Подотчётные суммы для неподотчётных лиц

А потом подотчётное лицо (тот, кто тратит полученные деньги для нужд организации) составляет авансовый отчёт, к которому прилагаются документы, подтверждающие, что расходы действительно имели место. Представительских расходов мы с вами уже касались (см. цикл «Расходы на обеды»). О командировочных расходах поговорим позднее. А сейчас в объективе нашего внимания хозяйственные расходы.

Нарушений и казусов в данном блоке операций просто завались. По какой причине? Расчёты с подотчётными лицами производятся через оборот наличных денег, а он, в свою очередь, регламентирован Указаниями Банка России. Жёстко регламентирован. И хотя с каждым годом требования становятся всё мягче и мягче (ради интереса можете сравнить ныне действующий Порядок (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У) с Порядком, утверждённым Советом директоров Банка России 22.09.1993 № 40), но случаев их неисполнения меньше не становится. Потому что смягчения смягчениями, но есть вещи, которые невозможно отменить или смягчить. В первую очередь, требования о том, кто может, и кто не может получать наличные средства под отчёт.

Вот, например, такое требование – подотчётные суммы ни в коем случае нельзя передавать другим лицам! То есть если из кассы по расходному кассовому ордеру гражданину Иванову А.В. выдали на приобретение разного мелкого инвентаря, скажем, 10 тыс. руб., то этот самый Иванов А.В. не имеет право передавать полученные деньги гражданам Сидорову М.С. и Петрову П.К. В ныне действующем Порядке такая норма прямо не прописана (в отличие от документов прошлых лет), но это вовсе не означает, что теперь подобная практика допустима. Видимо, разработчики нового Порядка сочли, что данный запрет подразумевается в самой сути понятия «выдача наличных денег под отчёт» - ведь если Иванов отдаст выданные средства Сидорову и Петрову, то он не сможет за них отчитаться!

Разумеется, это в теории так. А на практике? Как поступают некоторые организации – назначают специального человека, которому через определённый временной интервал выдаётся некая сумма для несения мелких текущих расходов. И именно к нему (а не в кассу) обращаются с просьбами рядовые сотрудники купить ту или иную нужную для производственных целей вещь. В одних случаях «ответственный товарищ» просто даёт денег – иди, мол, сам купи, что тебе надо, только товарный чек принеси. Есть ли тут нарушение порядка ведения кассовых операций? Конечно. С фактической точки зрения. А формально? Петров и Сидоров купили, что надо, чеки сдали Иванову, тот составил авансовый отчёт от своего и представил в бухгалтерию. И как докажешь факт нарушения, если фамилии Иванова и Сидорова нигде не фигурируют?.. Действительно, никак не докажешь.

Но может быть и по-другому. Петров и Сидоров берут деньги у Иванова, покупают материалы… и составляют авансовый отчёт от своего имени! А потом требуют «возмещения понесённых расходов» с организации. Получают эти деньги из кассы и возвращают их Иванову. В результате Петров и Сидоров чисты перед организацией, а Иванов как сидел с неизрасходованными суммами, так и продолжает сидеть. Каков смысл подобных манипуляций? А кто его знает. Видимо, цель тут одна и она очень просто формулируется – нужно, чтобы у Иванова были наличные! И всё. Ради чего? Ради того, чтобы было, и чтобы это было не в кассе… В «лихие 90-е» такие случаи встречались сплошь и рядом, сейчас – намного меньше, но всё равно присутствуют (в основном в организациях с численностью более 50 человек).

А вот другое требование к подотчётным суммам – их можно выдавать только своим сотрудникам. Об этом прямым текстом было написано во всех «Порядках ведения кассовых операций» (в том числе и в ныне действующем – в пункте 6.3). Казалось бы, всё предельно ясно – нельзя и всё. Так нет! Лично доводилось видеть (не раз и не два, и даже не три) как сумма под отчёт даётся неизвестно кому для неизвестно чего. И хорошо ещё, если этот гражданин Неизвестный всё-таки составит авансовый отчёт (чего не должен делать, равно, как и получать деньги в кассе организации, с которой он не связан трудовыми отношениями). А если не составит? Тогда эта подотчётная сумма будет висеть в учёте до скончания веков – пока её втихаря не спишут в убыток или не обнаружит налоговый инспектор. Правда, перед инспектором мгновенно встанет вопрос – а кому именно доначислять НДФЛ с такой «зависшей» подотчётной суммы? Вот не будет в расходном ордере паспортных данных этого гражданина, а будет только безликое «Иванов А.В.» - поди-ка, идентифицируй такого! Тупик… Как можно объяснить подобное?

Невероятно, но в большинстве случаев подобные факты вовсе не свидетельствуют о том, что руководители организации наглым образом её обворовывают. Обычно это связано с чем-то более обыденным. Например, по распоряжению директора выдают деньги какому-то приятелю или доверенному лицу, чтобы тот что-то купил по-быстрому. Тот покупает, приносит вещь в организацию, отдаёт директору. Тот говорит «спасибо», и на этом отношения с гражданином Ивановым у организации заканчиваются. А потом – или директор вместе с бухгалтером увольняются, или Иванов уезжает в другой город. Проходит время, всё забывается, а задолженность Иванова теряется в общей куче других задолженностей. И висит, висит

Какую же мораль можно в итоге извлечь из рассмотренных ситуаций? Крайне банальную – нужно неукоснительно соблюдать порядок проведения и документального оформления наличных расчётов. Это ведь несложно! И не надо отговариваться стандартным – «Нет времени!». Все же люди взрослые, и прекрасно понимают, что данное выражение имеет, помимо буквального, и иное (зачастую – более точное) значение – «Не хочу и не буду делать, потому что не хочется!».