Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля

Размер шрифта:

Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя или организации требуется, чтобы подтвердить цель поездки, расходы на ГСМ, график работы и зарплату водителя. При необходимости документ вправе потребовать инспекторы ГИБДД, Роструда, ФНС и за нарушения оштрафовать. Чтобы этого не произошло, важно правильно его заполнить. Я расскажу подробно, как это сделать.

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

  1. Путевой лист нужен для контроля работы водителя и грузовика.
  2. В него записывают данные о километрах, топливе и зарплате водителя.
  3. Организации могут создать свой бланк путевки и утвердить его.
  4. Есть два основных типа этих документов: 4-С и 4-П.
  5. Путевку можно оформить на бумаге или в электронном виде.

Для организаций и индивидуальных предпринимателей, занимающихся перевозкой грузов, основными документами являются путевые листы для грузовых автомобилей, или, как их еще часто называют, путевки. Наряду с товарно-транспортными накладными на перевозимые грузы, путевка — это документ первичного учета, определяющий показатели работы каждого транспортного средства (ТС). Он нужен организации для учета и контроля работы водителя и грузовика.

Данные из путевого листа грузового автомобиля необходимы для учета:

  • пройденных грузовым автомобилем километров;
  • расхода топлива;
  • режима работы;
  • начисления заработной платы водителю;
  • для расчетов с заказчиками за выполненные перевозки.

Нормативным актом не утвердили обязательной формы путевых листов грузовика. Бланк разрешено разработать в компании самостоятельно и утвердить в учетной политике. В качестве основы широко используют унифицированные бланки путевого листа, утвержденные постановлением Госкомстата РФ № 78 от 28.11.1997. Чаще всего это формы № 4-С и 4-П.

ВАЖНО!
Унифицированные формы Госкомстата допускается взять за основу и доработать в соответствии со спецификой предприятия, но обязательно с учетом требований Приказа Минтранса № 390 от 28.09.2022, в котором перечислены обязательные реквизиты. Затем эти бланки утвердить в учетной политике предприятия.

4-П, 4-С: путевые листы грузового автомобиля

Путевой лист для грузоперевозок — это форма № 4-П. Постановлением Госкомстата утверждена не только форма, но указания по ее заполнению и практическому применению. Эта форма применяется при условии оплаты работы по повременному тарифу и при выполнении перевозок грузов нескольким заказчикам в течение одной смены работника.

Существует дополнительный бланк — форма № 4-С, который применяется при сдельной форме оплаты работы ТС. Принцип заполнения у этих бланков практически одинаков, за исключением некоторых незначительных нюансов.

Все эти формы с 01.01.2013 не являются обязательными к применению, как и остальные формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Но это не исключает возможности их применения. При желании организация или ИП разрабатывают собственный бланк, и это не является нарушением.

ВАЖНО!
Главное условие — применяемая форма путевки грузового автомобиля и правила ее оформления утверждаются приказом руководителя организации и прописываются в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета, чтобы ни у кого не возникало вопроса, как правильно заполнить путевку в том или ином случае.

В 2025 году, как и в 2024-м, за компаниями (ИП) пока сохраняется возможность выбора, какой формат путевых листов грузового автомобиля заполнять — бумажный или электронный (п. 9 порядка из Приказа Минтранса № 390). Выбранный вариант новой формы путевого листа грузового автомобиля в 2025 году надо закрепить в учетной политике.

ВАЖНО!
Сам электронный формат ПЛ ввели ранее Приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. Его вправе использовать все юрлица и ИП, которые выберут электронный вариант.

Скачайте бесплатно образцы от экспертов КонсультантПлюс:

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля 2025 г.

Заполняет путевой лист грузового автомобиля любое уполномоченное лицо из организации, которой принадлежит или эксплуатируется транспортное средство. Это — специальный диспетчер, бухгалтер или даже руководитель. Получить путевой лист водителю грузового автомобиля разрешено только после того, как он сдал предыдущий, строго под расписку. Для учета выданных и сданных первичных документов раньше использовали специальный журнал, но с марта 2023 года он стал необязательным.

Подробнее об этом: как вести журнал учета путевых листов

В оформлении путевки грузового автомобиля в 2025 году нововведений нет. Заполняем аналогично, как и в 2024 г. Но важно: при заполнении самостоятельно разработанного бланка необходимо учитывать, что он является полноценным документом первичного учета только в том случае, если в нем будут присутствовать реквизиты, предусмотренные ч. 3 ст. 6 ФЗ № 259 от 08.11.2007 и в Приказе Минтранса № 390 от 28.09.2022. К ним относятся:

  • наименование, номер и дата оформления документа (этот реквизит не всегда обязателен, а только если путевой лист используется в бухгалтерских и/или налоговых целях);
  • сведения о сроке его действия;
  • данные о компании или ИП, которые оформили документ: название (или ФИО для ИП), адрес, телефон и иные реквизиты;
  • сведения о грузовом автомобиле: тип, марка, модель, госномер (в виде, аналогичном, как в ПТС), показания одометра;
  • данные водителя (ФИО, СНИЛС, серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения, дата и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра);
  • дата и время выезда и возвращения на место;
  • вид перевозки (перевозка грузов, пассажиров, для собственных нужд и т. д.);
  • вид сообщения (городское, междугородное);
  • данные и подпись лица, оформившего путевку.

С февраля 2017 года на титульной части бланка больше не надо проставлять круглую печать тем организациям, которые работают без нее.

Позже ввели новый пункт об обязательном указании даты и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства, а не только медосмотра его водителя. Эти данные проставляет специалист, который непосредственно провел контроль, и заверяет их своей подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

С 2020 года уполномоченных лиц обязали снимать показания одометра (время и дату) при заезде и выезде с парковки (парковочного места), а не с гаража. Контролеры не обязаны ставить штампы при проведении предрейсового или предсменного осмотра, достаточно ФИО и личной подписи.

С сентября 2023 Приказом Минтранса № 159 от 05.05.2023 в путевой лист требуется вносить сведения о СНИЛС водителя и номер водительского удостоверения.

Итак, любая из трех вышеперечисленных форм путевки грузового автомобиля состоит из двух листов и отрывных талонов. Бланк содержит такие разделы:

  • реквизиты организации или ИП, дату и номер выдачи, сведения о транспортном средстве и его водителе;
  • данные о работе автомобиля;
  • информацию о движении горючего (заправка, расход и остаток), которые указывают как на начало и конец смены, так и после каждой поездки;
  • задание водителю;
  • список ответственных за автомобиль лиц;
  • последовательность выполнения задания;
  • результаты работы ТС и прицепов;
  • данные о техническом осмотре и состоянии ТС;
  • данные о медосмотре.

Отрывные талоны подлежат заполнению заказчиком и являются основанием для выставления владельцем ТС счета за оказанные услуги. К счету прикладываются такие отрывные талоны.

Образец бланка путевки грузового авто на основе формы 4-С:

Образец бланка путевки грузового авто на основе формы 4-П:

Правила и образец заполнения путевого листа по форме 4-П

Путевки оформляют до начала выполнения рейса, если его длительность превышает рабочую смену, или до начала первого рейса, если за одну смену водитель успевает сделать несколько рейсов. В случае оформления нескольких путевок на одно ТС (если им пользуется несколько работников) дату, время и показания одометра вносят в документы следующим образом в:

  • путевку на первый выезд — данные при выезде ТС с парковки;
  • путевку на второй выезд — данные при заезде ТС на парковку.

Рассмотрим, как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля. В нем записывают данные о дате выезда грузовика и тип задания:

  • командировку;
  • работу по графику;
  • работу в выходные или праздничные дни;
  • колонну;
  • бригаду и т.п.

Обязательным условием является точная информация о грузовом авто и его водителе: надо вписать регистрационный номер, марку и гаражный номер ТС, данные на прицеп, если он используется, ФИО водителя, его СНИЛС и сведения о его удостоверении. Рассмотрим детально пример заполнения доработанного путевого листа грузового автомобиля по форме 4-П. Сначала заполняем сведения о водителе и грузовом авто:

Графа «Задания водителю» содержит адреса и названия заказчиков. Затем указываем расстояние до каждого пункта назначения и отмечаем количество рейсов. В конце проставляем время прибытия и убытия грузового автомобиля.

Раздел о движении горючего содержит поля для заполнения марки горючего, кода этой марки, остатка горючего при выезде и возвращении, времени работы двигателя ТС и специального оборудования, которое на нем установлено. Обязательно вписываем коэффициент изменения нормы расхода топлива, если ТС эксплуатируется в особых условиях (например, в мороз). Все заполненные графы заверяются подписями ответственных лиц.

Вам также пригодится образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Путевые листы хранятся в бухгалтерии у владельца или арендатора транспорта. На основе путевых листов ведется учет работы автомобиля, поэтому их желательно хранить вместе с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки. Принимает путевки у водителей механик или диспетчер. Если произошли какие-то поломки, то в графу «Отметки» такое уполномоченное лицо вносит информацию о произведенном ремонте, его стоимости и запасных частях, которые были использованы. На основании этих данных бухгалтерия, куда обязательно подлежит сдаче путевка, должна рассчитать зарплату и затраты на эксплуатацию ТС.

Подробнее: сколько должны храниться путевые листы в организации

Как отразить в путевке грузового авто новые требования к содержанию

Соблюдаем основные требования к содержанию путевок: указываем сведения об оформителе. Если это компания, то в форме указываются не только название, адрес и телефон организации, но и ее ОГРН. Если это ИП, то пишем ФИО предпринимателя, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРНИП.

Обязательно проставляем сведения о транспорте: тип автомобиля, марка, модель, госномер. Затем ставим отметки о прохождении медицинского контроля. Водителя проверяет врач (указывается дата проверки), а транспортное средство — механик. О том, что предрейсовый контроль пройден, ставится отметка с датой и временем в путевом листе. Штамп о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотров необязателен. Врач, проводивший осмотр, вправе поставить только дату, ФИО и личную роспись.

ВАЖНО!
Обязательно надо указывать в форме и показания одометра, когда автомобиль выпускают на линию, когда он возвращается и при передаче другому водителю.

Ответственность за ошибки в путевке грузового авто

Путевой лист может проверить сотрудник ГИБДД, остановив транспортное средство. Если документа нет или он неверно оформлен, то инспектор ГИБДД выпишет штраф в соответствии со ст. 12.3, 12.31, 12.31.1, 12.32 КоАП РФ. Размеры штрафов варьируют от 500 до 50 000 рублей в зависимости от того, что это за нарушение и кто его допустил.

Например, если документа нет, то инспектор оштрафует водителя на 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3). Если у перевозчика в путевом листе не указано, что проводились предрейсовый медосмотр или технический контроль, то штраф значительно увеличится: 3000 — для водителя, 5000 — для должностных лиц и 30 000 — для компании (п. 2 и 3 ст. 12.31.1).

За допуск водителя к управлению автомобилем без медосмотра перед рейсом оштрафует и Роструд: должностных лиц и ИП — 15 000–25 000 руб., компании — 110 000–130 000 (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Однако есть и другая опасность, которая исходит от налоговой службы: поскольку путевые листы используются для отчетности по налогам, в случае ошибок в них компании грозят штрафы и пересчет налоговой базы на прибыль. Если водителя за отсутствие путевого листа оштрафуют только на 500 руб., то за аналогичное нарушение бухгалтер получит штраф от ФНС — 5000–10 000 руб. (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ).

Подробнее: как накажут за отсутствие путевого листа

Часто задаваемые вопросы о заполнении путевых листов грузового автомобиля

Дидух Юлия бухгалтер, юрист

В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года