Документооборот. Требования к оформлению документации в 2023 году

Порядок оформления деловой документации утвержден отдельным Госстандартом России: статус ГОСТа р 7.0.97-2016 на 2023 год не изменился, он продолжает действовать и в этом отчетном периоде. К базовому нормативу Федеральное архивное агентство разработало Методические рекомендации по его применению. Обратите внимание, что 24.12.2020 Росархив утвердил новые методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в госорганах и органах местного самоуправления.

Для сведения: основы делопроизводства и документооборота для новичков

Об обновленном стандарте документооборота

Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года. С 01.07.2018 вступил в силу новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту: в 2023 году стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

Госстандарт Р 7.0.97-2016 ссылается на два документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» Р 7.0.8 от 17.10.2013 и «Управление документами» Р ИСО 15489-1-2019. Кроме обновленных правил работы с документацией, новые требования к делопроизводству с 2021 г. включают приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

Основные новшества

Новый стандарт устанавливает ряд новых правил, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

1. Порядок создания и правила оформления документов в делопроизводстве 2023 г. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Полная версия этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Стандарт отличается нумерацией реквизитов. Рассмотрим все нововведения более детально.

Порядок оформления документов

Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2023 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

По новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12, 13, 14. Ранее в Госстандарте в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в новой редакции наименования шрифтов убраны.

Другие правила оформления делового письма по ГОСТу в 2023 году:

1. Для экономии места уменьшают шрифты в таблицах.
2. Интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см (Приказ 244-ст от 14.05.2018).
3. Регламент устанавливает требование к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 Госстандарта).

Например, оформление приказа по ГОСТу в 2023 г. выглядит так:

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Как проставлять отметки

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2023 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

• надпись «Документ подписан электронной подписью»;
• номер сертификата ключа;
• ФИО его владельца;
• срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Какие реквизиты поменялись

Теперь бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.

Дополнительно по теме: как вести архивное делопроизводство

Управление делопроизводством на предприятии

Принципы ведения делопроизводства утверждаются локальным нормативным актом предприятия: типовой инструкцией по делопроизводству, правилами хранения документации и ведения архива, номенклатурой дел предприятия. Утверждаются такие документы приказом руководителя.

Узнать больше:

• как организации хранить документацию и вести архив;
• как вести номенклатуру дел предприятия.

• Ольга
  2023-04-19 14:06:52
  нам в СПО (колледж) пришел регламент от Миобр, что в дипломных работах не ставятся теперь точски в конце строки, даже если это конец предложения. Сам документ не показали, только сосласлись на новые правила. Это правда? Появились такие правила в оформлении текстовых документов?
• Яна
  2023-04-21 14:51:59
  Подскажите пожалуйста, изменилось ли оформление таких документов, как приказы по школе в 2023 году, требования изменились по ГОСТу, какие требования, можно образец?
• Андрей Сергеевич
  2023-09-08 12:00:13
  Вы сказали что введены новые сроки хранения организационной документации, утвержденные приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Какие конкретно изменения произошли в сроках хранения документов, связанных с бухгалтерской отчетностью? Спасибо.
• Валентина Ивановна
  2023-09-08 12:40:14
  Какие требования предъявляются к оформлению электронной подписи в документах? Вы пишите, что в документах должна быть отметка об электронной подписи, включающая в себя ряд реквизитов. Подробностей в статье не нашла.
• Xpert
  2023-09-08 13:20:15
  Я правильно понимаю, что в новом ГОСТе убрали конкретные наименования шрифтов для оформления документов, оставив возможность использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размера 12, 13, 14. Т.е. можно использовать любой из бесплатных. Специалисты, хочу услышать компетентное мнение.
• Владислав Ю.
  2023-09-08 14:10:13
  Какие конкретные изменения произошли в системе оформления реквизитов документов. В статье упоминается, что появились новые реквизиты и исключены некоторые старые. А вот подробностей - не вижу. Буду благодарен за более детальную информацию по этому вопросу.
• Алексей
  2023-09-08 14:50:14
  В статье говорится, что теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Но как тогда быть с документами, которые требуют нотариального заверения? Ведь нотариусы часто требуют предоставление документов, напечатанных на одной стороне листа.
• Sergi1981
  2023-09-08 17:00:14
  а как теперь оформлять графу "Адресат"? в статье написано, что инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. это касается всех документов или только некоторых?
• ДмитрийВладимирович
  2023-09-08 18:40:13
  Есть ли сейчас список шрифтов который разрешен для заполнения документов. Или я смогу использовать любой?
• Igor_S
  2023-09-09 07:50:14
  В статье говорится о новых правилах оформления документов, в том числе и о правилах оформления электронной подписи. Хотелось бы уточнить, какие санкции предусмотрены за несоблюдение этих правил? Существуют ли штрафы или административная ответственность за неверное оформление документов по новому ГОСТу?
• Оксана Владимировна
  2023-09-10 09:40:14
  Вы пишите, что с 2023 года введены новые правила оформления документов, включая требования к оформлению электронной подписи, изменения в системе оформления реквизитов и другие аспекты. Хотелось бы узнать, как эти изменения повлияют на работу государственных органов и органов местного самоуправления, учитывая, что они часто являются инициаторами создания большого количества документов. Какие сложности могут возникнуть в процессе адаптации к новым требованиям, и как можно минимизировать риски неверного оформления документов?