Учет суточных в валюте выплаченных в связи с загранкомандировкой

Навигация

Работник был направлен в служебную командировку на территорию иностранного государства. Командировка связана с основной производственной деятельностью организации. Коллективным договором организации предусмотрено, что суточные при направлении работников в командировки на территорию иностранных государств выплачиваются в размере 50 евро за каждый день нахождения в командировке на территории иностранного государства. Валютные средства на оплату суточных в размере 200 евро выданы работнику под отчет из кассы организации. По возвращении из командировки в установленный срок работником был представлен авансовый отчет, в соответствии с которым суточные в иностранной валюте, причитающиеся работнику за четыре дня нахождения в командировке на территории иностранного государства, составляют 200 евро (50 евро в день).

Курс евро, установленный Банком России, составил (условно):

• на дату выдачи средств работнику - 71 руб/евро;

• на дату утверждения авансового отчета - 73 руб/евро.

Организация применяет метод начисления в налоговом учете.

Трудовые отношения

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ).

При направлении в командировку работнику гарантируется, в частности, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, к которым относятся в том числе расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов (в том числе суточных в иностранной валюте при командировках за пределы РФ) определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 167, ч. 1, 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11, абз. 2 п. 16 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Напомним, что при следовании работника в командировку за пределы территории РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при возврате из командировки дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Даты пересечения государственной границы определяются по отметкам пограничных органов в паспорте (п. 18 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

В данной консультации выплата суточных в рублях не рассматривается.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс для оплаты командировочных расходов (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

В данном случае денежный аванс для оплаты командировочных расходов выдается в иностранной валюте, что допускается законодательством РФ (п. 16 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле").

Согласно п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки по возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

Порядок ведения кассовых операций

Выдача наличных денег из кассы под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации, производится по расходному кассовому ордеру на основании заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и сроке, на который выданы наличные деньги, личную подпись руководителя и дату (п. 6, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства").

В соответствии с абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России N 3210-У авансовый отчет об израсходованных суммах представляется работником в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу (что согласуется с п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Компенсационные выплаты работнику, связанные с исполнением им трудовых обязанностей, в пределах норм, установленных законодательством, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

При оплате работодателем работнику расходов на заграничную командировку в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, суточные, но не более 2500 руб. за каждый день нахождения в указанной командировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Доходы физического лица, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу Банка России, установленному на дату фактического получения указанных доходов (п. 5 ст. 210 НК РФ).

Определение дохода, подлежащего налогообложению, с учетом положений п. 3 ст. 217 НК РФ производится организацией в момент утверждения авансового отчета работника. Это связано с тем, что до момента утверждения авансового отчета вся сумма выданных работнику средств представляет собой задолженность работника перед организацией, т.е. не может считаться доходом работника в силу ст. 41 НК РФ (см. также Письма Минфина России от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5, от 29.12.2014 N 03-04-06/68074) .

Следовательно, в рассматриваемой ситуации сумма суточных за каждый день командировки в рублевом эквиваленте составляет 3650 руб. (50 евро x 73,00 руб/евро), что превышает норматив, установленный п. 3 ст. 217 НК РФ.

Таким образом, не облагаемая НДФЛ сумма суточных составляет 10 000 руб. (2500 руб. x 4 дн.). Оставшаяся сумма в размере 4600 руб. (3650 руб. x 4 дн. - 10 000 руб.) подлежит налогообложению НДФЛ (по данному вопросу см. также Письмо Минфина России от 10.02.2011 N 03-04-06/6-22).

Организация, выплатившая работнику сверхнормативные суточные, облагаемые НДФЛ, в качестве налогового агента обязана на основании утвержденного руководителем авансового отчета исчислить НДФЛ по ставке 13%, удержать его при фактической выплате работнику любого дохода в денежной форме (например, при выплате очередной заработной платы) и уплатить в бюджет (п. 1 ст. 224, п. п. 1, 2, 4 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина России от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5) .

Страховые взносы

При оплате расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, суточные (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний"). При этом не установлено каких-либо ограничений по размеру суточных для целей освобождения их от обложения страховыми взносами, т.е. они не подлежат обложению страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или локальном нормативном акте (Письма ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985, Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, п. 4 Письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260). Аналогичные разъяснения приве

дены в консультации заместителя директора Департамента Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10.04.2014.

Бухгалтерский учет

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, расчеты с работником по суммам, выданным под отчет, отражаются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Следовательно, на дату выдачи работнику денежных средств из кассы организации производится бухгалтерская запись по дебету счета 71 и кредиту счета 50 "Касса", субсчет 50-1 "Касса организации", субсчет второго порядка 50-1-2 "Касса организации в евро".

Затраты организации, связанные со служебными командировками работников, которые осуществляются в рамках основной производственной деятельности организации, учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (п. п. 5, 7, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Таким образом, сумма расходов (суточных), произведенных работником в командировке, указанная в авансовом отчете, отражается в данном случае по дебету счета 20 "Основное производство" и кредиту счета 71 (Инструкция по применению Плана счетов).

Записи в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте производятся в рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу Банка России, действующему на дату совершения операции. Одновременно указанные записи производятся в валюте расчетов и платежей (п. 24 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н; п. 20 Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006), утвержденного Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н). В данной консультации бухгалтерские записи в иностранной валюте в таблице не приводятся.

Сумма, полученная работником в евро, пересчитывается в рубли по курсу, установленному Банком России на дату выдачи аванса из кассы организации, и в дальнейшем в связи с изменением курса евро не пересчитывается (п. п. 4, 5, 6, 9, 10 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006). Поэтому курсовых разниц (абз. 4 п. 3 ПБУ 3/2006) по расчетам с работником в бухгалтерском учете организации не возникает.

Налог на прибыль организаций

На сегодняшний день не установлено каких-либо ограничений по размеру суточных для целей учета их при определении налоговой базы по налогу на прибыль. То есть расходы в виде суточных признаются полностью в том размере, который в данном случае определен в коллективном договоре организации.

При выдаче работнику аванса на командировку в налоговом учете организации не возникает расходов, поскольку до утверждения авансового отчета они не подтверждены документально, т.е. не выполняются условия признания расхода, установленные абз. 2 п. 1 ст. 252 НК РФ. Расходы организации на командировки, в том числе в виде суточных, для целей налогообложения прибыли признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264 , пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ ).

При этом пересчет суммы командировочных расходов, оплаченных в иностранной валюте путем выдачи работнику аванса, в рубли производится по курсу, установленному Банком России на дату выдачи работнику аванса (п. 10 ст. 272 НК РФ). Дополнительно по вопросу учета суточных см. Практическое пособие по налогу на прибыль.

Дополнительно по данному вопросу см. Энциклопедию спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.

По общему правилу при определении налоговой базы по НДФЛ сумма доходов, подлежащих налогообложению по налоговой ставке, установленной п. 1 ст. 224 НК РФ, уменьшается на сумму налоговых вычетов, предусмотренных ст. ст. 218 - 221 НК РФ (п. 3 ст. 210 НК РФ). В данном случае в таблице проводок НДФЛ рассчитан без учета каких-либо налоговых вычетов.

В данной консультации бухгалтерская запись по перечислению НДФЛ в бюджет не приводится.