подпись документов, что ценно в условиях ограниченного бюджета и кадровых ресурсов. Например, электронная подпись в образовательной организации используется для ведения и подписания цифровых дневников, которые удобны, так как нет необходимости распечатывать и передавать документы физически.
3. ЭП обеспечивает юридическую значимость документов, что повышает уровень доверия в цифровом взаимодействии.

Типы электронных подписей в бюджетных организациях

На практике электронная подпись в бюджетной организации бывает нескольких видов. Самый распространенный — простая ЭП, которая применяется для неформальной переписки и низкоуровневых документов, где нет строгих требований к безопасности. Она выглядит как пароль или цифровой код, но не всегда обеспечивает достаточную защиту данных.

Для более серьезных и юридически значимых документов, таких, как отчетность и контракты, используются усиленные или квалифицированные ЭП. Они гарантируют высокий уровень защиты и юридическую силу, позволяя подтвердить личность подписанта и защитить документ от несанкционированных изменений. Вот какую электронную подпись использует директор бюджетного учреждения — усиленную квалифицированную, поскольку она не содержит запрета по видам подписываемой документации.

Часто встречается вопрос, могут ли бюджетные организации получить ЭЦП на юридическое лицо: да, это составляет особенность таких организаций, сертификат оформляют на юрлицо.

Простая ЭП

Простая ЭП — логины и пароли в почтовом ящике в интернете, в аккаунте на каком-либо сайте, различные коды доступа в виде смс. Простая ЭП создается инструментами информационной системы, где она используется, и указывает на своего создателя. Сегодня практически любой пользователь интернета (регистрируясь на каком-либо сайте) делает простую ЭП сам.

Самые частые случаи применения такой ЭП — это получение госуслуг, заверение информации при корпоративном документообороте (ЭДО), банковские операции, аутентификации в информационных системах. ФЗ № 63 запрещает подписание документов, которые содержат гостайну, простой ЭП либо ее применение в информационной системе с такой тайной.

Бюджетники используют этот инструмент в (ЭДО) для первичных документов бухучета (расчетная и платежная ведомости, уведомление о лимитах бюджетных обязательств и др.). Такая возможность появилась после разъяснений Минфина России в Письме № 03-03-06/1/45323.

Простая неквалифицированная ЭП

Программы криптошифрования и закрытый цифровой ключ ЭП формируют усиленную неквалифицированную ЭП. Она определяет персону обладателя плюс дает возможность проверки файла на предмет отсутствия в нем изменений после отправки. Благодаря ей допустимо участвовать в госзакупках (поставщиком) на шести специальных торговых площадках.

Бюджетные учреждения обязательно используют эту ЭП (требование ФЗ № 44), когда участвуют в госзакупках. Также этот вид подписи нужен бюджетным организациям для работы с государственными информационными ресурсами: например, Росимуществом, Роскомнадзором и др.

Узнайте, как оформить электронную подпись для госзакупок

Усиленная квалифицированная ЭП

Криптографические алгоритмы создают усиленную квалифицированную ЭП — это электронные подписи у руководителей бюджетных организаций и их заместителей. Она опирается на инфраструктуру открытых ключей, бумажный либо цифровой квалифицированный сертификат — обязательный элемент этой визы. Работе с квалифицированной ЭП способствует ПО, которое сертифицировано ФСБ России.

В электронных торгах такая ЭП позволяет быть поставщиком и заказчиком, помогает оформить банковскую гарантию, обратиться в ФАС или арбитраж. Она пригодится для ведения ЭДО внутри либо вне компании, отчета перед контролирующими органами, обмена документами с ФНС, работы с государственными информационными системами (ФТС, «Электронный бюджет»).

Подробнее: что такое УНЭП и УКЭП

Кто получает электронную подпись в бюджетной организации

Вот кто должен делать простую электронную подпись в учреждении, квалифицированную или усиленную: в первую очередь она требуется руководству организации, включая директора и его заместителей, поскольку они подписывают важные документы и контракты, участвуют в цифровом документообороте с государственными органами.

ЭП требуется и другим специалистам, таким, как бухгалтеры, финансисты и юристы, которые занимаются оформлением отчетности, договоров, платежных документов и других официальных актов. Особенно актуально использование ЭП для сотрудников, отвечающих за взаимодействие с налоговыми органами, фондом социального страхования и другими государственными учреждениями, где необходимо подавать цифровые отчеты и декларации.

Популярна электронная подпись для преподавателя с целью доступа во внутренние системы ЭДО учреждения и взаимодействия со студентами и другими педагогами.

Где получить электронную подпись бюджетной организации

В отличие от обычных организаций, бюджетники получают ЭП в Казначействе, а не в налоговой. Работники таких организаций — также в УФК, а не в удостоверяющих центрах. Простую ЭП в виде цифрового кода допустимо создавать самостоятельно без участия Казначейства — такую ЭП используют для внутренних операций: например, при авторизации в локальной системе, для взаимодействия с госорганами она не подойдет.

Что нужно для получения электронной подписи бюджетной организации

Потребуются документы:

• основной документ, удостоверяющий личность заявителя;
• ИНН и СНИЛС заявителя;
• ИНН и КПП организации;
• для руководителя — подтверждение полномочий, для сотрудника — подтверждение работы в бюджетном учреждении;
• носитель ключевой информации, имеющий сертификат соответствия ФСТЭК России или ФСБ России, — токен.

Как получить электронную подпись работникам бюджетной организации

Вот как создать электронную подпись учреждения: необходимо подать заявку в УФК лично или онлайн через сервис:

Форма для подачи заявки на выдачу ЭП

При заполнении формы указывают:

• ИНН и ОГРН учреждения;
• ФИО, СНИЛС и должность пользователя ключа;
• адрес учреждения;
• контактные данные пользователя;
• паспортные данные пользователя;
• согласие на обработку персональных данных пользователя.

Сертификат отправят на электронную почту, указанную при заполнении формы.

Порядок, как создать сертификат главному бухгалтеру бюджетной организации, аналогичен — через заявку в УФК.

Как настроить электронную подпись

После получения сертификата ЭП, его необходимо установить на ПК. Показываю инструкцию, которая помогла мне начать использование ЭП:

Шаг 1. Установите программное обеспечение, необходимое для работы с ЭП: например, КриптоПро, КриптоАРМ ГОСТ, Конфидент и пр. Это лицензируемая программа, которую необходимо приобрести у официального поставщика.

Шаг 2. После установки программы импортируйте полученный сертификат. Это делается либо через настройки программы, либо через меню импорта. Для этого потребуются пароль или PIN-код, который устанавливают при записи сертификата на носитель. Некоторые токены используют по умолчанию стандартные пароли, которые указаны в сопроводительных документах.

Шаг 3. Сохраните пароль и PIN-код, который установили на сертификат.

Читайте также: как подписать документ электронной подписью

Часто задаваемые вопросы по теме