Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя или организации требуется, чтобы подтвердить цель поездки, расходы на ГСМ, график работы и зарплату водителя. При необходимости документ вправе потребовать инспекторы ГИБДД, Роструда, ФНС и за нарушения оштрафовать. Чтобы этого не произошло, важно правильно его заполнить. Я расскажу подробно, как это сделать.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Путевой лист нужен для контроля работы водителя и грузовика.
- В него записывают данные о километрах, топливе и зарплате водителя.
- Организации могут создать свой бланк путевки и утвердить его.
- Есть два основных типа этих документов: 4-С и 4-П.
- Путевку можно оформить на бумаге или в электронном виде.
Для организаций и индивидуальных предпринимателей, занимающихся перевозкой грузов, основными документами являются путевые листы для грузовых автомобилей, или, как их еще часто называют, путевки. Наряду с товарно-транспортными накладными на перевозимые грузы, путевка — это документ первичного учета, определяющий показатели работы каждого транспортного средства (ТС). Он нужен организации для учета и контроля работы водителя и грузовика.
Данные из путевого листа грузового автомобиля необходимы для учета:
- пройденных грузовым автомобилем километров;
- расхода топлива;
- режима работы;
- начисления заработной платы водителю;
- для расчетов с заказчиками за выполненные перевозки.
Нормативным актом не утвердили обязательной формы путевых листов грузовика. Бланк разрешено разработать в компании самостоятельно и утвердить в учетной политике. В качестве основы широко используют унифицированные бланки путевого листа, утвержденные постановлением Госкомстата РФ № 78 от 28.11.1997. Чаще всего это формы № 4-С и 4-П.
4-П, 4-С: путевые листы грузового автомобиля
Путевой лист для грузоперевозок — это форма № 4-П. Постановлением Госкомстата утверждена не только форма, но указания по ее заполнению и практическому применению. Эта форма применяется при условии оплаты работы по повременному тарифу и при выполнении перевозок грузов нескольким заказчикам в течение одной смены работника.
Существует дополнительный бланк — форма № 4-С, который применяется при сдельной форме оплаты работы ТС. Принцип заполнения у этих бланков практически одинаков, за исключением некоторых незначительных нюансов.
Все эти формы с 01.01.2013 не являются обязательными к применению, как и остальные формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Но это не исключает возможности их применения. При желании организация или ИП разрабатывают собственный бланк, и это не является нарушением.
В 2025 году, как и в 2024-м, за компаниями (ИП) пока сохраняется возможность выбора, какой формат путевых листов грузового автомобиля заполнять — бумажный или электронный (п. 9 порядка из Приказа Минтранса № 390). Выбранный вариант новой формы путевого листа грузового автомобиля в 2025 году надо закрепить в учетной политике.
Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля 2025 г.
Заполняет путевой лист грузового автомобиля любое уполномоченное лицо из организации, которой принадлежит или эксплуатируется транспортное средство. Это — специальный диспетчер, бухгалтер или даже руководитель. Получить путевой лист водителю грузового автомобиля разрешено только после того, как он сдал предыдущий, строго под расписку. Для учета выданных и сданных первичных документов раньше использовали специальный журнал, но с марта 2023 года он стал необязательным.
Подробнее об этом: как вести журнал учета путевых листов
В оформлении путевки грузового автомобиля в 2025 году нововведений нет. Заполняем аналогично, как и в 2024 г. Но важно: при заполнении самостоятельно разработанного бланка необходимо учитывать, что он является полноценным документом первичного учета только в том случае, если в нем будут присутствовать реквизиты, предусмотренные ч. 3 ст. 6 ФЗ № 259 от 08.11.2007 и в Приказе Минтранса № 390 от 28.09.2022. К ним относятся:
- наименование, номер и дата оформления документа (этот реквизит не всегда обязателен, а только если путевой лист используется в бухгалтерских и/или налоговых целях);
- сведения о сроке его действия;
- данные о компании или ИП, которые оформили документ: название (или ФИО для ИП), адрес, телефон и иные реквизиты;
- сведения о грузовом автомобиле: тип, марка, модель, госномер (в виде, аналогичном, как в ПТС), показания одометра;
- данные водителя (ФИО, СНИЛС, серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения, дата и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра);
- дата и время выезда и возвращения на место;
- вид перевозки (перевозка грузов, пассажиров, для собственных нужд и т. д.);
- вид сообщения (городское, междугородное);
- данные и подпись лица, оформившего путевку.
С февраля 2017 года на титульной части бланка больше не надо проставлять круглую печать тем организациям, которые работают без нее.
Позже ввели новый пункт об обязательном указании даты и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства, а не только медосмотра его водителя. Эти данные проставляет специалист, который непосредственно провел контроль, и заверяет их своей подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
С 2020 года уполномоченных лиц обязали снимать показания одометра (время и дату) при заезде и выезде с парковки (парковочного места), а не с гаража. Контролеры не обязаны ставить штампы при проведении предрейсового или предсменного осмотра, достаточно ФИО и личной подписи.
С сентября 2023 Приказом Минтранса № 159 от 05.05.2023 в путевой лист требуется вносить сведения о СНИЛС водителя и номер водительского удостоверения.
Итак, любая из трех вышеперечисленных форм путевки грузового автомобиля состоит из двух листов и отрывных талонов. Бланк содержит такие разделы:
- реквизиты организации или ИП, дату и номер выдачи, сведения о транспортном средстве и его водителе;
- данные о работе автомобиля;
- информацию о движении горючего (заправка, расход и остаток), которые указывают как на начало и конец смены, так и после каждой поездки;
- задание водителю;
- список ответственных за автомобиль лиц;
- последовательность выполнения задания;
- результаты работы ТС и прицепов;
- данные о техническом осмотре и состоянии ТС;
- данные о медосмотре.
Отрывные талоны подлежат заполнению заказчиком и являются основанием для выставления владельцем ТС счета за оказанные услуги. К счету прикладываются такие отрывные талоны.
Образец бланка путевки грузового авто на основе формы 4-С:
Образец бланка путевки грузового авто на основе формы 4-П:
Правила и образец заполнения путевого листа по форме 4-П
Путевки оформляют до начала выполнения рейса, если его длительность превышает рабочую смену, или до начала первого рейса, если за одну смену водитель успевает сделать несколько рейсов. В случае оформления нескольких путевок на одно ТС (если им пользуется несколько работников) дату, время и показания одометра вносят в документы следующим образом в:
- путевку на первый выезд — данные при выезде ТС с парковки;
- путевку на второй выезд — данные при заезде ТС на парковку.
Рассмотрим, как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля. В нем записывают данные о дате выезда грузовика и тип задания:
- командировку;
- работу по графику;
- работу в выходные или праздничные дни;
- колонну;
- бригаду и т.п.
Обязательным условием является точная информация о грузовом авто и его водителе: надо вписать регистрационный номер, марку и гаражный номер ТС, данные на прицеп, если он используется, ФИО водителя, его СНИЛС и сведения о его удостоверении. Рассмотрим детально пример заполнения доработанного путевого листа грузового автомобиля по форме 4-П. Сначала заполняем сведения о водителе и грузовом авто:
Графа «Задания водителю» содержит адреса и названия заказчиков. Затем указываем расстояние до каждого пункта назначения и отмечаем количество рейсов. В конце проставляем время прибытия и убытия грузового автомобиля.
Раздел о движении горючего содержит поля для заполнения марки горючего, кода этой марки, остатка горючего при выезде и возвращении, времени работы двигателя ТС и специального оборудования, которое на нем установлено. Обязательно вписываем коэффициент изменения нормы расхода топлива, если ТС эксплуатируется в особых условиях (например, в мороз). Все заполненные графы заверяются подписями ответственных лиц.
Вам также пригодится образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
Путевые листы хранятся в бухгалтерии у владельца или арендатора транспорта. На основе путевых листов ведется учет работы автомобиля, поэтому их желательно хранить вместе с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки. Принимает путевки у водителей механик или диспетчер. Если произошли какие-то поломки, то в графу «Отметки» такое уполномоченное лицо вносит информацию о произведенном ремонте, его стоимости и запасных частях, которые были использованы. На основании этих данных бухгалтерия, куда обязательно подлежит сдаче путевка, должна рассчитать зарплату и затраты на эксплуатацию ТС.
Подробнее: сколько должны храниться путевые листы в организации
Как отразить в путевке грузового авто новые требования к содержанию
Соблюдаем основные требования к содержанию путевок: указываем сведения об оформителе. Если это компания, то в форме указываются не только название, адрес и телефон организации, но и ее ОГРН. Если это ИП, то пишем ФИО предпринимателя, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРНИП.
Обязательно проставляем сведения о транспорте: тип автомобиля, марка, модель, госномер. Затем ставим отметки о прохождении медицинского контроля. Водителя проверяет врач (указывается дата проверки), а транспортное средство — механик. О том, что предрейсовый контроль пройден, ставится отметка с датой и временем в путевом листе. Штамп о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотров необязателен. Врач, проводивший осмотр, вправе поставить только дату, ФИО и личную роспись.
Ответственность за ошибки в путевке грузового авто
Путевой лист может проверить сотрудник ГИБДД, остановив транспортное средство. Если документа нет или он неверно оформлен, то инспектор ГИБДД выпишет штраф в соответствии со ст. 12.3, 12.31, 12.31.1, 12.32 КоАП РФ. Размеры штрафов варьируют от 500 до 50 000 рублей в зависимости от того, что это за нарушение и кто его допустил.
Например, если документа нет, то инспектор оштрафует водителя на 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3). Если у перевозчика в путевом листе не указано, что проводились предрейсовый медосмотр или технический контроль, то штраф значительно увеличится: 3000 — для водителя, 5000 — для должностных лиц и 30 000 — для компании (п. 2 и 3 ст. 12.31.1).
За допуск водителя к управлению автомобилем без медосмотра перед рейсом оштрафует и Роструд: должностных лиц и ИП — 15 000–25 000 руб., компании — 110 000–130 000 (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ).
Однако есть и другая опасность, которая исходит от налоговой службы: поскольку путевые листы используются для отчетности по налогам, в случае ошибок в них компании грозят штрафы и пересчет налоговой базы на прибыль. Если водителя за отсутствие путевого листа оштрафуют только на 500 руб., то за аналогичное нарушение бухгалтер получит штраф от ФНС — 5000–10 000 руб. (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ).
Подробнее: как накажут за отсутствие путевого листа
Часто задаваемые вопросы о заполнении путевых листов грузового автомобиля
-
Что такое путевой лист грузовых автомобилей, и для чего он нужен?
Путевые листы требуются для организаций и ИП, занимающихся перевозкой грузов, чтобы вести учет и контроль работы водителя и грузовика.
-
Какие формы путевого листа грузового автомобиля обязательны для заполнения?
Закон не утвердил обязательного бланка путевого листа для грузового автомобиля, компания вправе разработать его самостоятельно и утвердить в учетной политике.
-
Какую форму брать за основу для грузового автомобиля?
Закон не запрещает брать за основу унифицированные бланки путевого листа для грузового автомобиля, утвержденные постановлением Госкомстата РФ № 78 от 28.11.1997. Чаще всего это формы № 4-С и 4-П. Но их надо доработать по новым требованиям.
-
На какие требования стоит ориентироваться при заполнении путевых листов грузового автомобиля?
Заполнять их надо с учетом требований Приказа Минтранса № 390, в котором перечислены обязательные реквизиты.
-
Обязательно ли переходить на электронный формат путевок грузового автомобиля?
В 2025 году компании вправе выбрать, какой формат заполнять — бумажный или электронный.