Машиночитаемая доверенность в организации

Что такое машиночитаемая доверенность

Если человек хочет передать собственные права и полномочия кому-то другому, то он делает доверенность. Машиночитаемая доверенность создается для тех же целей, но по особым формам, форматам и правилам.

Конкретного определения в законах нет. Но про машиночитаемую доверенность написано и в нормативах ФНС, и во многих отраслевых законах. К примеру, для финансовых операций Центробанк ввел МЧД в виде XML-файлов (Письмо ЦБ РФ № 017-46-2/8806 от 08.09.2021).

Как связаны машиночитаемая доверенность и ЭП?

Правом подписи, в том числе и электронной, от имени организации обладает ее руководитель. Ему же выдают бесплатную УКЭП от ФНС. Но иногда необходимо, чтобы документы компании подписал другой работник — к примеру, бухгалтер. В таком случае руководитель наделяет его правом подписи — издает специальный приказ.

С ЭП все то же самое. Если директору надо, чтобы отчеты и другие документы за него подписывал бухгалтер, то он разрешает специалисту использовать в работе свою личную подпись. А электродоверенность подтверждает такие права работника для других — контролеров, контрагентов.

То есть, если руководитель передает права подписи работнику, он обязан:

1. Издать приказ и ознакомить с ним ответственного сотрудника под подпись. В распоряжении перечисляют тех, кто наделен ЭП, и указывают, какую подпись использует конкретный работник. Кроме того, оговаривают все полномочия по использованию ЭП и отсылают к перечню мер безопасности по применению и хранению электроподписи.
2. Оформить МЧД. Директор оформляет электродоверенность и подписывает ее своей УКЭП. МЧД подтвердит, что сотрудник — главбух, юрист, кадровик и т.д. — сможет заверить документ своей подписью физлица.

Подробнее: как оформить доверенность на подписание договоров

Зачем нужны МЧД, и в чем их преимущество

С 1 марта 2022 года сотрудники компаний используют ЭП физлица для рабочих документов. Им больше не оформляют КЭП с привязкой к организации: в ЭП физлиц есть только персональные данные работника. А подпись физлица теперь подходит для подписания как личных документов, так и файлов по работе.

МЧД нужны, когда руководитель не сможет сам подписать электродокументы и передает права на подпись доверенному сотруднику. Такой работник подписывает файлы собственной КЭП физлица. Поскольку в электроподписи физлица больше нет привязки к организации, для подтверждения полномочий понадобится машиночитаемая доверенность (п. 2 ч. 1, п. 2 ч. 2 ст. 17.2 63-ФЗ от 06.04.2011).

Доверенность включают в пакет электродокументов. Для МЧД разработали специальные требования — в Минцифры предусмотрели электронную форму и XML-формат доверенности (приказы № 857, 858 от 18.08.2021). В электродоверенности указывают:

• название электродокумента, его номер и дату совершения;
• сведения о доверителе — название и адрес компании, ИНН/КПП/ОГРН, ФИО и СНИЛС директора;
• сведения о представителе — ФИО, дату рождения, паспорт, СНИЛС и ИНН;
• список полномочий;
• срок действия — срочная или бессрочная;
• УКЭП, которой подписали электродоверенность.

Так, если направляете МЧД без включения в пакет электродокументов, то об этом надо уведомить заинтересованных лиц — сообщить ее номер и дату. Такую информацию предоставляют тоже в форме электродокумента и подписывают УКЭП представителя организации по такой доверенности. Или же передают другим способом, но обязательно вместе с подписанным документом (п. 2 ч. 2 ст. 17.2 63-ФЗ, п. 4 Указания ЦБ РФ № 6206-У от 20.07.2022).

А если представитель организации подписывает электродокументы обезличенной КЭП — подписью, в которой нет ФИО владельца, то надо оформить специальное распоряжение. В таком акте и указывают представителя, который отвечает за использование ЭП. Если акта нет, то ответственность несет директор компании (ч. 3 ст. 14 63-ФЗ, п. 4 Письма Минцифры № ОП-П15-085-33604 от 10.08.2021).

Сроки введения машиночитаемых доверенностей в 2023 году

Чтобы все участники электронного документооборота успели адаптироваться и подготовиться к переходу на новый формат работы, ввели переходный период. До 31 августа 2023 года все смогут работать по-старому — подписывать документы компании ЭП физлица и не прикладывать МЧД. С 1 сентября 2023 года электродоверенности становятся обязательными. Отправить рабочий электродокумент без МЧД не получится, его просто не примут.

Какие госорганы будут принимать МЧД

С электродокументами работают все контролеры и отраслевые ведомства:

• ФНС;
• СФР;
• Росстат;
• Центробанк и коммерческие банки;
• Федеральное казначейство;
• ФТС;
• ФНП;
• Росалкогольрегулирование;
• Гознак;
• Почта России и др.

Кроме того, МЧД обрабатывает большинство операторов ЭДО. Ее используют для проведения закупок — в ЕИС и на торговых площадках. Но учтите, что каждое ведомство вправе использовать свой формат МЧД, который соответствует требованиям Минцифры. Обязательно уточняйте формат у ведомства — он зависит от сервиса, в котором делают электродоверенность.

Кто выпускает машиночитаемую доверенность и в каких программах

Электродоверенность оформляет руководитель компании. МЧД делают, как и обычные доверенности, по нормам ГК РФ. Многие операторы госсистем, Центробанк, Федеральная нотариальная палата и другие ведомства размещают форму МЧД на своих официальных сайтах.

А в ФНС существенно упростили работу для пользователей и создали портал самообслуживания. Вот как его найти: перейти с официального сайта ФНС в «Сервисы и госуслуги», затем во «Все сервисы» — ЭДО — Создание и проверка электронных доверенностей. Через этот сервис ФНС пользователь сможет создать МЧД даже с возможностью передоверия. А налоговая примет такую электродоверенность.

Если нужное ведомство не опубликовало МЧД на своем сайте, то воспользуйтесь общепринятой формой. Ее разместили на портале Госуслуг: скачать сможет каждый авторизованный пользователь. А при заполнении электродоверенности надо руководствоваться требованиями из приказа Минцифры № 858.

Заполненную доверенность подписывают КЭП (приказ Минцифры № 857):

• того, кто действует от имени организации без доверенности, то есть руководителя;
• того, кто действует по доверенности с правом передоверия;
• нотариуса, если он заверил доверенность.

Кроме официальных сайтов, для подготовки доверенности используют и коммерческие сервисы. Например, 1С, Контур, Астрал и др. Если работаете в 1С, то воспользуйтесь локальным сервисом по созданию МЧД — в разделе электронного документооборота.

Как перейти на работу с машиночитаемыми доверенностями

До 31 августа 2023 года компании добровольно работают с МЧД, а с 1 сентября 2023 года применение электродоверенности становится обязательным. Пока действует переходный период, документы подписывают как по старым, так и по новым правилам.

Сейчас есть два варианта работы:

1. Работник получает КЭП физлица — на свое имя, без привязки к компании. Руководитель формирует МЧД для подписания необходимых документов. Для многих информационных систем нужна отдельная электродоверенность.
2. Работник подписывает документы КЭП с привязкой к организации, которую до марта 2022 г. получил в аккредитованном УЦ. Машиночитаемая доверенность для этого не нужна. Но с 1 сентября 2023 г. сотрудник больше не сможет работать по такому алгоритму.

Многие информационные системы пока находятся в процессе доработки. Операторы ЭДО настраивают ИС с учетом новых правил, чтобы они смогли загружать сведения из электродоверенности и поддерживать их автоматизированную обработку. А вот ФНС уже настроила программные средства и информационные системы: налоговая принимает отчетность и пояснения от плательщиков и по старым, и по новым правилам.

А если планируете обмениваться электродокументами с МЧД со своими контрагентами, то уточните, настроили ли они такую возможность в своем ЭДО. Если да, то вместе с подписанным электродокументом отправьте бизнес-партнеру отдельный файл с МЧД. В файле подписанного документа есть ссылка на файл доверенности.

Валидность, то есть действительность, КЭП и МЧД контрагента вы сможете проверить, обратившись в УЦ, который выдал сертификат ключа. Сделать это несложно: для этого в контекстном меню рабочих приложений ЭП есть специальная кнопка.

Что такое классификатор полномочий для машиночитаемых доверенностей

Это специальный список, который разработали в Минцифре (приказ № 856 от 18.08.2021). В классификаторе закреплены полномочия, которые руководитель сможет удостоверить МЧД. Доступ к классификатору тоже обеспечивает Минцифры.

Передоверие в МЧД

С 9 декабря 2022 года участникам спецтехнологии ФНС разрешили обмен МЧД с возможностью передоверия. Эта функция упростила работу для филиалов и представительств — алгоритмы блокчейн-реестра автоматически контролируют цепочки передоверия и информируют о прекращении действия МЧД или всей цепочки, если электродоверенность аннулировали (339-ФЗ от 14.07.2022).

Отзыв МЧД

Если у ответственного сотрудника закончились полномочия или же он уволился, то надо сразу же отозвать его электродоверенность. Для этого руководитель направляет налоговикам (или в другое ведомство) электронное заявление на отзыв.

У многих госсистем — собственные форма и порядок отзыва. К примеру, такая опция доступна в сервисе ФНС.

В заявлении указывают день отмены — дату, с которой электродоверенность больше не действует. Кроме того, надо указать и причину отзыва. Учтите, что дата отмены всегда раньше даты окончания МЧД. Если срок действия доверенности истек, то отменять ее не надо.

Подробнее: о сроках действия доверенности

Обязательно отзовите ЭП и привязанную к ней машиночитаемую доверенность, когда потеряли носитель с подписью или же ключ попал к посторонним. Если данные КЭП попадут к мошенникам, то они смогут подписывать финансовые документы за вас — придется доказывать неправомерность такой подписи в суде. Если потеряли накопитель, на котором записана КЭП, то отзовите подпись в УЦ, где выпускали ее. А привязанную доверенность отзывайте на сайте ФНС или другой информационной системы.

• Задорожнева Александра
  2023-05-30 13:58:51
  Если хотите проверить электронную подпись контрагента, то можете сделать это на портале уполномоченного федерального органа в сфере использования электронной подписи. Перейдите на сайт: https://e-trust.gosuslugi.ru, в раздел «Проверка ЭП», затем — в «Проверка квалифицированной ЭП». Загрузите документ для проверки XML или PDF-формате, введите защитный код и нажмите «Проверить». Если проверка пройдет успешно, то на экране высветится «Подлинность документа подтверждена». Кроме того, на экране отобразятся статус сертификата электронной подписи, сведения о владельце ЭП и о том, где ее получили, а также срок действия подписи.
  
  
  Кроме того, в этом сервисе можно не только создать, но и проверить на соответствие утвержденным форматам сформированную в другом сервисе электронную доверенность. После создания или проверки МЧД вы можете быть уверены, что она оформлена правильно и налоговая ее не отклонит.
• Дмитрий
  2023-05-31 07:27:54
  В целом все доступно написано, есть ряд допущений, но хотелось бы обратить внимание на ошибку:
  
  "С 1 марта 2022 года сотрудники компаний используют ЭП физлица для рабочих документов. Им больше не оформляют КЭП с привязкой к организации"
  
  Не совсем так, КСКПЭП "Сотрудника ЮЛ" аккредитованные УЦ имеют право выдавать вплоть до 31.08.23 включительно