Машиночитаемая доверенность в организации

Размер шрифта:

Когда электронные документы от имени организации подписывает не руководитель, а обычный сотрудник — он должен подтвердить свои полномочия. Для этого нужна машиночитаемая доверенность: она удостоверит право электронной подписи для контролеров и ваших бизнес-партнеров. Но работать с МЧД надо по особым правилам.

Содержание

Что такое машиночитаемая доверенность

Если человек хочет передать собственные права и полномочия кому-то другому, то он делает доверенность. Машиночитаемая доверенность создается для тех же целей, но по особым формам, форматам и правилам.

ВАЖНО!
МЧД — электронная доверенность. Чтобы ее использовать, понадобится компьютер/ноутбук и специальная программа (п. 3.11 ГОСТ Р 7.0.20-2014). Такую доверенность передают в файле XML, а иногда и в PDF-формате.

Конкретного определения в законах нет. Но про машиночитаемую доверенность написано и в нормативах ФНС, и во многих отраслевых законах. К примеру, для финансовых операций Центробанк ввел МЧД в виде XML-файлов (Письмо ЦБ РФ № 017-46-2/8806 от 08.09.2021).

Как связаны машиночитаемая доверенность и ЭП?

Правом подписи, в том числе и электронной, от имени организации обладает ее руководитель. Ему же выдают бесплатную УКЭП от ФНС. Но иногда необходимо, чтобы документы компании подписал другой работник — к примеру, бухгалтер. В таком случае руководитель наделяет его правом подписи — издает специальный приказ.

С ЭП все то же самое. Если директору надо, чтобы отчеты и другие документы за него подписывал бухгалтер, то он разрешает специалисту использовать в работе свою личную подпись. А электродоверенность подтверждает такие права работника для других — контролеров, контрагентов.

ВАЖНО!
Если электродокумент подписывает не руководитель компании, а ее сотрудник — он обязан подтвердить полномочия и представить электронную доверенность. В таких случаях МЧД всегда включают в пакет электродокументов.

То есть, если руководитель передает права подписи работнику, он обязан:

  1. Издать приказ и ознакомить с ним ответственного сотрудника под подпись. В распоряжении перечисляют тех, кто наделен ЭП, и указывают, какую подпись использует конкретный работник. Кроме того, оговаривают все полномочия по использованию ЭП и отсылают к перечню мер безопасности по применению и хранению электроподписи.
  2. Оформить МЧД. Директор оформляет электродоверенность и подписывает ее своей УКЭП. МЧД подтвердит, что сотрудник — главбух, юрист, кадровик и т.д. — сможет заверить документ своей подписью физлица.
Подробнее: как оформить доверенность на подписание договоров

Зачем нужны МЧД, и в чем их преимущество

С 1 марта 2022 года сотрудники компаний используют ЭП физлица для рабочих документов. Им больше не оформляют КЭП с привязкой к организации: в ЭП физлиц есть только персональные данные работника. А подпись физлица теперь подходит для подписания как личных документов, так и файлов по работе.

ВАЖНО!
В отличие от УКЭП руководителей и предпринимателей, подпись физлица платная. Чтобы получить усиленную КЭП, директор и ИП обращаются в любую ИФНС: подпись им выдают бесплатно. Физлица же смогут оформить КЭП только в аккредитованных удостоверяющих центрах и только за деньги. Список УЦ, которые прошли проверку по новым правилам, опубликован на сайте Минцифры.

МЧД нужны, когда руководитель не сможет сам подписать электродокументы и передает права на подпись доверенному сотруднику. Такой работник подписывает файлы собственной КЭП физлица. Поскольку в электроподписи физлица больше нет привязки к организации, для подтверждения полномочий понадобится машиночитаемая доверенность (п. 2 ч. 1, п. 2 ч. 2 ст. 17.2 63-ФЗ от 06.04.2011).

Доверенность включают в пакет электродокументов. Для МЧД разработали специальные требования — в Минцифры предусмотрели электронную форму и XML-формат доверенности (приказы № 857, 858 от 18.08.2021). В электродоверенности указывают:

  • название электродокумента, его номер и дату совершения;
  • сведения о доверителе — название и адрес компании, ИНН/КПП/ОГРН, ФИО и СНИЛС директора;
  • сведения о представителе — ФИО, дату рождения, паспорт, СНИЛС и ИНН;
  • список полномочий;
  • срок действия — срочная или бессрочная;
  • УКЭП, которой подписали электродоверенность.
ВАЖНО!
Контрагенты вправе договориться и об альтернативных способах передачи МЧД (п. 2 ч. 1 ст. 17.2 63-ФЗ). А электродоверенность, которая подтверждает полномочия представителя банка, оператора платежной системы, финансовой организации с определенными видами деятельности, представляют в особом порядке.

Так, если направляете МЧД без включения в пакет электродокументов, то об этом надо уведомить заинтересованных лиц — сообщить ее номер и дату. Такую информацию предоставляют тоже в форме электродокумента и подписывают УКЭП представителя организации по такой доверенности. Или же передают другим способом, но обязательно вместе с подписанным документом (п. 2 ч. 2 ст. 17.2 63-ФЗ, п. 4 Указания ЦБ РФ № 6206-У от 20.07.2022).

А если представитель организации подписывает электродокументы обезличенной КЭП — подписью, в которой нет ФИО владельца, то надо оформить специальное распоряжение. В таком акте и указывают представителя, который отвечает за использование ЭП. Если акта нет, то ответственность несет директор компании (ч. 3 ст. 14 63-ФЗ, п. 4 Письма Минцифры № ОП-П15-085-33604 от 10.08.2021).

Сроки введения машиночитаемых доверенностей в 2023 году

Чтобы все участники электронного документооборота успели адаптироваться и подготовиться к переходу на новый формат работы, ввели переходный период. До 31 августа 2023 года все смогут работать по-старому — подписывать документы компании ЭП физлица и не прикладывать МЧД. С 1 сентября 2023 года электродоверенности становятся обязательными. Отправить рабочий электродокумент без МЧД не получится, его просто не примут.

ВАЖНО!
ФНС проводит эксперимент по апробации единой технологии обмена электродоверенностями через собственную цифровую платформу на основании блокчейн-реестра (536-ФЗ от 19.12.2022).

Какие госорганы будут принимать МЧД

С электродокументами работают все контролеры и отраслевые ведомства:

  • ФНС;
  • СФР;
  • Росстат;
  • Центробанк и коммерческие банки;
  • Федеральное казначейство;
  • ФТС;
  • ФНП;
  • Росалкогольрегулирование;
  • Гознак;
  • Почта России и др.

Кроме того, МЧД обрабатывает большинство операторов ЭДО. Ее используют для проведения закупок — в ЕИС и на торговых площадках. Но учтите, что каждое ведомство вправе использовать свой формат МЧД, который соответствует требованиям Минцифры. Обязательно уточняйте формат у ведомства — он зависит от сервиса, в котором делают электродоверенность.

Кто выпускает машиночитаемую доверенность и в каких программах

Электродоверенность оформляет руководитель компании. МЧД делают, как и обычные доверенности, по нормам ГК РФ. Многие операторы госсистем, Центробанк, Федеральная нотариальная палата и другие ведомства размещают форму МЧД на своих официальных сайтах.

А в ФНС существенно упростили работу для пользователей и создали портал самообслуживания. Вот как его найти: перейти с официального сайта ФНС в «Сервисы и госуслуги», затем во «Все сервисы» — ЭДО — Создание и проверка электронных доверенностей. Через этот сервис ФНС пользователь сможет создать МЧД даже с возможностью передоверия. А налоговая примет такую электродоверенность.

ВАЖНО!
Сервис ФНС позволяет создать МЧД сразу для нескольких налоговых инспекций. Выберите в поле «Код налогового органа» несколько кодировок ИФНС или установите отметку «Действует во всех ИФНС».

Если нужное ведомство не опубликовало МЧД на своем сайте, то воспользуйтесь общепринятой формой. Ее разместили на портале Госуслуг: скачать сможет каждый авторизованный пользователь. А при заполнении электродоверенности надо руководствоваться требованиями из приказа Минцифры № 858.

Заполненную доверенность подписывают КЭП (приказ Минцифры № 857):

  • того, кто действует от имени организации без доверенности, то есть руководителя;
  • того, кто действует по доверенности с правом передоверия;
  • нотариуса, если он заверил доверенность.

Кроме официальных сайтов, для подготовки доверенности используют и коммерческие сервисы. Например, 1С, Контур, Астрал и др. Если работаете в 1С, то воспользуйтесь локальным сервисом по созданию МЧД — в разделе электронного документооборота.

Как перейти на работу с машиночитаемыми доверенностями

До 31 августа 2023 года компании добровольно работают с МЧД, а с 1 сентября 2023 года применение электродоверенности становится обязательным. Пока действует переходный период, документы подписывают как по старым, так и по новым правилам.

Сейчас есть два варианта работы:

  1. Работник получает КЭП физлица — на свое имя, без привязки к компании. Руководитель формирует МЧД для подписания необходимых документов. Для многих информационных систем нужна отдельная электродоверенность.
  2. Работник подписывает документы КЭП с привязкой к организации, которую до марта 2022 г. получил в аккредитованном УЦ. Машиночитаемая доверенность для этого не нужна. Но с 1 сентября 2023 г. сотрудник больше не сможет работать по такому алгоритму.

Многие информационные системы пока находятся в процессе доработки. Операторы ЭДО настраивают ИС с учетом новых правил, чтобы они смогли загружать сведения из электродоверенности и поддерживать их автоматизированную обработку. А вот ФНС уже настроила программные средства и информационные системы: налоговая принимает отчетность и пояснения от плательщиков и по старым, и по новым правилам.

ВАЖНО!
По электродоверенности руководитель передает главбуху права на подписание деклараций, отчетов и других электродокументов, которыми налогоплательщик обменивается с ФНС. Зачастую МЧД передают налоговикам до начала электронного документооборота. И это очень удобно: электродоверенность хранится в системе ФНС. Ее не надо прикладывать к каждому пакету документов, которые вы отправляете по ТКС. Просто укажите уникальный номер МЧД, когда сдаете отчетность, передаете пояснения или отправляете другие документы налоговикам.

А если планируете обмениваться электродокументами с МЧД со своими контрагентами, то уточните, настроили ли они такую возможность в своем ЭДО. Если да, то вместе с подписанным электродокументом отправьте бизнес-партнеру отдельный файл с МЧД. В файле подписанного документа есть ссылка на файл доверенности.

Валидность, то есть действительность, КЭП и МЧД контрагента вы сможете проверить, обратившись в УЦ, который выдал сертификат ключа. Сделать это несложно: для этого в контекстном меню рабочих приложений ЭП есть специальная кнопка.

Что такое классификатор полномочий для машиночитаемых доверенностей

Это специальный список, который разработали в Минцифре (приказ № 856 от 18.08.2021). В классификаторе закреплены полномочия, которые руководитель сможет удостоверить МЧД. Доступ к классификатору тоже обеспечивает Минцифры.

Передоверие в МЧД

С 9 декабря 2022 года участникам спецтехнологии ФНС разрешили обмен МЧД с возможностью передоверия. Эта функция упростила работу для филиалов и представительств — алгоритмы блокчейн-реестра автоматически контролируют цепочки передоверия и информируют о прекращении действия МЧД или всей цепочки, если электродоверенность аннулировали (339-ФЗ от 14.07.2022).

ВАЖНО!
Формат МЧД ФНС разработала совместно с ФНП — он и опубликован на Госуслугах. Если МЧД выдали в порядке передоверия, то надо дополнительно представить доверенность, которая допускает возможность передоверия. Вторую доверенность подписывают КЭП директора компании или нотариуса, который заверил документы (п. 2 ч. 1 ст. 17.2 63-ФЗ).

Отзыв МЧД

Если у ответственного сотрудника закончились полномочия или же он уволился, то надо сразу же отозвать его электродоверенность. Для этого руководитель направляет налоговикам (или в другое ведомство) электронное заявление на отзыв.

У многих госсистем — собственные форма и порядок отзыва. К примеру, такая опция доступна в сервисе ФНС.

В заявлении указывают день отмены — дату, с которой электродоверенность больше не действует. Кроме того, надо указать и причину отзыва. Учтите, что дата отмены всегда раньше даты окончания МЧД. Если срок действия доверенности истек, то отменять ее не надо.

Подробнее: о сроках действия доверенности

Обязательно отзовите ЭП и привязанную к ней машиночитаемую доверенность, когда потеряли носитель с подписью или же ключ попал к посторонним. Если данные КЭП попадут к мошенникам, то они смогут подписывать финансовые документы за вас — придется доказывать неправомерность такой подписи в суде. Если потеряли накопитель, на котором записана КЭП, то отзовите подпись в УЦ, где выпускали ее. А привязанную доверенность отзывайте на сайте ФНС или другой информационной системы.

  • 2023-05-30 13:58:51
    Если хотите проверить электронную подпись контрагента, то можете сделать это на портале уполномоченного федерального органа в сфере использования электронной подписи. Перейдите на сайт: https://e-trust.gosuslugi.ru, в раздел «Проверка ЭП», затем — в «Проверка квалифицированной ЭП». Загрузите документ для проверки XML или PDF-формате, введите защитный код и нажмите «Проверить». Если проверка пройдет успешно, то на экране высветится «Подлинность документа подтверждена». Кроме того, на экране отобразятся статус сертификата электронной подписи, сведения о владельце ЭП и о том, где ее получили, а также срок действия подписи.


    Кроме того, в этом сервисе можно не только создать, но и проверить на соответствие утвержденным форматам сформированную в другом сервисе электронную доверенность. После создания или проверки МЧД вы можете быть уверены, что она оформлена правильно и налоговая ее не отклонит.
  • 2023-05-31 07:27:54
    В целом все доступно написано, есть ряд допущений, но хотелось бы обратить внимание на ошибку:

    "С 1 марта 2022 года сотрудники компаний используют ЭП физлица для рабочих документов. Им больше не оформляют КЭП с привязкой к организации"

    Не совсем так, КСКПЭП "Сотрудника ЮЛ" аккредитованные УЦ имеют право выдавать вплоть до 31.08.23 включительно
Оставить комментарий Распечатать
Задорожнева Александра
Задорожнева Александра Бухгалтер

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.