Важно
Минфин обновит КБК для НДФЛ на 2025 год 
Электронный документооборот (ЭДО) применяют как коммерческие организации, так и бюджетные. Одни из них имеют обязательную форму, другие — законодательно не регламентируются.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Первичные документы фиксируют все денежные операции, и у них есть электронные формы.
- Электронные документы равны бумажным, если об этом договорено с другой стороной.
- Государственные учреждения обязаны использовать утвержденные формы электронных документов.
- В коммерческих организациях важно указывать название, дату и данные сторон в документах.
- Программы, например, 1С, упрощают отправку и прием электронных документов.
Какие первичные документы имеют электронные формы
Требования в отношении «первички» установлены 402-ФЗ от 06.12.2011. Из него следует, что каждая операция, имеющая стоимостную оценку, фиксируется документально. По поводу применения ЭДО выпущено Письмо ФНС № 4-3-1984 от 06.02.2014, где сказано, что для него требуется эл. подпись. Учитывая судебную практику и отдельные стандарты, рекомендовано использовать усиленную квалифицированную подпись.
Для государственных (муниципальных) учреждений требования к оформлению «первички» более жесткие. В связи с этим вышел Приказ Минфина № 61Н от 15.04.2021, где утверждены обязательные формы первичных документов, оформляемых в электронном виде. Они разделены на группы учета:
- доходы: ведомость группового начисления, извещение о начислении, акт в отношении доходов, которые признаны безнадежными к взысканию, ведомость начисления бюджетных и выпадающих доходов;
- основные средства: решение об оценке отчужденного имущества, акт о консервации (расконсервации);
- нефинансовые активы: решения о признании и прекращении признания нефинансовых активов;
- дебиторская (кредиторская) задолженность: решения о списании, признании, восстановлении задолженности;/p>
- инвентаризация: решение о проведении, изменение решения, акт;
- материальные ценности: акт приема, утилизации, карточки;
- расчеты с физлицами: ведомость доходов, облагаемых НДФЛ, страх. взносами;
- забалансовые счета: журнал операций.
Подробнее: что относится к первичным бухгалтерским документам
Эти бланки обязательны для применения бухгалтерами, работающими в бюджетной сфере.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, можно ли перейти на электронный документооборот с контрагентом без письменного соглашения. Используйте эти инструкции бесплатно.
Нюансы работы для коммерческих структур с первичными документами в электронной форме
В отношении коммерческих организаций требования в отношении форм электронных документов не столь строгие. Применяются общепринятые нормы, которые призывают указывать:
- название первичного документа;
- дату его составления;
- реквизиты сторон — покупателя и продавца, заказчика и подрядчика, сотрудника и т.д.;
- сумму хозяйственной операции;
- подписи, должности и ФИО составителя и ответственных лиц.
Подробнее: какие обязательные реквизиты должны содержать первичные документы
Разработчики 1С предлагают сервис «ЭДО», где предусмотрены формы документов и упрощена отправка.
Программа предоставляет возможность обмениваться электронными документами с:
- банком;
- контрагентами.
Другие операторы ЭДО:
- Контур.Диадок;
- Астрал.ЭДО;
- СЭД от Сбербанка.
Советуем прочитать: как выбрать оператора ЭДО
Сервисы предлагают готовые формы документов, в которые вносятся только необходимые сведения.
Здесь пользователи делают настройки для ЭП и шифрования.
Личный кабинет сотрудника позволяет получать от работников заявления, передавать им расчетные листки и иные сведения.
Часто задаваемые вопросы по теме
-
Чем электронный документ отличается от бумажного?
Законодательно отличий нет. Только бумажный предоставляется по умолчанию, а электронный требует договоренностей сторон.
-
Существуют ли обязательные формы?
Только для бюджетных организаций.
-
Можно ли в 1С настроить ЭДО?
Да, можно.
