Рейтинг@Mail.ru
Новости:

Образец номенклатуры дел организации 2024

Размер шрифта:

Номенклатура дел организации — это классификатор, группирующий по определенным признакам заголовки всех имеющихся на предприятии дел и определяющий их сроки хранения.

Навигация

Для чего используют

Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:

  • группировка имеющихся документов по разным критериям;
  • обеспечение их сохранности;
  • возможность быстро найти требуемую бумагу;
  • индексация дел.

Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.

Какие существуют виды

В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии разберем, как составить номенклатуру дел организации, которых может быть один или несколько видов.

Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для предприятия в целом) и 8 (для структурного подразделения) «Основных правил работы архивов организаций». Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр.

Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:

  • формы НД за прошлые годы;
  • мнение высшего руководства и начальников подразделений;
  • учредительные документы;
  • штатное расписание;
  • планы развития предприятия;
  • отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.

Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных учреждениях. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и заполненный образец индекса дела по номенклатуре дел конкретного предприятия.

Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования №03-51/64 от 20.12.2000 находится пример номенклатуры дел в образовательном учреждении. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.

Как утверждают НД на предприятии

НД составляется на фирменном бланке компании. Затем следует процесс согласования. В его рамках необходимо:

  • получить одобрение архивной службы;
  • заручиться подписью начальника отдела документационного обеспечения;
  • согласовать с экспертной комиссией;
  • согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).

В итоге руководителем компании утверждается перечень дел бухгалтерии с новыми сроками хранения, уже прошедшая все вышеперечисленные процедуры, для чего требуется оформить приказ, который действует на протяжении календарного года.

Приказ содержит следующие сведения:

  • наименование организации;
  • номер и дату приказа;
  • описание НД, подлежащей утверждению;
  • основание для этого;
  • Ф.И.О. и должность ответственного лица;
  • дату;
  • подпись руководителя;
  • отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.

Поскольку строгой формы этого документа законодательство не предусматривает, разрешается добавить и другие значимые данные.

Гончарова Алина Юрист

Юрист сайта "Правовед.ру", автор научных статей по юриспруденции.

Комментарии
Что-то непонятно? Спрашивайте!
Работа: ответы по темам
1 вопрос
17 октября 2024
Возможно ли по закону оформить 60-часовую рабочую неделю

Разбираемся, как правильно оформить работника на 60-часовую рабочую неделю в соответствии с законодательством?

1 вопрос
215
5 вопросов
10 сентября 2024
Как правильно учитывать рабочее время при сокращении обеда и рабочего дня в пятницу?

Наше руководство решило сократить обед до 48 минут и уменьшить рабочий день в пятницу на один час. Это вызвало вопросы по учету рабочего времени. Как теперь правильно заполнять табель учета рабочего времени? Ставить ли в нем 8 часов работы или учитывать фактические изменения?

5 вопросов
1775
5 вопросов
15 августа 2024
Как правильно оформить трудовой договор с 10-часовым рабочим днем и 40-часовой рабочей неделей?

Я хочу узнать, можно ли в трудовом договоре указать 40-часовую рабочую неделю с тремя выходными днями, предоставляемыми по скользящему графику, и рабочий день с 10 до 20 часов с часовым перерывом на обед. Меня интересует, соответствует ли такое оформление законодательству, и какие могут быть подводные камни при таком графике работы.

5 вопросов
3270
7 вопросов
5 августа 2024
Как правильно оформить график работы 4 через 2 и установить оклад в трудовом договоре

Я столкнулся с необходимостью оформить график работы сотрудников, предполагающий четыре рабочих дня, за которыми следуют два выходных. Хочу понять, можно ли установить оклад при таком графике и как правильно оформить это в трудовом договоре, учитывая, что работники могут работать в праздничные и выходные дни. Особенно важно узнать, как регулировать оплату труда в праздничные дни и нужно ли применять суммированный учет рабочего времени.

7 вопросов
4710
9 вопросов
22 июля 2024
Как организовать работу при сменном графике

Изучаем вопросы организации работы в три смены. Обсуждаем длительность смен, оклады, суммированный учет рабочего времени и другие аспекты.

9 вопросов
3265
Вам может быть интересно:
Рубрикатор
  • Бухгалтеру
  • Юристу
  • Кадровику
  • Физическому лицу
    • Формы и отчеты
    • Налоги и взносы
    • Учет и платежи
    • Расчеты с работниками
    • Документы
    • Суд
    • Корпоративное право
    • Кадровые документы
    • Трудовые отношения
    • Отчеты и контроль
    • Общие вопросы
    • Охрана труда
    • ИП и самозанятость
    • Работа. Служба
    • Здоровье
    • Семья
    • Имущество. Жилье
    • Документы
    • Льготы. Пенсии
Ошибка на сайте