Нельзя сказать, что «Персонифицированные сведения» (ПС) — совсем уж незнакомый отчет. До 2023 года сдавалась форма СЗВ-М, которую он заменил. Другое дело, что СЗВ-М направлялась в ныне упраздненный Пенсионный Фонд России, тогда как ПС сдается в налоговую инспекцию. В связи со сменой получателя отчета изменилась и мера ответственности за его неподачу.
Коротко о главном: 5 пунктов
- Персонифицированные сведения нужны для своевременной выплаты соцпособий.
- Работодатели обязаны подавать отчет ежемесячно на каждого сотрудника.
- Срок подачи — до 25-го числа следующего месяца.
- За несданный отчет можно получить штраф в 200 рублей за каждый документ.
- Ошибки в отчете можно и нужно исправить до проверки налоговой.
Зачем нужен отчет по персонифицированным сведениям
Этот риторический вопрос задают многие коллеги. Действительно, сведения, указываемые в ПС, дублируются и в расчете страховых взносов (РСВ), и в справках 2-НДФЛ.
Однако, РСВ сдаются ежеквартально, а 2-НДФЛ, именуемая ныне попросту «Справка о доходах и суммах налога физического лица», и вовсе входит только в состав годовой отчетности.
Кроме того, в СЗВ-М содержались лишь регистрационные данные физического лица — Ф.И.О., ИНН и СНИЛС. Персонифицированные же сведения — ежемесячная форма, из которой ФНС получает информацию и о доходах физлиц, а затем передает ее во вновь созданный Социальный фонд России (СФР).
Зачем? На этот вопрос ФНС отвечает на своем сайте в разделе «Деятельность ФНС России»: дело в том, что право на получение ряда социальных выплат напрямую зависит от дохода физического лица. Чтобы оперативно решать вопросы о назначении таких выплат, СФР нуждается в столь же оперативной информации. Ее получение и обеспечивает новый отчет.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие штрафы полагаются за налоговые и бухгалтерские правонарушения. Используйте эти инструкции бесплатно.
Кто и когда обязан подавать отчет по персонифицированным сведениям
Форма утверждена Приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/8782@ и имеет код по КНД 1151162. Ее обязаны предоставлять все работодатели по сотрудникам, на доход которых начисляются страховые взносы. Обособленные подразделения сдают отчет в ИФНС по месту своей регистрации, если самостоятельно начисляют заработную плату сотрудникам ОП. На каждого работника заполняется отдельный лист.
На заметку: как сдавать отчетность по обособленному подразделению
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Если работнику в отчетном месяце доход не начислялся, все равно включите его в отчет, останется незаполненной только строка 070. Предприятия бывают разные. Бывают и такие, где числится один директор, и заработная плата ему не выплачивается. Тем не менее, ПС надо сдать.
Не формируют персонифицированные сведения только ИП без сотрудников.
Как поступить при обнаружении ошибки в сданном отчете? Порядок исправления некорректных данных зависит от того, когда неточность обнаружена — до предоставления РСВ за соответствующий квартал или после этого события.
Если РСВ содержит верные данные и уже направлена в ФНС, корректировать персонифицированные сведения не надо. Смысла в этом нет никакого. РСВ является приоритетным для ФНС документом, сведения о доходе физического лица для передачи их в СФР налоговики возьмут из него.
Если РСВ еще не сдан, то корректировку персонифицированных сведений направить ничто не мешает. Оформить ее следует так:
- на титульном листе укажите номер корректировки;
- заполните персонифицированные сведения только по тем сотрудникам, в ПС которых допущена ошибка;
- перед направлением верных данных следует аннулировать ошибочные.
Обратите внимание: в строке 010 проставлена цифра «1». Это и есть признак аннулирования. Если сведения были направлены ошибочно, а в действительности дохода у сотрудника за текущий месяц не было, то в строке 070 проставляют «0.00», как в нашем примере.
Если доход был, но указан неверно, то надо заполнить строки 020-060 так же, как и в первичном документе, а в строке 070 проставить верную сумму. Строку 010 не заполняйте.
При ошибке в данных физического лица (Ф.И.О., ИНН, СНИЛС) в аннулирующем ПС заполняют строку 010, повторяют неверные сведения из первичного отчета, а в строке 070 проставляют прочерки. Одновременно формируются персонифицированные сведения с корректными данными, строка 010 этого листа остается незаполненной.
Срок предоставления персонифицированных сведений установлен п. 7 ст. 431 НК РФ — это 25-ое число следующего за отчетным месяца. В случае попадания 25-го числа на выходной или праздничный день, действует стандартное правило переноса срока: ПС необходимо направить в ФНС не позднее первого рабочего дня после выходных или праздников.
При этом налоговая служба указывает, что за последний месяц квартала персонифицированные сведения сдавать необязательно, т. к. необходимые данные содержатся в расчете страховых взносов (РСВ) — письмо ФНС от 28.03.2023 № БС-4-11/3700@.
Как налоговая штрафует за несданный персонифицированный отчет
Отчет по ПС не относится к налоговым отчетам — это не расчет и не декларация. Однако, ФНС не забудет оштрафовать работодателя по п. 1 ст. 126 НК РФ за непредоставление отчета в срок. Сумма штрафа — 200 рублей за каждый документ. Не исключен и административный штраф, налагаемый на должностное лицо (или ИП) по ст. 15.6 КоАП РФ. Здесь сумма колеблется в пределах 300-500 рублей.
Однако, налоговая служба указывает, что работодатель обязан вовремя предоставить персонифицированный отчет не корысти ради, то бишь не из-за угрозы штрафа, а ради соблюдения интересов сотрудников. Дабы им своевременно и в полном объеме были выплачены полагающиеся социальные пособия.
За допущенные в отчете по ПС ошибки и вовсе не предусмотрено штрафных санкций. Однако, не следует забывать, что налоговая вправе запросить пояснения, если обнаружит нарушение контрольных соотношений в отчете. Напомним, контрольные соотношения указаны в письме ФНС от 15.03.2023 № БС-4-11/2952@. Так что ошибки лучше исправить до того, как их обнаружат налоговики. Впрочем, это правило распространяется на все отчеты, расчеты и декларации.
Подробнее: какой штраф за несвоевременную подачу персонифицированных сведений
