Когда электронные документы от имени организации подписывает не руководитель, а обычный сотрудник — он должен подтвердить свои полномочия. Для этого нужна машиночитаемая доверенность: она удостоверит право электронной подписи для контролеров и ваших бизнес-партнеров. Но работать с МЧД надо по особым правилам.
Коротко о главном: 5 пунктов
- Машиночитаемая доверенность (МЧД) - это электронный документ, позволяющий передавать полномочия от одного человека другому.
- МЧД используют в формате XML или PDF и требуют специального программного обеспечения для работы с ними.
- Электронная подпись (ЭП) важна для МЧД, так как подтверждает права сотрудника подписывать документы от имени компании.
- С 1 сентября 2023 года изменения в использовании ЭП сделали МЧД еще более важными для подтверждения полномочий.
- МЧД принимается различными государственными и коммерческими организациями, облегчая процесс подписания и передачи документов.
Что такое машиночитаемая доверенность
Если человек хочет передать собственные права и полномочия кому-то другому, то он делает доверенность. Машиночитаемая доверенность создается для тех же целей, но по особым формам, форматам и правилам.
Конкретного определения в законах нет. Но про машиночитаемую доверенность написано и в нормативах ФНС, и во многих отраслевых законах. К примеру, для финансовых операций Центробанк ввел МЧД в виде XML-файлов (Письмо ЦБ РФ № 017-46-2/8806 от 08.09.2021).
Подробнее: что такое МЧД
Как связаны машиночитаемая доверенность и ЭП
Правом подписи, в том числе и электронной, от имени организации обладает ее руководитель. Ему же выдают бесплатную УКЭП от ФНС. Но иногда необходимо, чтобы документы компании подписал другой работник — к примеру, бухгалтер. В таком случае руководитель наделяет его правом подписи — издает специальный приказ.
С ЭП все то же самое. Если директору надо, чтобы отчеты и другие документы за него подписывал бухгалтер, то он разрешает специалисту использовать в работе свою личную подпись. А МЧД подтверждает такие права работника для других — контролеров, контрагентов.
То есть, если руководитель передает права подписи работнику, он обязан:
- Издать приказ и ознакомить с ним ответственного сотрудника под подпись. В распоряжении перечисляют тех, кто наделен ЭП, и указывают, какую подпись использует конкретный работник. Кроме того, оговаривают все полномочия по использованию ЭП и отсылают к перечню мер безопасности по применению и хранению электронной подписи.
- Оформить МЧД. Директор оформляет электронную доверенность и подписывает ее своей УКЭП. МД подтвердит, что сотрудник — главбух, юрист, кадровик и т.д. — сможет заверить документ своей подписью физлица.
Может пригодиться: как получить УКЭП
Зачем нужны МЧД, и в чем их преимущество
С 1 сентября 2023 года сотрудникам компаний больше не выдают сертификаты с привязкой к организации. Они используют ЭП физлица для рабочих документов: в такой подписи есть только персональные данные работника. То есть КЭП физлица теперь подходит для подписания как личных документов, так и файлов по работе.
С 01.09.2023 сотрудникам больше не выдают подписи с привязкой организации. Но если они получили такую ЭП (сертификат сотрудника организации) раньше, то смогут продолжить использовать ее и после 1 сентября 2023 года, и МЧД им пока не понадобится. Все сертификаты, выданные до 01.09.2023, действуют до окончания срока, но не позднее 31.08.2024.
Учтите, что при изменении с 1 сентября 2023 года состава сотрудников, которые подписывают электронные документы от имени организации, наделить новых сотрудников полномочиями вы сможете только с помощью МЧД.
В отличие от УКЭП руководителей и предпринимателей, подпись физлица платная. Чтобы получить усиленную КЭП, директор и ИП обращаются в любую ИФНС: подпись им выдают бесплатно. Физлица же смогут оформить КЭП только в аккредитованных удостоверяющих центрах и только за деньги. Список УЦ, которые прошли проверку по новым правилам, опубликован на сайте Минцифры.
Электронные МД нужны, когда руководитель не сможет сам подписать электронный документ и передает права на подпись доверенному сотруднику. Такой работник подписывает файлы собственной КЭП физлица. Поскольку в ЭП физлица больше нет привязки к организации, для подтверждения полномочий понадобится машиночитаемая доверенность (п. 2 ч. 1, п. 2 ч. 2 ст. 17.2 63-ФЗ от 06.04.2011).
Доверенность включают в пакет документов. Для МЧД разработали специальные требования — в Минцифры предусмотрели электронную форму и XML-формат доверенности (приказы № 857, 858 от 18.08.2021). В электронной доверенности указывают:
- название документа, его номер и дату совершения;
- сведения о доверителе — название и адрес компании, ИНН/КПП/ОГРН, ФИО и СНИЛС директора;
- сведения о представителе — ФИО, дату рождения, паспорт, СНИЛС и ИНН;
- список полномочий;
- срок действия — срочная или бессрочная;
- УКЭП, которой подписали МЧД.
Так, если направляете МЧД без включения в пакет электронных документов, то об этом надо уведомить заинтересованных лиц — сообщить ее номер и дату. Такую информацию предоставляют тоже в электронной форме и подписывают УКЭП представителя организации по такой доверенности. Или же передают другим способом, но обязательно вместе с подписанным документом (п. 2 ч. 2 ст. 17.2 63-ФЗ, п. 4 Указания ЦБ РФ № 6206-У от 20.07.2022).
А если представитель организации подписывает документы обезличенной КЭП — подписью, в которой нет ФИО владельца, то надо оформить специальное распоряжение. В таком акте и указывают представителя, который отвечает за использование ЭП. Если акта нет, то ответственность несет директор компании (ч. 3 ст. 14 63-ФЗ, п. 4 Письма Минцифры № ОП-П15-085-33604 от 10.08.2021).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как предоставить физлицу право подписывать документы его электронной подписью от имени организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Какие госорганы принимают МЧД
С электронными документами работают все контролеры и отраслевые ведомства:
- ФНС;
- СФР;
- Росстат;
- Центробанк и коммерческие банки;
- Федеральное казначейство;
- ФТС;
- ФНП;
- Росалкогольрегулирование;
- Гознак;
- Почта России и др.
Кроме того, электронные МД обрабатывает большинство операторов ЭДО. Ее используют для проведения закупок — в ЕИС и на торговых площадках. Но учтите, что каждое ведомство вправе использовать собственный формат МЧД, который соответствует требованиям Минцифры. Обязательно уточняйте формат у ведомства — он зависит от сервиса, в котором делают доверенность.
С 1 сентября 2024 года переходный период закончится, и машиночитаемые доверенности станут обязательными. Отправить рабочий онлайн-документ без МЧД не получится, его просто не примут.
По теме: где найти уникальный номер МЧД для проверки ее в реестре
Кто выпускает машиночитаемую доверенность и в каких программах
Ее оформляет руководитель компании. МЧД делают, как и обычные доверенности, по нормам ГК РФ. Многие операторы госсистем, Центробанк, Федеральная нотариальная палата и другие ведомства размещают форму МД на своих официальных сайтах.
А в ФНС существенно упростили работу для пользователей и создали портал самообслуживания. Вот как его найти: перейти с официального сайта ФНС в «Сервисы и госуслуги», затем во «Все сервисы» — «ЭДО» — «Создание и проверка электронных доверенностей». Через этот сервис ФНС пользователь сможет создать МЧД даже с возможностью передоверия. А налоговая примет такую электронную МД.
Если нужное ведомство не опубликовало МЧД на своем сайте, то воспользуйтесь общепринятой формой. Ее разместили на портале Госуслуг: скачать сможет каждый авторизованный пользователь. А при заполнении электронной МД надо руководствоваться требованиями из приказа Минцифры № 858.
Заполненную доверенность подписывают КЭП (приказ Минцифры № 857):
- тот, кто действует от имени организации без доверенности, то есть руководителя;
- тот, кто действует по доверенности с правом передоверия;
- нотариус, если он заверил доверенность.
Как создать и работать с МЧД в 1С
Кроме официальных сайтов, для подготовки доверенности используют и коммерческие сервисы. Например, 1С, Контур, Астрал и др. Если работаете в 1С, то воспользуйтесь локальным сервисом по созданию МЧД — в разделе электронного документооборота.
Чтобы подписать электронный документ в 1С, выберите нужный сертификат, а затем введите пароль.
Если же получили от контрагента электронные документы, подписанные МЧД, проведите проверку доверенности в 1С. Свою электродоверенность сможете проверить по аналогии.
Подробнее: как сформировать машиночитаемую доверенность в 1С
Как перейти на работу с машиночитаемыми доверенностями
До 31 августа 2024 года компании смогут работать по старым правилам с МЧД, а с 1 сентября 2024 года требования Федерального закона № 339-ФЗ от 14.07.2022 становятся обязательными для всех. Пока действует переходный период, документы подписывают как по старым, так и по новым правилам.
До 31.08.2024 есть два варианта работы:
- Работник получает КЭП физлица — на свое имя, без привязки к компании. Руководитель формирует МЧД для подписания необходимых документов.
- Работник подписывает документы КЭП с привязкой к организации, которую до 31.08.2023 получил в аккредитованном УЦ. Машиночитаемая доверенность для этого не нужна. Но с 1 сентября 2024 г. сотрудник больше не сможет работать по такому алгоритму.
Многие информационные системы пока находятся в процессе доработки. Операторы ЭДО настраивают ИС с учетом новых правил, чтобы они смогли загружать сведения из электродоверенности и поддерживать их автоматизированную обработку. А вот ФНС уже настроила программные средства и информационные системы: налоговая принимает отчетность и пояснения от плательщиков и по старым, и по новым правилам.
А если планируете обмениваться электронными документами со своими контрагентами, то уточните, настроили ли они такую возможность в своем ЭДО. Если да, то вместе с подписанным электронным документом отправьте бизнес-партнеру отдельный файл с МЧД. В файле подписанного документа есть ссылка на файл электронной МД.
Валидность, то есть действительность, КЭП и МЧД контрагента вы сможете проверить, обратившись в УЦ, который выдал сертификат ключа. Сделать это несложно: для этого в контекстном меню рабочих приложений ЭП есть специальная кнопка.
Что такое классификатор полномочий для машиночитаемых доверенностей
Это специальный список, который разработали в Минцифре (приказ № 856 от 18.08.2021). В классификаторе закреплены полномочия, которые руководитель сможет удостоверить МЧД. Доступ к классификатору тоже обеспечивает Минцифры.
Передоверие в МЧД
С 9 декабря 2022 года участникам спецтехнологии ФНС разрешили обмен МЧД с возможностью передоверия. Эта функция упростила работу для филиалов и представительств — алгоритмы блокчейн-реестра автоматически контролируют цепочки передоверия и информируют о прекращении действия МД или всей цепочки, если доверительный документ аннулировали (339-ФЗ от 14.07.2022).
Подробнее: с 1 марта 2024 года-новый формат МЧД
Отзыв МЧД
Если у ответственного сотрудника закончились полномочия или же он уволился, то надо сразу же отозвать его МД. Для этого руководитель направляет налоговикам (или в другое ведомство) электронное заявление на отзыв.
У многих госсистем — собственные форма и порядок отзыва. К примеру, такая опция доступна в сервисе ФНС.
В заявлении указывают день отмены — дату, с которой электронная МД больше не действует. Кроме того, надо указать и причину отзыва. Учтите, что дата отмены всегда раньше даты окончания МЧД. Если срок действия доверенности истек, то отменять ее не надо.
Подробнее: о сроках действия доверенности
Обязательно отзовите ЭП и привязанную к ней машиночитаемую доверенность, когда потеряли носитель с подписью или же ключ попал к посторонним. Если данные КЭП попадут к мошенникам, то они смогут подписывать финансовые документы за вас — придется доказывать неправомерность такой подписи в суде. Если потеряли носитель, на котором записана КЭП, то отзовите подпись в УЦ, где выпускали ее. А привязанную электронную МД отзывайте на сайте ФНС или другой информационной системы.
Подробнее: как отозвать выданную доверенность
-
Задорожнева Александра
2023-05-30 13:58:51Если хотите проверить электронную подпись контрагента, то можете сделать это на портале уполномоченного федерального органа в сфере использования электронной подписи. Перейдите на сайт: https://e-trust.gosuslugi.ru, в раздел «Проверка ЭП», затем — в «Проверка квалифицированной ЭП». Загрузите документ для проверки XML или PDF-формате, введите защитный код и нажмите «Проверить». Если проверка пройдет успешно, то на экране высветится «Подлинность документа подтверждена». Кроме того, на экране отобразятся статус сертификата электронной подписи, сведения о владельце ЭП и о том, где ее получили, а также срок действия подписи.
Кроме того, в этом сервисе можно не только создать, но и проверить на соответствие утвержденным форматам сформированную в другом сервисе электронную доверенность. После создания или проверки МЧД вы можете быть уверены, что она оформлена правильно и налоговая ее не отклонит. -
Дмитрий
2023-05-31 07:27:54В целом все доступно написано, есть ряд допущений, но хотелось бы обратить внимание на ошибку:
"С 1 марта 2022 года сотрудники компаний используют ЭП физлица для рабочих документов. Им больше не оформляют КЭП с привязкой к организации"
Не совсем так, КСКПЭП "Сотрудника ЮЛ" аккредитованные УЦ имеют право выдавать вплоть до 31.08.23 включительно
