Акт о списании бланков строгой отчетности: порядок составления

Размер шрифта:

Списание бланков строгой отчетности — это гашение документов по установленным правилам. Как только заканчивается срок хранения БСО, их следует уничтожить. Процедура утилизации подразумевает оформление специальных документов — приказа и акта.

Содержание

Чем регулируется списание БСО

В приказе Минфина № 52н от 30.03.2015 (редакция от 15.06.2020) закреплено, как списать бланки строгой отчетности в бюджетном учреждении в 2021 году, но эти правила применяют и коммерческие предприятия, и НКО. По правилам, унифицированные первичные документы и бланки хранятся в организациях минимум 5 лет. Конкретные сроки хранения каждого регистра приведены в приказе Росархива № 236 от 20.12.2019.

К БСО относят различные документы бухгалтерского, налогового и кадрового учета. Вот некоторые из бланков:

  • листки нетрудоспособности;
  • кассовая документация;
  • квитанции;
  • абонементы;
  • талоны;
  • путевки и билеты;
  • трудовые книжки и вкладыши;
  • дипломы;
  • удостоверения.

Отчетные бланки запрещено гасить безосновательно: списание БСО после уничтожения осуществляется только в двух случаях. Основания приведены в нормативном регламенте:

  1. Окончание срока хранения бланков строгой отчетности. Регистры уничтожают после завершения установленного периода сохранности.
  2. Чрезвычайные ситуации. Бланки списывают, если они утеряны, украдены или испорчены.
ВАЖНО!
Если ответственный специалист обнаружил ошибку или неточность, бланк корректируют (при необходимости), но не списывают. Уничтожают ошибочный БСО только после окончания его срока хранения. В отношении списанных форм действует определенное правило: на нем должны читаться название документа и организации, серия и номер, основные реквизиты компании.

Как списать бланки

В Методических рекомендациях из приказа № 52 указано, как правильно списать неиспользованные бланки строгой отчетности, — составить акт. Гашение бланков строгой отчетности актируют по унифицированной форме: ее номер по ОКУД — 0504816. Акт обязателен для всех учреждений госсектора. Коммерческие организации используют форму 0504816 или разрабатывают собственный документ. Его следует закрепить в учетной политике.

Вот инструкция, как списать БСО в оперативном управлении в 2021 году:

  1. Издать приказ по учреждению.
  2. Собрать комиссию, которая займется процедурой списания. Назначить председателя комиссии.
  3. Определить необходимость списания БСО. Проверить их надлежащее использование в организации. Для проверки комиссия изучает копии квитанций, корешки БСО и журналы их выдачи. Кроме того, проверяется книга по учету строгой отчетности 0504045, сверяются подписи работников и других получателей регистров.
  4. Составить акт по факту проверки. Подписать у всех членов комиссии.
  5. Уничтожить бланки. Все испорченные и ненужные регистры сжигают.

Акт о списании — унифицированная форма, которая заполняется поэтапно. В нем указывают название, ИНН, КПП и ОКПО организации. Обязательно прописывают аналитический счет списания БСО. Затем перечисляется состав комиссии и основание для ее формирования — приказ, его номер и дата.

Перечень списываемых и уничтожаемых БСО приводится в таблице. Исполнитель вносит серию, номер, причину списания, дату и способ утилизации. Акт подписывает руководитель и члены комиссии. Вносить исправления в форму 0504816 нельзя.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как списать испорченные бланки трудовых книжек. Используйте эти инструкции бесплатно.

Актуальный образец, как списать испорченные бланки строгой отчетности в 2021 году:

Пример приказа:

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

Приказ № 105

г. Санкт-Петербург«09» августа 2021 года

О списании бланков строгой отчетности

На основании истечения срока давности хранения бланков строгой отчетности, составляющего 5 лет,

ПРИКАЗЫВАЮ

1. Создать комиссию для списания бланков строгой отчетности в составе:

Председатель: Петров Порфирий Петрович (генеральный директор).

Участники комиссии: Сергеева Светлана Сергеевна (главный бухгалтер), Антонова Анна Антоновна (секретарь).

2. Провести списание бланков строгой отчетности в срок до 31 августа 2021 года.

3. Списанные бланки уничтожить.

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Петров Петров П.П.

С приказом ознакомлены:

Сергеева С.С. (главный бухгалтер) Сергеева
Антонова А.А. (секретарь) Антонова

Что делать с испорченными бланками

Испорченные экземпляры заносятся в книгу учета строгой отчетности. Не списывайте и ни в коем случае не уничтожайте БСО, если обнаружили ошибку в заполнении. Необходимо дождаться окончания срока действия и только потом их списывать.

Порядок списания испорченных документов по окончании срока хранения ничем не отличается от описанного выше. Руководитель издает приказ и назначает комиссию. Комиссия проводит проверку, списывает и уничтожает зафиксированные экземпляры. По факту проведения процедуры оформляется акт.


  • 2021-08-13 09:00:22
    Действуют особые правила для аттестатов. Минпросвещения в письме № ВБ-135/03 от 05.02.2021 разъяснило, как списать бланки строгой отчетности в бюджетном учреждении в 2021 году: если в организации числятся аттестаты, приобретенные до 2021 года, их нельзя выдавать. Такие БСО и приложения к ним считаются недействительными. Их списывают и уничтожают в установленном порядке.
Задорожнева Александра Бухгалтер

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.