Приказ об использовании ЭЦП от имени руководителя — это распоряжение, которым сотрудника наделяют правом визировать документы и назначают ответственных за административную и техническую работу с электронной цифровой подписью.
Когда и зачем оформляют
Электронная подпись является цифровым аналогом рукописной. Ее применяют в электронном документообороте. Заказчики и поставщики подписывают ЭП документы по госзакупкам в ЕИС. Бюджетные, автономные и казенные учреждения используют для подписания абсолютно всех действий и сопроводительных регистров в таких информационных системах, как:
- ППО СУФД;
- электронный бюджет;
- официальный сайт ГМУ.
Оформляют ЭЦП в территориальных отделениях Федерального казначейства (ТОФК) и в аккредитованных удостоверяющих центрах (часто расположены в казначейских отделениях). Чтобы проверить, нужен ли приказ на ЭЦП вашей организации, зайдите на официальный сайт Федерального казначейства и ознакомьтесь с перечнем документов для получения сертификата ключа электронной подписи. Распоряжение руководителя о наделении правом ЭП необходимо для всех заявителей.
Как это оформляют
Возможность использования электронной подписи оформляется специальным приказом. Любые изменения в основной деятельности учреждения отражаются в распоряжениях руководства. Передача полномочий по подписанию электронных документов — не исключение. Чтобы не нарушить конфиденциальность документации, руководитель обязан закрепить права электронного подписания в официальном указе. ЭП позволяет определить ответственного сотрудника, подписавшего регистры, и в случае нарушения привлечь его к ответственности (п. 1 ст. 2 63-ФЗ от 06.04.2011).
Кто готовит
Распоряжение о наделении правом ЭП составляют те предприятия, которые пользуются электронным документооборотом. Оформляется от имени руководителя организации. Документ готовит ответственный сотрудник (секретарь) и передает на подпись директору.
Для госзакупок готовят и заказчики, и поставщик. Электронная подпись необходима всем участникам государственных закупок, работающих по нормам 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Что пишется в распоряжении
Унифицированной формы и единых требований по составлению не предусмотрено. Внесите в распоряжение те положения, которые необходимы для вашей организации. Обязательно включите следующую информацию:
- Кто наделен правом подписи. Укажите ФИО (полностью) и должности таких сотрудников. Распишите вменяемые полномочия.
- Кто ответственен за техническое обеспечение работы информационных систем и связанных ЭП.
- В исполнение каких законодательных актов составлен указ руководителя. Ссылайтесь на 63-ФЗ от 06.04.2011. Если вы готовите приказ по госзакупкам, в основание поставьте 44-ФЗ.
У каждого распоряжения есть реквизиты (номер, дата и место выпуска) и название. Документ всегда носит наименование «О наделении сотрудников правом подписания документов с использованием электронной подписи», а руководитель от своего имени приказывает наделить работников этим правом. Назначьте минимум два сотрудника, ответственных за электронное подписание, особенно если они замещают основного работника в период его отсутствия.
Образцы
Составьте локальное распоряжение, используя образец приказа об использовании ЭЦП в организации (подходит для любой информационной системы).
|
«Наименование организации» П Р И К А З
___________________ №_______________ О наделении сотрудников «Наименование организации» правом подписания документов с использованием сертификата квалифицированной электронной подписи В целях обеспечения работы в информационной системе «Наименование информационной системы», приказываю:
Руководитель И.О. Фамилия |
А это образец приказа на ЭЦП в казначейство, который используют и заказчики, и поставщики.
Как и где хранить
Документ относится к распоряжениям по основной деятельности учреждения. Подписанный руководителем приказ на хранение и использование ЭЦП регистрируется в книге приказов, подшивается в папку с другими распорядительными актами и хранится вместе с ними бессрочно (п.19 Приказа Росархива №236 от 20.12.2019).
Сколько действует
Акт о наделении правами электронного подписания документов действует ровно столько же, сколько и сертификат ключа ЭП. По истечении срока действия ключа организации подает документы на оформлении нового сертификата и готовит другой приказ.
Как вносить изменения
Если необходимо изменить первоначальное распоряжение (основание — порча ключа ЭП, замена или увольнение ответственного сотрудника, нарушение конфиденциальности и проч.), подготовьте отдельный приказ. Любые изменения фиксируются только через издание другого акта от имени руководства.
