Какие документы необходимы для заключения договора поставки

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Предприниматели проверяют контрагентов, чтобы избежать рисков.
2. Важно убедиться, что партнер зарегистрирован и имеет необходимые полномочия.
3. Для заключения договора нужны уставные документы и данные о правах на товар.
4. Юридические лица и ИП предоставляют разные документы, но много схожего.
5. Для иностранных компаний требуется перевод документов на русский язык.

Зачем проверять контрагента

Предпринимательская деятельность — это деятельность, осуществляемая коммерческим субъектом на свой страх и риск в целях извлечения прибыли (ст. 2 ГК РФ). Следовательно, ответственность за возможные промахи возлагается на предпринимателя или коммерческую организацию. Для минимизации рисков в процессе хозяйственной деятельности обязательно следует не только запрашивать уставные документы для заключения договора у юридического лица или паспортные данные ИП как физического лица, но и самостоятельно воспользоваться официальными ресурсами для проверки делового партнера.

Это поможет:

• собрать более полную информацию о том, с кем планируется сотрудничество;
• оценить надежность контрагента;
• принять взвешенное решение о готовности заключать договор;
• доказать при возникновении спорных вопросов, например с возвратом НДС, что вы проявили должную осмотрительность (п. 20 письма ФНС России № БВ-4-7/3060@ от 10.03.2021);
• уменьшить вероятность неисполнения контракта второй стороной.

Подробнее про проверку контрагента на благонадежность

Какие бумаги и информацию следует у него запросить

Чтобы определить, какие документы запросить при заключении договора, надо понимать, для каких целей их запрашивать.

Для совершения сделки следует убедиться, что:

• контрагент официально существует, то есть зарегистрирован в установленном порядке, и информация о нем содержится в ЕГРЮЛ, или ЕГРИП, или подобных им иностранных реестрах в случае планируемого сотрудничества с зарубежным предпринимателем;
• лицо, указанное в качестве подписанта, обладает полномочиями на это;
• фирма или ИП вправе заниматься деятельностью по заключаемому договору и применять специальную систему налогообложения;
• у поставщика имеется право собственности на поставляемый им товар;
• у контрагента имеется соответствующая лицензия, если вид деятельности подлежит лицензированию, например при обороте алкогольной продукции.

В общем виде перечень документов, необходимых для заключения договора, выглядит так:

• устав (для юридических лиц) или паспорт (для физических лиц);
• доверенность на представителя либо решение/протокол о назначении единоличного исполнительного органа, например директора;
• выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, свидетельства ИНН, ОГРНИП, ОГРН, уведомления/письма из налогового органа о выбранной системе налогообложения — этим подтверждается факт регистрации, статус, виды деятельности и система налогообложения коммерческого субъекта;
• правоподтверждающие бумаги на поставляемые товары;
• лицензия (при необходимости).

Часть информации и бумаги вы можете запросить у контрагента, часть — получить через общедоступные сервисы на сайте ФНС РФ.

Для юридических лиц

Перечень документов для заключения договора с ООО:

• устав;
• свидетельство о постановке на учет;
• выписка из ЕГРЮЛ;
• решение/протокол о назначении единоличного исполнительного органа либо доверенность на представителя;
• бумаги/сертификаты на поставляемый товар (для поставщика);
• копия лицензии (при необходимости);
• подтверждение использования специальной системы налогообложения;
• банковские реквизиты.

Просите заверенные копии документов для заключения договора, для проверки наличия лицензии воспользуйтесь сайтом соответствующего лицензирующего органа (например, Росалкогольрегулирования).

Самостоятельно вы вправе получить выписку из ЕГРЮЛ онлайн на сайте ФНС РФ.

При проверке полученных данных и представленной информации сравните:

• адрес, указанный в уставе и в выписке из ЕГРЮЛ;
• виды деятельности по ЕГРЮЛ и по заключаемому договору;
• информацию о том, кто представляет общество без доверенности, и документы, которые подтверждают полномочия подписанта;
• полномочия, предоставленные по доверенности, и те, которые требуются для совершения сделки.

Для индивидуальных предпринимателей

Перечень документов ИП для заключения договора:

• копия паспорта;
• свидетельство ИНН, ОГРНИП;
• выписка из ЕГРИП;
• доверенность на представителя (при необходимости);
• бумаги/сертификаты на поставляемый товар (для поставщика);
• копия лицензии (при необходимости);
• подтверждение использования специальной системы налогообложения;
• банковские реквизиты.

Состав сведений при работе с ИП практически не отличается от перечня для юридических лиц. Основная разница в отсутствии у ИП учредительных документов для заключения договора, а в остальном запрашиваемые бумаги остаются такими же.

Для контрагента — иностранной компании

Если контрагентом является иностранная компания, то для нее справедливы все требования, установленные для российских юридических лиц. Дополнительно следует запрашивать перевод представляемой документации на русский язык.

Дополнительные сведения, которые рекомендуется получить самостоятельно

Некоторые сведения и документы, необходимые для заключения договора поставки, вы вправе получить самостоятельно, не запрашивая их у контрагента. Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП является таким обязательным пунктом.

Для получения информации о деловом партнере воспользуйтесь следующими открытыми информационными ресурсами:

• данными об исполнительных производствах либо их отсутствии на сайте ФССП;
• картотекой арбитражных дел для проверки наличия или отсутствия судебных споров;
• сервисами на сайте ФНС РФ (например, проверьте директора на дисквалификацию, сравните адрес регистрации с адресами массовой регистрации).

Когда полный пакет не запрашивают

Обычно полный перечень документов не запрашивают:

• у государственных/муниципальных органов;
• у подведомственных вышеуказанным органам организаций.

При заключении договора с ними ограничиваются основными данными и банковскими реквизитами.