Работодателю необходимо иметь актуальные сведения о работниках и отражать их в документах. Если у сотрудника изменилась фамилия, необходимо привести в порядок трудовой договор. Рассказываем, как составить допсоглашение к трудовому договору о смене фамилии.
В каких случаях составляется дополнительное соглашение при смене фамилии работника
Трудовой договор (ТД) — это основной документ, который регламентирует отношения работника и работодателя. Его заключение обязательно при трудоустройстве (ст. 56 ТК РФ).
В него вносят данные о работе и сведения о сотруднике и работодателе. В отношении сотрудника указывают:
- Ф.И.О.;
- паспортные данные.
Если сотрудник поменял фамилию при вступлении в брак или по иным причинам, необходимо актуализировать данные ТД. Прямого указания закона на необходимость изменения сведений нет, но без актуализации данных возникнет путаница в кадрах. Если кадровик будет направлять отчеты на сотрудника по старым Ф.И.О., СФР их не примет, а банк может вернуть платеж, если отправить зарплату по старым данным. Чтобы этого избежать, составляют дополнительное соглашение к ТД.
Вам может пригодиться: как сделать корректировку сведений персонифицированного учета
Как составить дополнительное соглашение при смене фамилии работника
Когда сотрудник поменял фамилию, ему необходимо предоставить в отдел кадров новый паспорт и документ о смене данных: свидетельство о перемене имени или о заключении брака.
Надо знать: куда сообщать о смене паспорта
На основании предоставленных документов вносят изменения в кадровые документы. Можно запросить у сотрудника заявление о внесении изменений в трудовой договор и кадровые документы, если это предусматривает учетная политика работодателя.
Рекомендуем издать приказ о внесении изменений в документы. Он необходим для оперативного ориентира в документах, чтобы не искать причину внесения изменений в личном деле.
Единой формы допсоглашения о смене Ф.И.О. законом не установлено, его составляют в свободной форме. В дополнительном соглашении указывают:
- наименование работодателя;
- новые Ф.И.О. сотрудника;
- основание для изменений — заявление работника, свидетельство о заключении брака, о перемене имени и пр.;
- новые паспортные данные. Для удобства допустимо указать старые данные и новые, на которые они меняются;
- дату вступления изменений в силу.
Допсоглашение составляют в двух экземплярах и подписывают сотрудником и работодателем.
Когда допсоглашение подписано, кадровику необходимо обновить информацию:
- в личной карточке, если она ведется;
- программе кадрового документооборота;
- во внутренних программах организации (например, в системе пропусков).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что делать отделу кадров при смене фамилии сотрудником. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как выглядит дополнительное соглашение о смене фамилии работника
Вот стандартный шаблон допсоглашения
|
Дополнительное соглашение № ___ к Трудовому договору г. ______________ «___»____________ _____ г. _______________________________ (наименование или Ф.И.О.), именуем__ в дальнейшем «Работодатель», в лице _____________________________________ (должность, Ф.И.О.), действующ__ на основании ______________________________________ (Устава, положения, доверенности), с одной стороны, и _____________________________________ (Ф.И.О.), паспорт: серия ________ № ________, выдан ____________________________ «___»_________ ____ г., именуем__ в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», на основании ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации, заключили настоящее Дополнительное соглашение к Трудовому договору от «___»________ ____ г. № ___ о нижеследующем:
Подписи Сторон Экземпляр Дополнительного соглашения получил __________________________ (дата, подпись Работника) |
Заполненный пример:
Вам может пригодиться: как заменить пенсионное свидетельство при смене фамилии
