Образец заполнения РКО в подотчет

Размер шрифта:

Возмещение расходов подотчетному лицу осуществляется на основании расходного кассового ордера (РКО). В статье предложен порядок заполнения данного документа и приведен образец заполнения РКО в подотчет.

Обязанность заполнения РКО при выдаче денег в подотчет на нужды, связанные с ведением деятельности юрлица или ИП, установлена пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Выдача денег оформляется приказом руководителя или на основании заявления лица, на которое возлагается обязанность осуществить какие-либо расходы для организации. В этих документах указываются цель выдачи наличных, сумма, срок, на который они выдаются, подпись руководителя и дата выдачи.

С 01.06.2014 ИП не обязаны оформлять кассовые документы, в том числе и РКО (пп. 4.1 п. 4 Указания). Однако, для документального подтверждения выдачи денег и получения их подотчетником путем проставления подписи целесообразно пользоваться установленной формой.

Образец заполнения расходного кассового ордера в подотчет

1. Шапка документа содержит два кода:

ОКУД 0310002 — данный код, в соответствии с Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299, соответствует коду документации по учету кассовых операций и непосредственно форме «расходный кассовый ордер» КО-2;
ОКПО — присвоение организации данного кода регулируется приказом Росстата от 29.03.2017 № 211 и осуществляется органами статистики на основании данных регистрирующих органов об организации или ИП. Какой код ОКПО присвоен предприятию, можно узнать на сайте http://statreg.gks.ru. Также сайт позволяет распечатать сведения в виде уведомления.

Две строки: организация и структурное подразделение. Специальных требований по их заполнению нет. Наименование предприятия можно указывать как в сокращенном, так и в полном виде. Строка «Структурное подразделение» заполняется при наличии таковых в организации

2. Номер и дату ордера проставляем в соответствии с порядковым номером и текущей датой регистрации его в журнале ведения кассовых операций (КО-3). Нумерация кассовых документов осуществляется с начала каждого календарного года. Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.

3. Информация в графах:

код структурного подразделения, как и в шапке, заполняется при наличии таких подразделений в организации. В частности, указывается подразделение, из бюджета которого осуществляется расходование наличных по данному РКО;
счета бухгалтерского учета: по дебету указывается счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», кредит счета 50 «Касса»;
сумма указывается цифрами в рублях и копейках.

4. Строки, заполняемые организацией:

«Выдать»: указывается Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже, которому выдаются деньги;
«Основание»: прописываем основание для выдачи наличных;
«Сумма»: прописью пишется сумма, указанная в графе РКО. Рубли пишутся с заглавной буквы с начала строки, копейки указываются цифрами;
«Приложение»: перечисляются документы и их реквизиты, на основании которых выдаются наличные (приказ руководителя, заявление сотрудника с согласием руководителя на выдачу);
«Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» предназначены для подписи, соответственно, руководителем и главбухом.

5. Строки, заполняемые подотчетным лицом:

«Получил»: подотчетник прописью пишет сумму, которую ему выдали по РКО: рубли пишутся с заглавной буквы с начала строки, копейки указываются цифрами. Под суммой он ставит свою подпись и дату получения денег;
«По»: подотчетник прописывает наименование и реквизиты документа, удостоверяющего его личность. Может быть заполнена сотрудником, который осуществляет выдачу наличных.

5. Строка «Выдал» заполняется лицом, осуществившим выдачу денежных средств: Ф.И.О. и подпись. Строка заполняется после выдачи наличных.

РКО может заполняться как от руки, так и автоматизированно с помощью применения специальных бухгалтерских программ.