Важно
Уточнят порядок расследования профзаболеваний 
Оперативно доставить документацию, снизить расходы на бумагу, обслуживание принтеров, ускорить оплату услуг и товаров — преимущества ЭДО очевидны. Рассказываем, как выбрать оператора электронного документооборота и оценить эффективность такого выбора.
Навигация
Кто такие операторы ЭДО
Оператор ЭДО обеспечивает процесс обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами (компаниями или индивидуальными предпринимателями) или между контролирующими органами и плательщиками налогов и сборов.
В соответствии с Приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@, к компаниям, предлагающим ЭДО, предъявляются следующие требования:
- владение программными средствами, обеспечивающими возможность использования ЭЦП и создания платформы электронного документооборота для информационного взаимодействия;
- обязательная регистрация в качестве юридического лица на территории РФ;
- наличие лицензии на осуществление этого вида деятельности.
Выполнение этих требований проверяется ФНС России, и список операторов электронного документооборота, прошедших процедуру проверки, публикуется на сайте ФНС. Этот список представляет собой такую таблицу:
| п.п. | Наименование | ИНН | КПП | Статус | Срок действия статуса | Эл. почта | Телефон | Адрес официального сайта организации |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 1 | ООО Компания Тензор | 7605016030 | 760401001 | действующий | 01.04.2024 | help_edo@tensor.ru | https://sbis.ru/support | https://sbis.ru/edo |
| 2 | ООО Линк-Сервис | 7438014673 | 746001001 | действующий | 01.04.2024 | avg@link-service.ru | 8(351)734-0003 | https://www.link-service.ru/ |
| 3 | ООО Эвотор ОФД | 9715260691 | 770401001 | действующий | 01.04.2024 | info@platformaofd.ru | 8(495)252-5050 | https://platformaofd.ru/services/platforma-edo/ |
| ... | список продолжается |
Функции оператора ЭДО
Основная функция — осуществление обмена электронными документами. Это документы, которые перевели в электронный вид и подписали ЭЦП.
Процесс подписания документации при подключении к системе электронного документооборота становится простым и быстрым. Достаточно загрузить документ в программу, подписать, выбрать контрагента и ожидать подписи другой стороны. Кроме того, система ЭДО поможет:
- согласовать договор, провести сверку взаиморасчетов, обменяться накладными и УПД;
- предоставить документы в контролирующие органы;
- сохранить документацию в архиве;
- подписать документы с любого устройства, распределить по подразделениям, составить маршруты согласования.
Многие операторы способны поддерживать высокий сервис электронного документооборота, в том числе круглосуточную техническую поддержку по телефону или на своих сайтах. И способны обеспечить роуминг, что позволяет контрагентам подключаться к разным системам электронного документооборота и успешно осуществлять обмен.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы организовать электронный документооборот в компании.
Кроме удобства, подключение к ЭДО является требованием некоторых компаний для партнерства, например, при размещении торговой площадки в Яндексе электронный документооборот — обязательное условие взаимодействия с этой крупнейшей площадкой маркетплейса.
Участники оборота маркированной продукции обязаны использовать ЭДО для передачи сведений о переходе права собственности на товар. Например, с 01.09.2022 в рамках внедрения маркировки молочной продукции все участники этой отрасли должны передавать в систему маркировки «Честный знак» сведения о приемке товара в формате универсального передаточного документа (УПД) через организации ЭДО (Информация ФНС России от 09.08.2022 «Электронный документооборот будет применяться в маркировке молочной продукции»).
Как подключиться
При ответе на вопрос, как выбрать оператора электронного документооборота, обращайте внимание на следующие критерии:
- понятный интерфейс. Из-за перегруженного интерфейса сотрудники могут игнорировать систему: в ней трудно разобраться;
- наличие интеграции с бухгалтерской программой (1С, Парус или другое) позволит сразу отправлять созданные документы контрагенту;
- отзывы об операторе и его технической поддержке (сроки ответа, помощи, исправления ошибок);
- тарифы. Обратите внимание, что входит в базовый пакет, а за что придется доплачивать.
Система ЭДО позволяет согласовывать документ внутри компании перед отправкой
На сайте ФНС России размещен калькулятор, который поможет рассчитать экономический эффект внедрения ЭДО.
Сервис поможет рассчитать примерную эффективность
Осуществив выбор, заключайте договор с оператором электронного документооборота и не забудьте оформить ЭЦП. Как правило, компания ЭДО помогает и с этим.
Тарифы
Диадок
Диадок, он же оператор электронного документооборота Контур, предоставляет 4 тарифа на исходящие документы: 250 шт. — 1900 ₽, 600 — 4200 ₽, 1200 — 7800 ₽, 3000 — 18 600 ₽.
Входящие бумаги принимаются бесплатно и нет роуминга. Они имеют хорошие отзывы, помогают получить ЭЦП и настроить систему. Есть мобильное приложение и доступна интеграция в 1С.
СБИС
В отличие от Контура, СБИС предлагает многопользовательскую систему за дополнительные деньги (по 2000 ₽ — за каждого пользователя). То есть чтобы присоединить к системе 10 сотрудников, понадобится заплатить 20 000 ₽ за настройку.
Но тариф на ЭДО ниже: вместо 18 600 ₽ в месяц за 3000 документов СБИС берет 13 500 ₽. Это в полтора раза дешевле, чем в Контуре, есть настройка с 1С.
Тарифы разработчики размещают на сайтах
Taxcom
Такском занимается техническим сопровождением бизнеса с 2000 года. Недавно они получили лицензию оператора ЭДО.
Для первого знакомства предусмотрен стартовый пакет: полная настройка, обучение и 200 исходящих документов за 6200 ₽. Дальше необходимо докупать наборы отправок: от 15 рублей — за документ.
Сфера Курьер (Сбер)
Оператор ЭДО из экосистемы Сбербанка. Цены сильно ниже, чем у конкурентов: от 7 до 5 рублей — за отправленный документ. Если у вас больше 1500 исходящих в месяц, цена еще ниже.
В стоимость входит веб-панель, роуминг без доплат, автоматическая передача кодов маркировки в «Честный знак».
Может пригодиться:
