Инструкция: заполняем инвентарную карточку учета ОС

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Инвентарные карточки помогают предприятиям следить за основными средствами.
2. Основные средства — это важные вещи, которые помогают работать, например, машины или компьютеры.
3. Каждое предприятие решает, что считать основным средством, и это записывается в учетной политике.
4. Форма ОС-6 используется для учета таких средств, и предприятие может разработать ее самостоятельно.
5. Заполнение карточки включает в себя десять шагов, от указания названия организации до подписания лицом, ответственным за учет.

Что относится к ОС

Основные средства — это активы предприятия, которые используются в предпринимательской деятельности. Простыми словами, это то, что помогает предприятию, например, производить продукцию и проводить сопровождающие операции: производственные станки, компьютеры, гидравлические тележки или стреппинг-машины и т.д. С 2022 г. вступило в действие новое ФСБУ 6/2020, утвержденный Приказом Минфина России № 204н от 17.09.2020. В нем выделены признаки основных средств:

• материально-вещественная форма (предмет, который возможно потрогать);
• используется в ходе обычной деятельности предприятия, связан с продажей (принтеры, упаковочные машины, компьютеры, стеллажи и т.д.), производством (производственное оборудование и т.д.), выполнением услуг (заточной станок, если компания оказывает услуги по заточке пил) и т.д. (пп. «б» п. 4 приложения № 1 к Приказу № 204н);
• используется более 12 месяцев;
• приносит предприятию доход в будущем.

ФСБУ 6/2020 разрешило предприятиям самостоятельно определять, что для них составляет основное средство, больше нет жесткого стоимостного лимита.

Например, в учетной политике пропишите, что на балансе учитываются предметы стоимостью выше 40 000 рублей, или уравняйте налоговый и бухгалтерский учет, сделав стоимость равной 100 000 рублей. Всё, что ниже лимита, учитывайте как малоценку или запасы (Письма Минфина России от 04.04.2022 № 07-01-09/28046, от 15.12.2021 № 07-01-09/102450).

Под признаки основного средства подходит и спецодежда. Ее стоимость может составлять 2000 рублей (обычная спецодежда), а бывает и 100 000 рублей (костюм пожарного). Каждое предприятие самостоятельно решает, учитывать ее в составе основных средств или нет.

Когда основное средство поступает в организацию, бухгалтер формирует комплект документов, например:

• акт ОС-1 о приеме-передаче объекта ОС;
• акт ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта ОС», например, открывает инвентарные карты на здание котельной предприятия;
• издает приказ, в котором определяет срок полезного использования, амортизационную группу, материально ответственное лицо, присваивает инвентарный номер и т.д.;
• прикладывает к актам ОС-1 и ОС-6 копии документов, на основании которых ОС появилось на предприятии (накладная, договор, руководство по эксплуатации с основными техническими характеристиками и т.д.).

Подробнее: как заполнить акт по форме ОС-1

Зачем нужны инвентарные карточки

Инвентарные карточки открывают для каждого ОС на предприятии с целью контроля за состоянием ОС, его перемещением, ремонтом, переоценкой, выбытием и т.д. Организации обязаны вести аналитический учет ОС. С этой целью и открывают ОС-6.

Обратите внимание: законодательство разрешает использовать самостоятельно разработанные формы вместо унифицированных, не забудьте включить их в состав учетной политики. Например, вы можете самостоятельно разработать инвентарную карту котлов и пользоваться той, которая удобнее на вашем предприятии.

Какая форма используется для учета ОС

Большинство предприятий для открытия инвентарной карточки используют форму ОС-6 в 2024 году, утвержденную постановлением Госкомстата № 7 от 21.01.2003 по форме ОКУД 0306005.

Основное средство вправе учитывать отдельно или в составе комплекса (нескольких частей).

Приведем пример — персональный компьютер или ноутбук. Персональный компьютер состоит из нескольких частей: системный блок, монитор, клавиатура, мышка, провода, бесперебойник и т.д. Если вы поставите монитор и клавиатуру, то ОС не сможет работать. Форму ОС-6 организация вправе заполнить на одно ОС — персональный компьютер. Но, перед тем как это делать, подумайте: если сломается монитор, то как вывести его из состава ОС и добавить новый.

С 2022 года ФСБУ 6/2020 позволило учитывать значимые для компании составные части, в нашем случае — монитор как отдельное ОС, даже если его стоимость ниже привычного всем лимита в 40 000 рублей. Назначение персонального компьютера или назначение ноутбука для инвентарной карточки — это участие в общей системе организации, осуществление вспомогательных процессов учета и т.д.

Читайте также: как определить стоимость основных средств

Как заполнить инвентарную карточку

Пошаговая инструкция по заполнению ОС-6.

Шаг 1

Заполните наименование организации, номер формы по ОКУД 0306005 (если карточка выводится из учетной программы, номер формы встанет автоматически), код организации по ОКПО, а также наименование структурного подразделения, где хранится объект ОС и его код по классификатору ОКОФ.

Например, в инвентарной карте бульдозера укажите следующие значения по ОКОФ в зависимости от его типа (на гусеничных тракторах, с поворотным отвалом, на колесных тракторах и т.д.):

• 330.28.92.2;
• 330.28.92.21;
• 330.28.92.21.110;
• 330.28.92.21.120;
• 330.28.92.28;
• 330.28.92.28.110;
• 330.28.92.28.120.

Шаг 2

Укажите номер ОС-6, дату его составления, наименование объекта (серию, тип постройки или модель, марку). Определитесь с амортизационной группой, впишите данные паспорта при его наличии, заводской номер ОС, инвентарный номер, присвоенный организацией, дату принятия к бухгалтерскому учету, а при списании с учета — дату списания. Укажите счет с субсчетом, на котором числится объект после приемки.

Необходимость заполнения инвентарной карточки на кровать в большинстве организаций отсутствует, если кровать является объектом основных средств, например, в гостиничных комплексах или в дошкольных учреждениях, организация вправе включить ее в состав ОС и оформить необходимую документацию. Стоимость кровати сравнительно невысокая, но для части компаний это прямой объект ОС.

Шаг 3

Отразите в ОС-6 место нахождения объекта и организацию-изготовителя.

Шаг 4

В разделе 1 карточки впишите дату выпуска или постройки, капремонта или модернизации, реконструкции, информацию о документе ввода в эксплуатацию, фактический срок эксплуатации, сумму начисленной амортизации и его остаточную стоимость.

Шаг 5

В разделе 2 отражается первоначальная стоимость на дату принятия к учету и указывается установленный компанией срок полезного использования.

Шаг 6

В разделе 3 отражается информация о переоценке объекта. ФСБУ 6/2020 позволяет компаниям не производить переоценку, но информация о выбранном способе учета обязательно отражается в учетной политике. Если компания проводит переоценку объектов, то указывается дата, коэффициент пересчета, восстановительная стоимость.

Шаг 7

В разделе 4 указываются данные о приемке, внутренних перемещениях (из цеха в цех, например), остаточная стоимость и лицо, ответственное за хранение.

Шаг 8

На оборотной стороне формы в разделе 5 отразите при наличии информацию об изменении первоначальной стоимости объекта. А в разделе 6 произведенные затраты на ремонт (капитальный, текущий), с суммой затрат.

Шаг 9

В разделе 7 отражается информация об индивидуальных характеристиках объекта: например, из чего состоит персональный компьютер (монитор, мышь, фильтр, бесперебойник и т.д.), содержатся ли в нем драгоценные или полудрагоценные металлы, камни и их масса. В разделе описываются и конструктивные элементы, признаки, характеризующие объект, и его качественные, количественные характеристики.

Шаг 10

Карточку подписывает лицо, ответственное за ее ведение.

На печать выводят один экземпляр, который хранится в бухгалтерии (или у иного ответственного лица). Удобнее хранить комплект документов на объекте вместе (ОС-1, ОС-6, копии документов, приказ и иная техинформация).

Вот пример заполненной инвентарной карточки ОС-6 на промышленные секционные ворота (минимальные необходимые данные).

При приобретении нежилого помещения, компания обязана оформить инвентарную карточку, например, по форме ОС-6. В состав нежилого помещения иногда входит не только административное здание, но и производственный цех. Вот пример заполнения:

Например, НКО приобрело камеру для съемки проводимых мероприятий и изготовления социальной рекламы. Вот пример ОС-6 на видеокамеру: