Важно
Выпустили новые указания по заполнению формы № П-4 
Мы давно перешли на электронную отчетность — заключили договор с оператором ЭДО и отправляем все формы по ТКС. Раньше для этого хватало обычной доверенности, которую директор выдавал нашему главбуху. Но теперь нужна МЧД. Мы узнали у разработчиков, как ее сформировать и как использовать для отправки отчетов через 1С.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Машиночитаемая доверенность нужна для электронного подписания документов вместо руководителя.
- Ее создают в электронном виде и формат, который читается программами.
- МЧД можно сделать через 1С, используя единый формат ФНС.
- Сначала надо получить электронную подпись (КЭП) и зарегистрировать ее.
- Для использования МЧД в 1С нужно добавить ее в учетную запись компании.
Как и где искать машиночитаемую доверенность для отправки отчетности в 1С
Машиночитаемую доверенность формируют в электронном виде и в формате, понятном компьютеру. По аналогии с бумажной, МЧД применяют, когда документы и отчеты подписывает не руководитель, а его представитель. Но в отличие от бумаги, машиночитаемая доверенность потребуется для электронного документооборота.
Надо знать: для чего нужна машиночитаемая доверенность
Сервисы по формированию МЧД запустили и ФНС, и СФР. У Росстата своего сервиса нет, но мы используем единую доверку, которую создали в 1С. Ее же применяем для обмена документами с контрагентами. Есть и другие способы создания МЧД: на Госуслугах, через операторов ЭДО, на сайтах госорганов. Но в нашем случае МЧД из 1С заменяет все остальные сервисы: создавать новые и дублировать доверенности нам не надо.
С 1 сентября 2024 года удостоверяющие центры оформляют только УКЭП физлиц, которые они вправе использовать и для рабочих целей. Чтобы сотрудник смог подписывать рабочие документы такой КЭП, ему понадобится машиночитаемая доверенность.
Итак, мы работаем с МЧД от 1С. Найти в системе и загрузить доверенность в 1С вы сможете, только если создавали доверку в распределенном реестре ФНС. Для этого в списке машиночитаемых доверенностей нажмите «Еще» и загрузите нужную из реестра.
Кроме того, вы сможете сами создать МЧД в 1С. Далее расскажу, как это сделать.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что нужно знать об электронной подписи. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как создать и настроить машиночитаемую доверенность для отчетности в 1С
Первое, что надо сделать, — определить сотрудников, которые подписывают и сдают отчетность. Этим работникам надо получить в аккредитованном удостоверяющем центре КЭП физлиц. Напоминаем, что в такой электронной подписи указывают только сведения о физическом лице без привязки к организации.
Затем доверитель (это директор вашей организации или ИП) подает заявление на регистрацию МЧД в распределенном реестре, его еще называют единым хранилищем ФНС. Кроме того, надо зарегистрировать сертификат физлица в учетной записи вашего электронного документооборота. После регистрации заявления и сертификата подписывается и выдается машиночитаемая доверенность. Теперь при подписании документов сертификатом конкретного работника надо каждый раз указывать эту МЧД — выбирать доверку из списка предложенных.
Может пригодиться: как узнать номер МЧД для ее проверки в реестре
А теперь показываем пошаговую инструкцию по созданию МЧД для отчетности в 1С. Такая функция доступна в 1С:Бухгалтерия предприятия после релиза 3.0.120:
Шаг 1. Зайдите в карточку вашей организации в 1С. Нажмите ЭДО. В открывшемся списке выберите МЧД.
Нажмите «Создать».
Шаг 2. Зарегистрируйте новую МЧД — заполните все необходимые сведения в пустых строках. В машиночитаемой, как и в бумажной доверенности, необходимо указать:
- информацию об организации и ее представителе;
- полномочия доверяемого;
- дату выдачи и срок действия документа.
Номер МЧД вы не указываете — он генерируется автоматически. Срок действия — еще один важный реквизит. Мы установили конкретный период действия МЧД — с 1 января по 31 декабря. Но вы сможете указать любой другой период. Еще надо определить передоверие: разрешаете ли вы передавать полномочия по этой доверке или нет. Сами полномочия указываются больше для справки, подробно расписывать их необязательно.
Шаг 3. Подпишите и отправьте заполненную МЧД в распределенный реестр. Как только передадите доверку, ее статус изменится на «Отправлена».
Шаг 4. Подождите пару минут и обновите 1С. Статус машиночитаемой доверки изменится на «Зарегистрирована».
Шаг 5. Теперь надо зарегистрировать машиночитаемую доверку у вашего оператора ЭДО, чтобы доверяемый смог подписывать и отправлять отчетность по ТКС. Добавьте сертификат и доверенность в учетную запись организации в вашем сервисе электронного документооборота. Зайдите в «Администрирование», затем — в «Обмен электронными документами».
Добавьте к действующей учетной записи компании новый сертификат. Привязанная машиночитаемая доверенность появится в строке сертификата физлица.
Подробнее: как сделать машиночитаемую доверенность в 1С
Как использовать машиночитаемую доверенность для отчетности в 1С
Если вы подключили 1С:Отчетность, то сможете направлять отчеты в ФНС, СФР, Росстат и другие органы прямо из рабочей бухгалтерской программы. После регистрации машиночитаемой доверенности и сертификата система учтет нового подписанта — вы сами сможете выбрать нужную доверку при подписании и отправке электронных документов.
К примеру, так отображаются сведения о доверенности для ФНС:
Каждый раз при отправке отчетности в налоговую с МЧД через 1С вы будете видеть информационное сообщение о вашем представителе. Там появятся реквизиты машиночитаемой доверенности и полномочия владельца зарегистрированного сертификата.
При отправке отчетности 1С автоматически сверит подписанный документ с данными сертификата представителя. Если машиночитаемая доверенность «отпала», то сможете прикрепить ее вручную. Для этого выберите нужную из списка зарегистрированных машиночитаемых доверенностей.
После этого система проводит проверку и сопоставляет данные. Если КЭП, сведения о представителе или электронной доверке некорректные, то 1С отправит уведомление.
Проверьте статус сертификата, машиночитаемой доверенности и, при необходимости, внесите исправления. Кроме того, вы сможете настроить электронную подпись и шифрование прямо в системе.
Если есть необходимость, то настройте в 1С возможность подписания отчетности и других электронных документов на сервере.
И обязательно учтите, что в бухгалтерской системе не получится подписать пакет, в котором одновременно лежат документы с возможностью подписания КЭП и без возможности электронного подписания. Функционалом 1С это не предусмотрено. Если попытаетесь подписать такой пакет, то программа отправит предупреждение.
В таком случае разработчики рекомендуют просто разделить документы и сформировать два разных пакета. Те документы, которые позволяют электронное подписание, подпишите КЭП, проверьте подпись и машиночитаемую доверенность и отправьте через 1С:Отчетность в нужное ведомство.
Может пригодиться: как отозвать выданную доверенность
Машиночитаемая доверенность в 1С: вопросы и ответы
-
Что такое МЧД в 1С?
Это электронная доверенность, с помощью которой бухгалтер подписывает документы и отчеты в рабочей учетной системе. С 01.09.2024 работать без МЧД нельзя. Если доверили сотруднику подписание рабочих электронных документов, то ему нужна машинодоверенность — ее прикладывают к отправляемому пакету ЭДО.
-
Можно ли создать МЧД в 1С?
Да, можно. Укажите в доверке все необходимые параметры и подпишите УКЭП руководителя. Но, если хотите подписывать отчетность такой МЧД, обязательно зарегистрируйте ее в сервисе ФНС.
-
Как проверить входящую МЧД в 1С?
Если получили документы от контрагента, то сможете проверить МЧД прямо в учетной системе. Для этого запросите в 1С статус подписи: в открывшемся сообщении увидите, действительна ли машинодоверенность или нет. Точно так же в 1С проверяют и собственную КЭП и машиночитаемую доверенность на исходящих документах.
