Сроки хранения должностных инструкций

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Должностные инструкции хранятся по правилам, определённым законами и приказами.
2. Место хранения выбирает сама организация.
3. Есть типовые инструкции и инструкции личного характера с разными сроками хранения.
4. После окончания срока, документы архивируют или уничтожают.
5. Длительное хранение инструкций может помочь в судебных спорах или при установлении трудового стажа.

НПА, регламентирующие срок хранения должностных инструкций

Следующие нормативно-правовые акты регламентируют срок, в течение которого хранятся должностные инструкции (ДИ) сотрудников в фирме:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 8).
2. Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004.
3. Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019.
4. Ведомственные нормативные акты, регулирующие место и срок, в течение которого хранятся ДИ в организациях, относящихся к определенной сфере (например, Приказ МВД № 50 от 01.02.2018).
5. Локальные нормативные акты фирмы.

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников

Место хранения действующей должностной инструкции законом не определено. Конкретное место, где хранится ДИ, определяется локальными нормативными актами организации (например, положение о должностных инструкциях). В период действия ДИ находится в месте ее применения. В большинстве случаев ее хранят в кадровом подразделении — в сейфе или несгораемом шкафу. Если ДИ имеет персональный характер, то ее хранят в личном деле сотрудника.

Копии должностной инструкции хранятся в подразделении, где работает сотрудник. Они необходимы непосредственному руководителю для использования в работе. Например, для уточнения круга обязанностей подчиненного сотрудника и его прав. Копию документа допускается передавать работнику. Копии ДИ в таком случае должны храниться на рабочем месте сотрудника.

Может пригодиться:

• как подготовить документы к архивному хранению;
• как вести архивное делопроизводство.

Сколько хранятся должностные инструкции работников

В соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 работодатели обязаны хранить архивную документацию по личному составу. Данная обязанность распространяется как на организации, так и на индивидуальных предпринимателей.

Срок, в течение которого фирма обязана хранить ДИ в архиве, зависит от ее вида. Росархивом установлены следующие сроки:

1. Для типовых ДИ — три года с момента их замены новыми.
2. Для индивидуальных ДИ, которые закончены делопроизводством до 01.01.2003, — 75 лет.
3. Для индивидуальных ДИ, которые закончены делопроизводством после 01.01.2003, — 50 лет.

Подробнее: как уничтожить документы с истекшими сроками хранения

Многих работодателей интересует, зачем хранить так долго ДИ, если работник уволен. Такой длительный период, в течение которого фирма обеспечивает сохранность кадровой документации, вполне оправдан. Нередко конкретно ДИ спустя многие годы помогают работникам отстоять свои права.

В моей практике был случай, когда в споре с Пенсионным фондом суд признал особый характер работы сотрудницы, исходя из содержания должностной инструкции. И здесь потребуется оригинал, хранящийся в архиве организации. Копия, которая находится у работника, в качестве доказательства суд не примет. Именно благодаря этому документу удалось добиться для клиентки назначения страховой пенсии по старости досрочно, хотя с момента увольнения из организации прошло более 25 лет.

На заметку: как подтвердить трудовой стаж

Часто задаваемые вопросы по срокам и о месте хранения должностной инструкции сотрудника