Как составить служебную записку о компенсации расходов на бензин

Размер шрифта:

Служебка на компенсацию топлива оформляется работником предприятия. В налоговом учете фирмы смогут учесть только часть затрат даже при наличии всех сопроводительных документов.

Содержание

Что такое служебная записка на возмещение ГСМ

Если работник предприятия в служебных целях использует личный транспорт, то составляется служебная записка о компенсации расходов на бензин в свободной или утвержденной организацией форме. Это документ, на основании которого предприятие компенсирует сотруднику денежные средства, затраченные на горюче-смазочные материалы в интересах фирмы.

Кто и когда ее пишет

Служебку пишет сотрудник, который с согласия работодателя и в его интересах использует личное имущество (например, автомобиль). Обязанность работодателя компенсировать расходы прописана в статье 188 ТК РФ.

Какие виды расходов возмещают:

  • факт использования личного имущества сотрудника (например, машины, инструмента и т.д.);
  • расходы ГСМ;
  • амортизацию имущества (например, при поездках в командировку);
  • затраты на ремонт, если поломка произошла в рабочей поездке;
  • иные, связанные с использованием.

Закрепите размер возмещения в дополнительном соглашении трудового договора.

ВАЖНО!
Порядок проезда к месту командировки на транспорте не урегулирован, закрепите его в локальных документах фирмы (письмо Роструда № 1168-6-1 от 15.05.2015). В письме Минфина России № 03-03-06/1/23680 от 24.04.2015 сказано, что служебная записка на компенсацию проезда не является оправдательным документом, который подтверждает использование автомобиля сотрудника для проезда к месту командировки и обратно. Приложите к служебке: путевые листы, чеки, квитанции, маршрутные листы и т.д.

Как оформить служебную записку

В служебную записку на компенсацию ГСМ включите:
  • наименование компании, кому адресована и ФИО директора;
  • должность и ФИО сотрудника, от кого пишется;
  • основную часть, которая содержит просьбу о компенсации затрат на ГСМ, расшифровку сумм, потраченных за время исполнения служебных обязанностей с использованием личного имущества;
  • данные о транспортном средстве: марка, регистрационный номер, приложите копию свидетельства о регистрации, фотографии пробега авто до отправки и после возвращения и т.д.;
  • маршрут и цели поездки;
  • блок с подтверждающими документами (например, чек № 1 от 10.05.2022 на приобретение бензина АИ-95);
  • дату составления и подпись работника.

Например, сотрудник уехал в командировку на своем личном транспорте в г. Москву. На основании положения о командировках ООО «PPT.ru» и заключенного дополнительного соглашения к трудовому договору ему положено возмещение бензина, амортизации автомобиля в фиксированном размере 2000 рублей за одну поездку.

Вот образец служебной записки на компенсацию бензина сотрудника.

Генеральному директору

ООО «PPT.ru»

Петрову П.П.

от регионального менеджера

Пэпэтэшина П.П.

Служебная записка

В период с 5 по 8 мая 2022 года на основании приказа генерального директора №1 от 04.05.2022 с целью привлечения новых клиентов находился в командировке в г. Москве. В командировку ездил на собственном автомобиле:

  • марка, модель Opel P-J Astra;
  • год выпуска 2014;
  • регистрационный знак C111CC 77.

Маршрут в командировке:

  1. Г. Санкт-Петербург — г. Москва (703 км).
  2. Г. Москва — г. Москва (200 км).
  3. Г. Москва — г. Санкт-Петербург (710 км).

На основании положения о командировках, дополнительного соглашения № 1 от 01.04.2022 к трудовому договору прошу:

  1. Компенсировать затраты на автомобильный бензин в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей.
  2. Компенсировать амортизацию автомобиля в размере 2000 (две тысячи) рублей.

Приложения:

  1. Чеки, квитанции с автозаправочных станций.
  2. Путевой лист.
  3. Фотографии пробега автомобиля до и после командировки.

Региональный менеджер Пэпэтэшин П.П. _____________

8 мая 2022 г.

За использование личного транспорта в рабочих целях предприятия составьте документ по этому образцу служебки на компенсацию ГСМ:

ВАЖНО!
Возмещение расходов на покупку горюче-смазочных материалов не входит в систему оплаты труда, поэтому при расчете среднего заработка они не учитываются.

В налоговом учете установлены предельные размеры возмещения расходов в зависимости от объема двигателя машины (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, постановление Правительства РФ № 92 от 08.02.2002):

  • 1200 руб. в месяц (объем двигателя до 2000 куб. метров);
  • 1500 руб. (объем двигателя свыше 2000 куб. метров).
  • 2022-05-17 11:01:01
    Форму служебной записки на компенсацию ГСМ разрабатывать не обязательно, но желательно. В таком случае ваш работник не забудет указать важные для бухгалтера данные и приложить сопроводительные документы.
Оставить комментарий Распечатать
Фатахова Наталья Главный бухгалтер