Важно
Обновили форму декларации по НДС для иностранных онлайн-продавцов 
МЧД — машиночитаемая доверенность, то есть в электронном виде, выпускаемая для работников с целью осуществления части полномочий от имени организации в рамках электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами. Расскажем, кому ее выдают, как оформляют и используют в ЭДО.
Навигация
На кого выдается МЧД для ЭДО
Организация или ИП вправе выдать доверенность всем сотрудникам, которых планируют задействовать в электронном документообороте с контрагентами.
С сентября 2023 года наличие машиночитаемой доверенности (МЧД) и личной ЭЦП (УКЭП) для сотрудников, которые направляют документы контрагентам или в государственные органы, обязательно (ФЗ от 19.12.2022 № 536-ФЗ). С этой же даты действует реестр доверенностей ФНС, куда организации и ИП обязаны передавать информацию обо всех выданных документах.
С этой же даты прекратят использование работниками электронной подписи, оформленной на работодателя.
Советуем прочитать: что такое машиночитаемая доверенность и как с ней работать
Как оформить МЧД для ЭДО с контрагентами
Согласно Приказу Минцифры от 18.08.2021 № 858, оформляют МЧД с соблюдением требований:
- машиночитаемая форма формата xml;
- подписание усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) с соблюдением форматов (например, xmldsig);
- документы о полномочиях лица, подтверждающие правомочие физлица действовать по доверенности, подписывают УКЭП.
Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857 предъявляет требования к содержанию МЧД (сведения о доверителе и представителе, дату составления, срок действия, перечень полномочий и др.).
Способы создания:
| На сайте госорганов | В настоящее время некоторым госорганам предоставлена возможность сформировать МЧД: ФНС, ФСС (СФР), Центробанк |
|---|---|
| В личном кабинете на Госуслугах | Создать личный кабинет на Госуслугах вправе только организации |
| В специальных сервисах операторов ЭДО | Услуги ЭДО в РФ предлагают более 30 операторов |
Подробнее: где можно оформить машиночитаемую доверенность
Пока что универсальной формы МЧД нет, каждым из перечисленных способов создают доверенности, отличные друг от друга. Минцифры планирует ввести единый формат доверенности, который предназначен для использования хозяйствующими субъектами как в рамках взаимодействия с контрагентами, так и с госорганами. Кроме того, операторы ЭДО обеспечат формирование единой доверенности через собственные сервисы.
На примере сайта ФНС рассмотрим алгоритм создания:
Шаг 1. В разделе «Сервисы» находим подраздел «Электронный документооборот», открываем «Создание и проверка доверенности в электронной форме».
Шаг 2. Перед началом создания бланка ФНС предлагает изучить информацию о сервисе и дать согласие на обработку персональных данных.
Шаг 3. Вводим по порядку все необходимые данные о документе (номер, дата, срок действия), сведения о доверителе, представителе, о полномочиях.
Шаг 4. Просматриваем полученный документ, скачиваем при необходимости.
Полагаем, что его допустимо использовать не только при работе с ФНС, но и при работе с любыми контрагентами (например, для закрывающих документов).
Будет интересно узнать: какие бывают доверенности, как их оформляют и в каких ситуациях используют
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать электронный кадровый документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как использовать МЧД для ЭДО с контрагентами
В рамках взаимодействия с контрагентами через сервисы операторов ЭДО сотрудник отправляет заверенные его электронной подписью физлица документы и обязательно прикладывает машиночитаемую доверенность, заверенную ЭЦП (УКЭП) первого лица организации-работодателя.
Может пригодиться: как получить электронную подпись
Таким же образом сотрудник действует, предоставляя отчетность в государственные органы через сервисы онлайн-отчетности.
Для корректного отображения правомочий сотрудников при работе с контрагентами или госструктурами создан классификатор полномочий (Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 856). Каждому из них присвоен уникальный идентификатор. Если какого-либо полномочия нет в классификаторе, его прописывают текстом.
По теме: где взять уникальный номер МЧД для проверки в реестре
