Важно
В 2026 году максимальный размер больничного составит 6800 рублей в день 
В самом названии «подотчетные средства» содержится его смысл и порядок действий: получили деньги — потратили — отчитались о расходовании средств. А если не получили, но потратили? Расскажу, когда оформить авансовый отчет, а когда нужен приказ о возмещении расходов сотруднику.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Авансовый отчет нужен, когда сотруднику выдаются деньги на определенные цели.
- Сначала работнику дают деньги, он их тратит и собирает чеки.
- Потом он приносит чеки в бухгалтерию, где их проверяют и утверждают отчет.
- Если потрачено больше выданного, переплаченные деньги возвращают сотруднику.
- Чтобы бухгалтерия все правильно оформила, нужно точно соблюдать правила и инструкции.
В каких случаях оформляется авансовый отчет
Авансовый отчет (АО) оформляется, если деньги выданы сотруднику для расчетов с поставщиком, приобретения ТМЦ, оплаты услуг или при направлении в командировку.
Алгоритм действий таков:
- издается распорядительный документ о выдаче подотчетных средств;
- на основании этого документа бухгалтер выдает нужному сотруднику указанную сумму;
- подотчетник целевым назначением расходует выданные деньги, обязательно получая оправдательные документы (чеки, квитанции и т.п.);
- оправдательные документы сдаются в бухгалтерию;
- бухгалтер проверяет целевое использование средств, полноту и правильность оформления представленных документов и, если все хорошо, направляет авансовый отчет на утверждение главному бухгалтеру и затем руководителю;
- если сотрудник использовал не все полученные средства, то остаток он возвращает в кассу или на банковский счет предприятия;
- если же не вписался в выделенную сумму и добавил свои, то после утверждения авансового отчета ему возмещается перерасход, о чем делается отметка на первой странице АО.
Работа с авансовыми отчетами, как правило, не вызывает трудностей у бухгалтера — алгоритм действий отлажен годами. Разве что подотчетник потеряет оправдательный документ или представит в бухгалтерию неверно оформленные чеки (квитанции и т.п.).
Форма авансового отчета № АО-1 (ОКУД 0302001), утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, необязательна к применению с 1 января 2013 года. Предприятия вправе использовать самостоятельно разработанные бланки, однако обязательным осталось наличие определенных реквизитов документа (ч. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ). Перечень используемых в деятельности организации форм документов является приложением к учетной политике.
Может пригодиться: как заполнить авансовый отчет
Скажу, что ни разу не встретила такой самостоятельно разработанной формы авансового отчета. Предприятия и ИП успешно используют унифицированный бланк.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы возместить расходы сотруднику, в случае если ему не выдавались деньги под отчет.
Какие затраты подлежат возмещению
Не так давно торгующие организации столкнулись с дефицитом чековой ленты. Вполне обычной была ситуация, когда переживающий за общее дело работник, увидев в продаже ленту для ККТ, радостно приобретал какое-то ее количество для родного предприятия за свои кровные.
Как поступать бухгалтеру? Можно ли возмещать сотруднику произведенные расходы постфактум?
Ответ: да, можно. Причем возмещению подлежат любые расходы, одобренные руководством, их отражение в учете — другой вопрос. Придется позаботиться об оформлении документов и заручиться согласием руководителя на возмещение произведенных затрат.
Когда я только начинала бухгалтерскую деятельность, такими вопросами, честно сказать, не задавалась. Оформляла авансовый отчет, проставляла в графе «Получен аванс» 0 рублей, прикладывала чеки, подсчитывала сумму «Израсходовано» — она же проставлялась в графе «Перерасход». Если директор фирмы подписывал авансовый отчет, то выплачивал сотруднику деньги, возмещая его затраты.
Замечание получила от налогового инспектора при прохождении первой в своей жизни выездной налоговой проверки. Правда, штрафовать фирму за это не стали.
Вам будет полезно узнать: как проходит выездная налоговая проверка
При кажущейся незначительности, вопрос возмещения расходов достаточно серьезен. При проверке налоговый инспектор может усмотреть в таких операциях признак получения работником дохода и потребовать доначисления НДФЛ.
Как оформить возмещение расходов по авансовому отчету
Возмещение перерасхода по средствам, полученным под отчет, производится на основании утвержденного авансового отчета в сумме, указанной в графе «Перерасход». На титульном листе формы АО-1 имеется поле для указания реквизитов документа (расходного кассового ордера), по которому выплачен перерасход.
Может пригодиться: как заполнить расходный кассовый ордер
Если подотчетные средства перечислялись сотруднику на карту, то и перерасход целесообразно выплатить таким же способом. В специальном поле авансового отчета в таком случае указывают дату и номер платежного поручения.
Как составить приказ о возмещении расходов сотруднику
Возмещение расходов постфактум требует иного оформления. Чтобы избежать вопросов со стороны налоговых органов, рекомендуем:
- Прописать в учетной политике возможность такого возмещения.
- При необходимости утвердить список сотрудников, которым разрешено производить расходы в интересах фирмы без получения денег под отчет.
- Разработать и утвердить форму заявления от сотрудника на возмещение произведенных расходов.
и форму приказа о возмещении:
|
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru» «___» __________ 2024 г. ПРИКАЗ № 11 О возмещении произведенных расходов На основании заявления начальника транспортного цеха Пэпэтэшина Петра Петровича ПРИКАЗЫВАЮ: Возместить Пэпэтэшину П.П. произведенные расходы в сумме 12 000 руб. 00 коп. (двенадцать тысяч рублей 00 коп.). Директор Петров / Петров П.П. |
Часто задаваемые вопросы о возмещении расходов
-
Какой счет использовать при возмещении расходов сотруднику? 71-й подойдет?
Нет. Этот счет используется для расчетов с работником, получившим деньги под отчет. Для проведения возмещения целесообразно применить счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
-
Директор приобрел телевизор за наличный расчет. Стоимость 110 000 рублей. Можем ли мы возместить ему расходы?
Рискованно очень. Получается, что директор выступал от лица организации, т.е. нарушен лимит оплаты наличными — не более 100 000 рублей при расчетах с юридическими лицами и ИП.
-
Можно ли выдать сотруднику долгосрочную доверенность, чтобы он приобретал ТМЦ от имени фирмы с последующим возмещением расходов?
Это окажется правильный шаг. Входящие документы будут оформлены на вашу фирму, что исключает претензии со стороны ФНС.
-
Как принять НДС к вычету, если ТМЦ приобретены сотрудником за свой счет и потом ему возмещены расходы?
Вы сможете это сделать, если имеется УПД (или счет-фактура), оформленный на налогоплательщика. Для этого вашему сотруднику необходимо иметь доверенность от юридического лица или ИП.
