Как учитывается компенсация за разъездной характер работы — она включается в состав расходов организации, связанных с основной деятельностью. На компенсационные суммы обычно начисляются НДС и страховые взносы, но не всегда. Чтобы не было проблем с отражением в налоговом учете, важно все правильно оформить.
Варианты выплаты компенсаций за разъездной характер работы
Разъездная работа предусматривает исполнение трудовых обязанностей за пределами месторасположения организации. Такой режим труда отличается от командировок тем, что носит не временный, а постоянный характер.
Условия о разъездном характере работы в обязательном порядке прописываются в трудовом договоре работника:
Подробнее об особенностях оформления: Разъездной характер работы и его оформление.
Работникам с особым режимом труда трудовое законодательство гарантирует компенсацию за особый режим труда. Компенсация за работу в пути устанавливается локальными нормативными актами организации и включает информацию о:
- доплатах и надбавках за режим труда, отклоняющийся от нормальных условий (ст. 149 ТК РФ);
- возмещении понесенных расходов (ст. 168.1 ТК РФ).
Матчасть: все про разъездной характер работы
Доплаты к зарплате
Согласно ст. 149 ТК РФ при отклонении работы от нормального режима трудовой деятельности работнику назначаются дополнительные выплаты к заработной плате, установленные законодательством или локальными актами организации.
Установление надбавок за разъездной характер не является обязательным. Трудовое законодательство таких норм не содержит. Но работодатель вправе установить доплату к зарплате, ее размер, перечень должностей, которым устанавливаются надбавке в коллективном договоре или ином ЛНА.
Возмещение расходов
В отличие от установления доплат за особенности режима труда возмещение затрат, понесенных работником при разъездной работе, является обязательным. Эта обязанность установлена ст. 168.1 ТК РФ. Сотрудникам возмещаются расходы:
- на проезд;
- на наем жилья;
- суточные;
- иные затраты, осуществленные с разрешения работодателя;
Порядок возмещения расходов и их размер устанавливаются работодателем в коллективном договоре (ином ЛНА). Для подтверждения произведенных расходов работник обязан предоставить документальное подтверждение: проездные документы, счета гостиниц, договор аренды жилья, иные документы, подтверждающие понесенные затраты.
Если для исполнения трудовых обязанностей сотрудник использует личное имущество (например, автомобиль), работодатель также обязан компенсировать понесенные затраты.
Компенсация расходов: НДФЛ, страховые взносы, налог на прибыль
Надбавки и доплаты к зарплате, установленные за разъезды при исполнении трудовых обязанностей, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в обычном размере. Такие выплаты являются частью системы оплаты труда. НДФЛ и страховые взносы на компенсацию за разъездной характер работы расходов не начисляйте только, если есть документальное подтверждение. Если первичка работником не предоставлена, выплата возмещения понесенных затрат не признается компенсационной и облагается как оплата труда.
Выплаты за разъезды при выполнение трудовых обязанностей признавайте в затратах в целях исчисления налога на прибыль только при наличии документального оформления. Надбавки должны быть предусмотрены системой оплаты труда, а возмещение расходов подтверждено первичными документами.
Отражаем в бухгалтерском учете
Возмещение затрат работника при разъездном характере труда отражается в составе расходов организации, связанных с основной деятельностью.
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Начислена надбавка к зарплате | 20, 25, 26, 44 | 70 |
| Начислены страховые взносы на выплату | 20, 25, 26, 44 | 69 |
| Удержан НДФЛ | 70 | 68 |
| Выплачена надбавка к зарплате за вычетом НДФЛ | 70 | 50, 51 |
| Возмещены понесенные и документально подтвержденные затраты, осуществленные при разъездах | 20, 25, 26, 44 | 73 |
| Выплачена компенсация | 73 | 50, 51 |
