Составляем учётную политику. Общие организационные вопросы

Кто ведёт бухгалтерский и налоговый учёт в организации

Странный и дурацкий вопрос, по-вашему? Отнюдь. Наоборот, важный и основополагающий. Пунктом 3 статьи 7 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» установлено, что в организации бухгалтерский (и налоговый) учёт могут вести:

• непосредственно руководитель организации;

• главный бухгалтер (единолично или вместе с бухгалтерской службой);

• сторонняя организация на договорных началах.

Разумеется, самым распространённым является второй вариант. Не ошибусь, если скажу, что более 90% всех организаций так и поступают. Всё просто и логично – есть главбух с бухгалтерией или без неё, он ведёт учёт, составляет отчётность, отвечает за бухгалтерский документооборот. Если что случается в этой части – с него спрос, как с ответственного лица.

Но бывают и нюансы. Например, руководитель сам ведёт бухгалтерский учёт. Сразу оговорюсь – такое допустимо только в организациях, подпадающим под критерии микропредприятия, малого и среднего предприятия (критерии отнесения организаций к субъектам малого и среднего предпринимательства приведены в статье 3 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации»). Если предприятие небольшое, объём операций невелик и все они однотипные, а директор чувствует себя вполне компетентным, чтобы вести учёт самому и не платить лишних денег бухгалтеру, то почему бы и нет?

Нередко встречается и вариант, когда ведение учёта и составление отчётности отдаётся в ведение сторонней организации, специализирующегося на подобного рода виде деятельности. Чаще всего это опять-таки малые и микропредприятия, а также индивидуальные предприниматели. Тут работает принцип, обратный изложенному в предыдущем абзаце – у ИП или малого предприятия объём операций небольшой, но везти учёт всё равно надо, а заниматься этим желания нет. А раз есть те, кто может делать это сделать за предпринимателя, то им можно заплатить за эту услугу, а дальше просто передавать такой организации документы. И никаких проблем.

Впрочем, бывает, что средние и даже крупные предприятия делегируют сторонним организациям ведение учёта. Это может быть вызвано как соображениями экономии (бывает, что оплата услуг специализированной организации обходится дешевле, чем содержание бухгалтерии), так и организационными причинами (например, при наличии группы компаний, объединённых формально или неформально в холдинг).

Формы первичных документов

В Федеральном законе от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (пункт 2 статьи 9) было указано, что первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации. Такие альбомы разрабатывались Госкомстатом РФ практически по всем разделам бухгалтерского учёта. Для организации это снимало все проблемы – есть утверждённая форма, вот ей и пользуемся. А все «неформатные» документы, соответственно, недействительны. Впрочем, в том же пункт 2 статьи 9 было указано, что если попадается документ с формой, которая Госкомстатом не утверждалась, то он должен содержать в себе необходимый минимум обязательных реквизитов:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи указанных лиц.

  Соответственно, формы таких документов (если они формировались в самой организации) утверждались в её учётной политике.

Но 31.12.2012 года Закон № 129-ФЗ своё действие прекращает, передавая эстафету Закону № 402-ФЗ. Он упраздняет понятие унифицированных форм первичной учётной документации. Теперь организация данные формы должна утверждать самостоятельно. Естественно, проще всего это сделать в рамках учётной политики. Тем более что это предусмотрено в пункте 4 раздела II ПБУ 1/2008. Требования к минимально необходимым реквизитам первичных документов, предусмотренные в Законе № 129-ФЗ, переехали в новый Закон в полном объёме.

Только не надо впадать в панику. Из вышесказанного вовсе не следует, что бухгалтер должен сесть и срочно начать выдумывать новые формы документов. Проще всего закрепить в учётной политике применение уже действующих форм – не так уж они и плохи, вполне информативны, да и просто привычны на глаз. Впрочем, если вам очень хочется – можете выдумать свои документы, теперь простор подобного творчества не ограничен. Но помните – если примите у себя в организации унифицированные формы – будьте любезны их заполнять в полном объёме. А как иначе – сами приняли, сами и исполняйте.

Правила документооборота

Организация документооборота в организации – одна из важнейших задач её функционирования. Даже так – основополагающий. То есть – кто и какие первичные документы составляет, кто, когда, кому и как их передаёт и в скольких экземплярах, кто их подписывает, как они оформляются… И многое-многое другое. Скажите – волокита, бюрократия, я верю своим сотрудникам, мы команда и т.д. Это прекрасно, людям надо верить и доверять. Что, при этом, вовсе не означает, что работу не надо организовывать. Хорошо, когда ты один в своём ООО – сам всё знаешь, сам директор, учредитель, бухгалтер, работник. Двое – тоже неплохо, хотя могут быть и трудности. Трое – уже проблемно. Больше… Чем больше людей, тем больше проблем (шутка).

Нравиться кому-то это или нет, но бухгалтерский (а уж тем более налоговый) учёт зиждется на документах. Об этом прямо и чётко сказано в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (пункт 1 статьи 9) – «Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом». Своевременно оформленный и отражённый в учёте документ снимает многие проблемы, возникающие в организации. Да и, кроме того, всё тот же Закон о бухгалтерском учёте (пункт 3 статьи 9) требует, чтобы первичный учётный документ составлялся при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Не составишь документ вовремя, забудешь, не вспомнишь – могут и проблемы возникнуть – и с партнёрами, и с налоговой инспекцией. Кстати, требования к оформлению первичных учётных документов присутствовали и в Федеральном законе «О бухгалтерском учёте» от 21.11.1996 № 129-ФЗ (статья 9, пункты 1 и 4).

Но мало документ составить, надо его ещё доставить по назначению. Чего уж греха таить – нередки случаи, когда и рядовые исполнители и (увы!) руководители организации просто забывают передать документ в бухгалтерию. Без всякого злого умысла. В их понимании хозяйственная операция совершилась. А то, что документ, её подтверждающий, лежит в ящике чьего-то стола, дома или вообще в куче мусора, и так и не добрался до того, кто должен эту операцию в учёте отразить – про это даже и не вспоминается…

Ну, это лирика. Понятно, что принятием положения о документообороте проблема его должной организации не снимается. Но его наличие всё-таки позволяет хоть как-то решать проблемы с документированием хозяйственной деятельности организации. Если существует регламент, доведённый до сведения всех сотрудников, и утверждённый руководителем, нравиться это или нет, но его придётся выполнять. Да и, помимо всего прочего, необходимость раскрытия в учётной политике правил документооборота в организации обусловлено пунктом 4 раздела II ПБУ 1/2008. Конечно, описание документооборота – вещь громоздкая, поэтому непосредственно в тексте учётной политики его делать не следует, достаточно только дать ссылку на то, что документооборот в организации регламентируется специальным положением. А уж само положение нужно составить самостоятельно, с учётом особенностей организации. Можно при этом воспользоваться старым (но никем не отменённым) «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учёте», утв

ерждённым Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (действует в части, не противоречащей Закону «О бухгалтерском учёте»).

Порядок контроля за хозяйственными операциями

Вроде всё просто – есть деятельность организации, состоящая из хозяйственных операций, есть отделы (или конкретные сотрудники – от объёма организации зависит), формирующие документы, эти операции фиксирующие, есть бухгалтерия, их обрабатывающая. Но любая деятельность подлежит контролю (помните народную мудрость – «Доверяй, но проверяй»). А раз есть необходимость в контроле, значит, нужно указать и то, кто этим занимается – проще говоря, кого будут бить, если что-то не так.

Вопрос организации контроля за хозяйственными операциями в организации напрямую зависит от организационно-правовой структуры организации и её размеров. В небольшой (малой или средней) организации контроль может осуществлять непосредственно руководитель (он же часто является одним из главных собственников) либо его заместитель, наделённый соответствующими на то полномочиями. В крупной организации для целей контроля создаются ревизионные отделы и управления, службы внутреннего аудита и т.п.

Необходимость раскрытия в учётной политике порядка контроля за хозяйственными операциями предусмотрена пунктом 4 раздела II ПБУ 1/2008. Разумеется, в учётной политике не следует подробно расписывать права и обязанности контролёров – достаточно просто указать, на кого возложена данная обязанность. Более детальная расшифровка их обязанностей должна присутствовать либо в должностной инструкции, либо в положении о внутреннем контроле в организации (о ревизионном управлении, службе внутреннего аудита).

Если у вас возникают вопросы, мнения, размышления — высказывайтесь и задавайте вопросы на тему — я вам обязательно отвечу.

До следующей встречи!