Путевой лист — это учетный документ для служебного транспорта. Если владелец машины — организация, то он подтверждает право управления. Если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, — помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- С 1 января 2025 года действуют новые правила оформления путевых листов.
- Теперь нужно указывать больше данных, в том числе прохождение водителем предрейсового контроля.
- Оформлять путевые листы нужно на один рабочий день или смену, а не на месяц.
- Штамп медицинского работника больше не обязателен.
- Без путевки водитель может быть оштрафован на 500 рублей.
Новые правила оформления путевых листов с 01.01.2025
Минтранс РФ официально опубликовал зарегистрированный Минюстом Приказ от 28.09.2022 № 390, которым обновил требования к обязательным реквизитам и порядок заполнения путевых листов.
В приложении к приказу содержатся обновленные правила заполнения путевых листов, заменяющие утвержденные ранее. В путевках обновлены обязательные реквизиты о:
- сроке действия путевого листа;
- лице, оформившем путевой лист;
- транспортном средстве;
- водителе (водителях) транспортного средства;
- виде перевозки;
- виде сообщения.
Из числа обязательных сведений исключены наименование и номер документа. Данные о собственнике (владельце) ТС заменены на сведения о юрлице или ИП, которые оформили путевой лист.
Путевку следует выписывать всегда, а не только при выезде в рейс для перевозки груза или пассажиров. Даже пустой рейс следует оформлять документально по всем правилам.
Журнал учета путевок больше необязателен — организация ведет его по своему усмотрению, допустим бумажный и электронный форматы.
Может пригодиться: как вести журнал учета путевых листов
Для чего нужен документ
Так называемые путевки — это учетные первичные документы, и ведение путевых листов на предприятии обязательно, если организации или индивидуальные предприниматели эксплуатируют автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять формы документов, соответствующие действующим требованиям.
В зависимости от вида транспортных средств (ТС) и области их применения используют разные типы бланков. Отдельные их виды были разработаны для владельцев и арендаторов:
- легковых автомобилей;
- грузовых автомобилей;
- специального транспорта;
- легкового такси;
- грузового такси;
- автобусов общественных и необщего пользования.
Необходимые предпринимателям формы утверждены более двадцати лет назад постановлением Госкомстата № 78 от 28.11.1997. В стандартном виде они неактуальны, потому что за эти годы много раз менялись требования к документам.
Юрлицо (или ИП) должно разработать собственный вариант, в котором учесть все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение собственного измененного бланка указывают в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяют и правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 о бухгалтерском учете.
Форма путевого листа в 2025 г.
Путевой лист ТС необходим при выезде любого транспорта по рабочим целям независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены не только для автотранспортных компаний, но и для всех остальных, он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.
В 2024–2025 гг. таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.
В бланки было внесено несколько важных поправок, изменения в путевых листах с 2025 года:
- Стало больше обязательных реквизитов. Теперь предпринимателям следует вписывать показания одометра при выезде ТС с парковки (места стоянки).
- Диспетчерам надо фиксировать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и заезда на нее.
- Изменился максимальный срок, на который оформляют путевку. Ранее однажды оформленный документ действовал в течение одного месяца. Сейчас так делать нельзя: бумагу оформляют на один рабочий день или одну рабочую смену. Если за это время водитель совершает несколько рейсов, то правилами допускается оформление одного путевого листа до начала первого рейса. Закрыть его разрешено по возвращении водителя на парковку. Оформить путевку на месяц допустимо, если такова продолжительность рейса.
- В ситуациях, когда одним транспортным средством управляют несколько водителей, допускается на каждого из них оформить персональную путевку. Если ПЛ один, то при выезде отметку о контроле технического состояния проставляют только при выезде первого водителя с места стоянки (п. 5 Приказа Минтранса России от 15.01.2021 № 9).
- Разрешили проводить технический контроль ТС либо перед сменой, либо перед рейсом (зависит от ситуации).
- Штамп медицинского работника стал необязательным. Это не значит, что отменили необходимость проходить медицинский осмотр, но медицинскому работнику теперь необязательно подтверждать его штампом. Он вправе написать, что водитель прошел осмотр, указать дату и время осмотра, расписаться. Если в организации штамп имеется, то им можно продолжать пользоваться. Но из-за отсутствия оттиска в путевом листе наказать уже не смогут.
- Необходимо указывать СНИЛС водителя, дату выдачи и номер водительского удостоверения.
Итак, с учетом поправок новые путевые листы 2025 года обязательно включают следующие сведения:
- информацию о владельце автомобиля;
- период действия (срок — один или несколько дней), в течение которого путевой лист разрешено использовать, в формате «число, месяц, год»;
- данные о водителе ТС: ФИО, СНИЛС, дату и номер ВУ, дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра;
- информацию о ТС: тип и модель, в том числе прицепа, если он имеется;
- регистрационный номер;
- показания одометра;
- дату и время выезда и заезда на парковку;
- данные о прохождении технического осмотра перед рейсом (сменой);
- данные о виде перевозки и виде сообщения.
Разрабатывается собственная форма путевого листа легкового автомобиля или другого ТС с учетом всех обязательных реквизитов и необходимых показателей. Применение нового бланка обязательно указывают в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются и правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 о бухгалтерском учете.
Документ заверяется подписями сотрудника, который его оформил, и руководителя организации. Печать можно не проставлять. Форма готовится в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После возвращения из рейса документ возвращается уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию. Осталось выяснить, для чего нужны путевые листы.
Надо знать: как оформить электронный путевой лист
Правильно заполнить путевые листы для легкового и грузового автомобилей поможет инструкция от экспертов КонсультантПлюс. Используйте ее бесплатно, для этого получите доступ по ссылке ниже.
Кому и зачем нужны путевые листы
Путевые листы необходимы организациям для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, то этот документ подтверждает:
- обоснованность рейса;
- законность перевозки груза и пассажиров;
- исправное состояние транспортного средства;
- право водителя управлять ТС.
Статьей 12.3 КоАП РФ (ч. 2) предусмотрен штраф за отсутствие путевого листа на руках у водителя, когда он обязателен, — 500 руб.
Подробнее: ответственность за отсутствие путевого листа
Правила заполнения
Порядок оформления путевых листов установлен Приказом Минтранса № 390 от 28.09.2022. Допустимо учитывать путевые листы в специальном журнале, но это необязательно. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2025 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.
Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях — уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности устанавливают приказом руководителя организации, поскольку тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Но по общему правилу водители обязаны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.
Выписывают путевку на один рейс, один рабочий день или смену. В разработанном бланке может быть предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе происходят различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.
Унифицированный путевый лист имеет несколько разных форм в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация легко сориентировалась и выбрала необходимую для дальнейшей доработки.
Унифицированный бланк путевого листа | Кто и как заполняет |
---|---|
Форма № 3 для легковых автомобилей | Разрешено было применять для оформления рейсов легковых ТС как в специализированных организациях, так и в обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в Письме Росстата № ИУ-09-22/257 от 03.02.2005. |
Форма № 4-с для грузовых автомобилей со сдельной зарплатой водителям |
Форма предназначалась для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок груза от представителей заказчика. Бланк содержит отрывной талон, на основании которого исчисляется зарплата. В форме № 4-п есть возможность указания номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Этот бланк предназначался для двух рейсов в течение одного рабочего дня. Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов. |
Форма № 4-п для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям | |
Форма № 3-спец для специального транспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.) | |
Форма № 4 для легкового такси | В бланке есть поле для записей показаний таксометра. |
Форма № 6 — путевой лист автобуса | Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя. |
Унифицированные путевые листы необходимо привести в соответствие с Приказом Минтранса № 390, скачивайте бланки прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений и вносите изменения самостоятельно.
В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи в ПЛ проверяют на соответствие показателей приборов в автомобиле, таким, как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС обязан завизировать уполномоченный сотрудник (например, механик организации). Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится отметка о медосмотре после рейса.
Подробнее: как выглядит отметка медика в путевом листе
Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять, сколько времени заняла дорога, поставить точное число на каждый документ. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять вручную.
Образец заполнения
Рассмотрим подробно, как заполнять каждое поле на примере формы № 3 (для легкового автомобиля) для организации с учетом требований Минтранса.
Начнем с указания серии, номера и даты документа. Серия и номер — необязательный элемент, поэтому он иногда отсутствует.
Срок действия определяется в зависимости от ситуации. В нашем примере документ выписан на одну смену.
Следующий раздел предназначен для данных о собственнике или арендаторе транспортного средства.
Юридические лица вписывают:
- наименование;
- организационно-правовую форму;
- адрес местонахождения;
- контактный телефон;
- ОГРН.
ИП указывают:
- ФИО (отчество при наличии);
- почтовый адрес;
- контактный телефон;
- ОГРИП.
Информацию о самом транспортном средстве необходимо указывать так, как заявлено в документации. При заполнении надо написать:
- марку авто (можно латиницей или кириллицей);
- номер, полученный при госрегистрации;
- парковочный номер, когда такой имеется, а если его нет, то поле пропускают, это не нарушение.
Следующий большой раздел необходим, чтобы указать, кто управляет ТС. О водителе надо сообщить:
- ФИО (отчество при наличии);
- табельный номер;
- данные из водительского удостоверения (номер, категорию или класс);
- СНИЛС;
- дату выдачи, серию и номер водительского удостоверения.
Подробнее: как указать вид перевозки в путевом листе
Допуск автомобиля не разрешается без контроля технического состояния транспортного средства и медицинского осмотра. Соответствующие отметки проставляют в путевом листе с указанием конкретного времени прохождения. Указанные данные подтверждаются уполномоченными лицами.
Обращаем внимание, что организация может не иметь собственного медработника и(или) механика. В таком случае для организации медицинских осмотров и технического контроля либо оформляют работников по совместительству, либо передают эту работу на аутсорсинг.
Непосредственно перед выездом в путевом листе надо указать показания счетчика (только целые числа) и время их снятия. Далее следует вписать данные о том, какое горючее выдано, в каком количестве (если выдача топлива предусмотрена). Все данные подтверждаются подписью самого работника.
У многих возникают вопросы, какие данные записывать в раздел «Задание водителю». Если речь идет о легковом автомобиле, то в выписанном на него путевом листе пишут, в чье распоряжение передается ТС. В бланках для грузовиков разрешено написать заказчика перевозок, в автобусах — пункт назначения.
Менять задание водителю запрещено. Это вправе сделать только уполномоченное лицо собственника или арендатора ТС, которое выступает представителем работодателя. Если ТС используется в специальных целях (например, сотрудниками правоохранительных органов или дорожных служб), то в путевом листе проставляют отметку об этом.
Когда ТС выезжает с парковки (гаража), диспетчер обязательно фиксирует время. В дальнейшем эти данные важны для расчета отработанного времени и, конечно, заработной платы.
По возвращении в путевке фиксируют время прибытия, показания одометра, информацию о движении горючего. О норме расхода топлива данные берут из распоряжения Минтранса № АМ-23-р от 14.03.2008, которым утверждены нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, если документ оформлен транспортной компанией, для всех остальных эти нормы необязательны.
Все данные подтверждаются подписями уполномоченных сотрудников автотранспортного предприятия.
Если в пути были какие-то задержки, то это фиксирует водитель в специальном разделе. Некоторые рекомендуют в этом поле указывать и время обеда.
Оборотная сторона состоит из таблицы и еще нескольких строк. Таблицу заполняет водитель, вписывая количество поездок, — одну или несколько. Ему следует написать место назначения и время отправления, прибытия. Если речь идет о легковом автомобиле, который передан в пользование частному лицу, то оно обязано подтвердить записи водителя.
Последний раздел — результат работы автомобиля за смену и расчет заработной платы. Его заполняют, чтобы начислить заработную плату. Если водитель получает деньги, исходя из пройденного пути, то заполняют только 2 поля: «пройдено, км» и «за километраж, руб. коп.». Если идет повременная оплата, то заполняют два других поля: «всего в наряде, ч.» и «за часы, руб. коп.». Допустимо заполнять все строки, если это необходимо.
Как правило, эту часть заполняют в бухгалтерии, поскольку только бухгалтеры отвечают за расчет и выдачу заработной платы работникам.
Вот заполненная форма путевого листа легкового автомобиля в 2025:
Особенности заполнения путевых листов грузовиков, автобуса и других ТС
Для остальных транспортных средств правила заполнения путевых листов в 2025 году аналогичные, хотя и есть небольшие особенности. Например, в путевке, выписываемой на автобус, могут быть поля, предназначенные для указания сведений о кондукторе, данных о маршрутах.
Вам пригодится: как заполнить путевой лист грузового автомобиля
Ответственность за ошибки
Ответственность за корректность оформления документов несут лично руководитель организации и уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, то они вправе исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.
Правила регистрации и хранения
Ранее все путевые листы регистрировали в специальном журнале, в 2025 году это требование необязательно. Если организация продолжает вести журнал, то этим занимается работник организации, уполномоченный выпускать транспортные средства в рейс.
Журнал либо покупают, либо распечатывают самостоятельно и ведут до тех пор, пока он не закончится. Потом его следует хранить в течение 5 лет после внесения последней записи.
Подробнее про сроки хранения путевых листов
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78
Приказ Минтранса России от 15.01.2021 N 9
Приказ Минтранса России от 28.09.2022 N 390
Письмо Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257
Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р