Списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности — это отнесение на финансовый результат суммы долга покупателя, возникшего более 3-х лет назад.
Кто и зачем списывает задолженность
Для правомерного отражения списанной дебиторки в составе расходов следует правильно определить дату ее образования. Оформлением списания задолженности по истечении срока исковой давности занимается бухгалтерия. Эта процедура проводится в целях:
- актуализации состояния расчетов с покупателями и другими контрагентами;
- уменьшения налогооблагаемой прибыли на сумму убытков, возникших по причине непогашенного долга.
Срок исковой давности установлен в размере 3-х лет с даты, когда обязательство признано неисполненным (п. 1 ст. 196, ст. 200 ГК РФ).
Пример. ООО «Чайка» заключило контракт с ООО «Беркут» на поставку товаров на сумму 600 000 руб. По условиям договора поставщик (ООО «Беркут») обязуется отгрузить товары в срок до 31.03.2021 или вернуть сумму в размере 600 000 руб., полученную в качестве предоплаты. По состоянию на 01.04.2021 это обязательство не было исполнено. Следовательно, срок исковой давности, после которого можно списывать задолженность, отсчитывается с 01.04.2021.
Какие долги разрешено списать
В п. 2 ст. 266 НК приводится определение безнадежного долга. Долги, нереальные ко взысканию, — это не только дебиторка с истекшим сроком исковой давности, но и долги компаний, исключенных из ЕГРЮЛ. Кроме того, предприятие вправе списывать не только долги покупателей и заказчиков, но и кредиторскую задолженность.
Например, списание задолженности по выплате дохода учредителям в связи с истечением срока исковой давности производится на основании распорядительного документа, подписанного руководителем. Наряду с этим сумма невостребованных дивидендов восстанавливается. На финансовый результат такая операция не повлияет, но увеличит чистую прибыль.
При возникновении форс-мажора допускается прерывание периода исковой давности, если такая ситуация возникла в последние полгода течения этого срока (ст. 202, 203 ГК РФ). Тогда отсчет начинается заново, но он не превышает 10 лет с даты образования долга (п. 2 ст. 196 ГК РФ).
Сотрудник бухгалтерии производит списание долга по истечении срока исковой давности после инвентаризации, которую следует проводить ежегодно. Примерный механизм этой процедуры такой:
- Формирование оборотно-сальдовых ведомостей по счетам учета расчетов с покупателями, поставщиками и другими контрагентами.
- Двустороннее подписание актов сверки и проверка соответствия текущей дебиторки и кредиторки датам погашения обязательств по договорам.
- Составление акта по форме ИНВ17.
- Определение сомнительных сумм.
- Формирование резерва.
Таким образом, к документам, подтверждающим образование долга, относятся:
- договор поставки;
- товарная накладная, ТТН, акт выполненных работ;
- акт сверки.
Этот комплект следует представить в суд при возникновении разногласий с контрагентом. Дополнительно прикладываются копии платежных поручений или приходных кассовых ордеров, подтверждающих частичное погашение задолженности.
Как оформить списание дебиторской задолженности
Шаг 1. Приказ о проведении инвентаризации подписывается руководителем организации. После этого создается специальная комиссия, куда входят руководитель, бухгалтер и другие сотрудники, отвечающие за документооборот с контрагентами. Например, менеджер отдела продаж, на которого возложена обязанность по предоставлению актов сверки от покупателей, или специалист по контролю дебиторской задолженности.
Шаг 2. Комиссия определяет, какая задолженность относится к сомнительной. Если приказом об учетной политике предусмотрено формирование резервов по сомнительным долгам — эти суммы включаются в резерв.
Шаг 3. Оформляется акт по форме ИНВ17, который выглядит так:
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Шаг 4. Бухгалтерия делает проводки по списанию дебиторской задолженности с истекшим сроком давности после получения распорядительного документа от руководителя.
Как отразить списание в бухгалтерском и налоговом учете
Бухгалтерские проводки по списанию дебиторской задолженности в связи с невозможностью взыскания различаются в зависимости от того, формировала ли компания резерв сомнительных долгов:
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Сумма долга включена в состав внереализационных расходов в полном размере | 91 | 62, 60, 76 |
| Резерв создан: | ||
| Списание в пределах резерва | 63 | 62, 60, 76 |
| Списание сверх резерва | 91 | 62, 60, 76 |
| Отражение списанного долга на забалансовом счете | 007 | — |
| Получение оплаты суммы, списанной ранее | 50 (51) | 62, 60, 76 |
| Включение во внереализационные доходы суммы списанной дебиторки | 62, 60, 76 | 91 |
| Списание оплаченной суммы с забалансового счета | — | 007 |
На забалансовом счете списанный долг учитывается в течение 5 лет. Это делается в целях идентификации списанной суммы, если дебитор исполнит обязательства по оплате полностью или частично.
Сомнительный долг и задолженность, по которой истек срок исковой давности — разные понятия. К сомнительным долгам относятся:
- суммы непогашенных обязательств контрагентов, находящихся в процессе ликвидации или на стадии банкротства;
- задолженность контрагентов, по которым не было движения в течение длительного периода (например, года);
- непогашенные обязательства дебиторов, с которыми потерян контакт (телефоны не отвечают, по юридическому адресу компания не находится и др.).
При этом с момента возникновения обязательства прошло менее трех лет.
Таким образом, отнесение дебиторской задолженности к сомнительной находится в компетенции инвентаризационной комиссии.
Пунктом 7 статьи 272 НК установлен порядок, как списать задолженность по истечении 3 лет в налоговом учете. Суммы, отраженные в гр. 6 акта ИНВ17, включаются в состав внереализационных расходов отчетного периода, в котором истек срок исковой давности (письма Минфина от 16.02.2021 №03-03-06/2/10482, от 13.01.2020 №03-03-06/1/569). Операция оформляется бухгалтерской справкой.
Убытки от списания задолженности отражаются по стр. 302 Приложения 2 к Листу 02 декларации по налогу на прибыль. Форма декларации утверждена Приложением 1 к Приказу ФНС №ММВ-7-3/475@ от 23.09.2019 (в ред. Приказа ФНС №ЕД-7-3/655@ от 11.09.2020).
Для спецрежимов включение списанной дебиторки с истекшим сроком давности в состав расходов не предусмотрено.
Дополнительно: срок исковой давности при банкротстве
