Оперативно доставить документацию, снизить расходы на бумагу, обслуживание принтеров, ускорить оплату услуг и товаров — преимущества ЭДО очевидны. Рассказываем, как выбрать оператора электронного документооборота и оценить эффективность такого выбора.
Кто такие операторы ЭДО
Оператор ЭДО обеспечивает процесс обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами (компаниями или индивидуальными предпринимателями) или между контролирующими органами и плательщиками налогов и сборов.
В соответствии с Приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@, к компаниям, предлагающим ЭДО, предъявляются следующие требования:
- владение программными средствами, обеспечивающими возможность использования ЭЦП и создания платформы электронного документооборота для информационного взаимодействия;
- обязательная регистрация в качестве юридического лица на территории РФ;
- наличие лицензии на осуществление этого вида деятельности.
Выполнение этих требований проверяется ФНС России, и список операторов электронного документооборота, прошедших процедуру проверки, публикуется на сайте ФНС. Этот список представляет собой такую таблицу:
| п.п. | Наименование | ИНН | КПП | Статус | Срок действия статуса | Эл. почта | Телефон | Адрес официального сайта организации |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 1 | ООО Компания Тензор | 7605016030 | 760401001 | действующий | 01.04.2024 | help_edo@tensor.ru | https://sbis.ru/support | https://sbis.ru/edo |
| 2 | ООО Линк-Сервис | 7438014673 | 746001001 | действующий | 01.04.2024 | avg@link-service.ru | 8(351)734-0003 | https://www.link-service.ru/ |
| 3 | ООО Эвотор ОФД | 9715260691 | 770401001 | действующий | 01.04.2024 | info@platformaofd.ru | 8(495)252-5050 | https://platformaofd.ru/services/platforma-edo/ |
| ... | список продолжается |
Функции оператора ЭДО
Основная функция — осуществление обмена электронными документами. Это документы, которые перевели в электронный вид и подписали ЭЦП.
Процесс подписания документации при подключении к системе электронного документооборота становится простым и быстрым. Достаточно загрузить документ в программу, подписать, выбрать контрагента и ожидать подписи другой стороны. Кроме того, система ЭДО поможет:
- согласовать договор, провести сверку взаиморасчетов, обменяться накладными и УПД;
- предоставить документы в контролирующие органы;
- сохранить документацию в архиве;
- подписать документы с любого устройства, распределить по подразделениям, составить маршруты согласования.
Многие операторы способны поддерживать высокий сервис электронного документооборота, в том числе круглосуточную техническую поддержку по телефону или на своих сайтах. И способны обеспечить роуминг, что позволяет контрагентам подключаться к разным системам электронного документооборота и успешно осуществлять обмен.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы организовать электронный документооборот в компании.
Кроме удобства, подключение к ЭДО является требованием некоторых компаний для партнерства, например, при размещении торговой площадки в Яндексе электронный документооборот — обязательное условие взаимодействия с этой крупнейшей площадкой маркетплейса.
Участники оборота маркированной продукции обязаны использовать ЭДО для передачи сведений о переходе права собственности на товар. Например, с 01.09.2022 в рамках внедрения маркировки молочной продукции все участники этой отрасли должны передавать в систему маркировки «Честный знак» сведения о приемке товара в формате универсального передаточного документа (УПД) через организации ЭДО (Информация ФНС России от 09.08.2022 «Электронный документооборот будет применяться в маркировке молочной продукции»).
Как подключиться
При ответе на вопрос, как выбрать оператора электронного документооборота, обращайте внимание на следующие критерии:
- понятный интерфейс. Из-за перегруженного интерфейса сотрудники могут игнорировать систему: в ней трудно разобраться;
- наличие интеграции с бухгалтерской программой (1С, Парус или другое) позволит сразу отправлять созданные документы контрагенту;
- отзывы об операторе и его технической поддержке (сроки ответа, помощи, исправления ошибок);
- тарифы. Обратите внимание, что входит в базовый пакет, а за что придется доплачивать.
На сайте ФНС России размещен калькулятор, который поможет рассчитать экономический эффект внедрения ЭДО.
Осуществив выбор, заключайте договор с оператором электронного документооборота и не забудьте оформить ЭЦП. Как правило, компания ЭДО помогает и с этим.
Тарифы
Диадок
Диадок, он же оператор электронного документооборота Контур, предоставляет 4 тарифа на исходящие документы: 250 шт. — 1900 ₽, 600 — 4200 ₽, 1200 — 7800 ₽, 3000 — 18 600 ₽.
Входящие бумаги принимаются бесплатно и нет роуминга. Они имеют хорошие отзывы, помогают получить ЭЦП и настроить систему. Есть мобильное приложение и доступна интеграция в 1С.
СБИС
В отличие от Контура, СБИС предлагает многопользовательскую систему за дополнительные деньги (по 2000 ₽ — за каждого пользователя). То есть чтобы присоединить к системе 10 сотрудников, понадобится заплатить 20 000 ₽ за настройку.
Но тариф на ЭДО ниже: вместо 18 600 ₽ в месяц за 3000 документов СБИС берет 13 500 ₽. Это в полтора раза дешевле, чем в Контуре, есть настройка с 1С.
Taxcom
Такском занимается техническим сопровождением бизнеса с 2000 года. Недавно они получили лицензию оператора ЭДО.
Для первого знакомства предусмотрен стартовый пакет: полная настройка, обучение и 200 исходящих документов за 6200 ₽. Дальше необходимо докупать наборы отправок: от 15 рублей — за документ.
Сфера Курьер (Сбер)
Оператор ЭДО из экосистемы Сбербанка. Цены сильно ниже, чем у конкурентов: от 7 до 5 рублей — за отправленный документ. Если у вас больше 1500 исходящих в месяц, цена еще ниже.
В стоимость входит веб-панель, роуминг без доплат, автоматическая передача кодов маркировки в «Честный знак».
Может пригодиться:
-
Перевалова Наталья
2022-10-06 14:53:32Организациям и индивидуальным предпринимателям с доходом до 2 млрд руб. в год и штатом не более 250 сотрудников в рамках программы поддержки малого и среднего бизнеса предлагается приобрести софт российских разработчиков со скидкой 50%. Это касается и систем документооборота. Выбрать ПО легко на сайте Российского фонда развития информационных технологий — https://рфрит.рф/msp/#soft.
