Как заполнить график отпусков на 2026 год

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. График отпусков на 2026 год нужно утвердить до 17 декабря 2025 года.
2. Для графика можно использовать форму Т-7 или сделать его в другом формате.
3. Не забудьте учесть пожелания работников с тремя детьми в плане отпусков.
4. Начальник отдела кадров подписывает документ после заполнения.
5. За отсутствие графика можно получить штраф.

Сроки утверждения графика отпусков

В соответствии со статьей 123 ТК РФ документ следует утвердить за две недели до наступления нового года. Утверждение его в течение двух последних недель декабря — после 17 декабря — является нарушением трудового законодательства. Утвердите его не позднее 17.12.2025.

Какой бланк графика отпусков использовать

Существует унифицированная форма Т-7 из постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Но с 01.01.2013 эти формы не являются обязательными к применению (п. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ, Информация Минфина России № ПЗ-10/2012). В 402-ФЗ разъясняется, как утвердить свою форму: составить в произвольном виде, включив обязательные реквизиты для первичных документов, и закрепить в учетной политике (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Заполненную форму либо утвердите приказом руководителя, либо попросите последнего в бланк унифицированной формы Т-7 поставить подпись в поле «Утверждаю».

Вас может заинтересовать: как получить отпуск авансом

Пошаговая инструкция по заполнению графика отпусков

Рассмотрим, как заполнять документ пошагово. Форма должна утверждаться с заполненными столбцами 1–6. Для примера заполнения нами используется Т-7, но разрешено заполнять и в Excel: программа позволяет создать удобный планировщик — умный график.

Унифицированная форма графика отпусков

Шаг 1

Заполняем поле «Наименование организации». Для этого прописываем полное наименование компании без сокращений.

Так заполняют шапку унифицированной формы

Шаг 2

При наличии профсоюза заполняем поле «Мнение выборного профсоюзного органа»: проставляются дата и надпись «Учтено». При отсутствии таковой указывается «Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)».

Мнение профсоюза обязательно, если он есть в организации

Шаг 3

Присваиваем номер документу, прописываем дату составления, указываем, на какой период он составляется.

Так заполняют данные утверждаемого графика

Шаг 4

Заполняем столбцы 1–6. Корректное заполнение документа в течение года подразумевает такие обязательные реквизиты:

• названия структурных подразделений;
• наименование должности;
• ФИО (полностью);
• длительность отдыха в календарных днях;
• дату начала.

Если период отдыха делится на несколько частей, то каждая часть пишется в отдельной строке.

Указывают количество календарных дней и дату начала отпуска

Может быть полезно: как разделить отпуск на части

Подписывает документ начальник отдела кадров:

В документе необходима подпись ответственного лица

Как утвердить график отпусков и ознакомить с ним сотрудников

После заполнения всех полей и столбцов необходимо утвердить документ: форма Т-7 содержит для утверждения специальное поле. Не помешает издать приказ об его утверждении.

Пример приказа об утверждении графика отпусков

Подробнее: как составить приказ об утверждении графика отпусков

Закон не требует, чтобы работники были ознакомлены с документом (Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1). Но если так принято в организации, то можно и ознакомить, нарушением это не будет. Подтверждением этого является личная подпись каждого работника либо в ведомости ознакомления с приказами, либо в самом документе. Дополните его столбцом, где работники будут расписываться и проставлять дату ознакомления, и не придется составлять отдельные листы ознакомления.

Я рекомендую знакомить персонал с документом под подпись, чтобы избежать недоразумений и споров. В нашей организации копию утвержденного списка с подписями размещают на информационных стендах.

Надо знать: как ознакомить работников с документами под подпись

Столбцы 7–10 заполняются вручную по мере фактического ухода сотрудников на отдых. Если произошли изменения и время отдыха предоставляется не тогда, когда было запланировано, то в графе 8 указывается основание для переноса — реквизиты приказа о переносе или заявление работника. В графе 9 указывают планируемую дату начала отдыха.

Гр. 10 «Примечание» заполняется при наличии необходимых примечаний. Как пример указывают причину переноса отдыха (по заявлению работника, другое основание), основания для отзыва и др.

Подробнее: можно ли пойти в отпуск не по графику отпусков

Актуальный образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 на 2026 год:

Пример заполнения графика отпусков на 2026 год

Как определять очередность отпусков сотрудников

Статья 123 ТК РФ закрепила, что отдельным категориям работников оплачиваемый отдых предоставляют в удобное для них время. К таким сотрудникам относят:

1. Женщин перед отпуском по беременности и родам и после него, несовершеннолетних и работников, усыновивших ребенка до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ).
2. Сотруднику в период больничного жены по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ). Такую ситуацию не всегда можно спрогнозировать точно, но необходимо знать о таком праве работника.
3. Совместителям (ст. 286 ТК РФ). Они вправе уйти отдыхать в период отдыха на основном месте работы.
4. Родители 3 и более несовершеннолетних детей вправе выбирать удобное время отдыха (ст. 262.2 ТК РФ).
5. Ветераны, доноры, супруги военнослужащих.

Как отражать в графике отпусков новых сотрудников

ТК РФ не регламентирует порядок учета дней отдыха для новых сотрудников. На практике их отражают разными способами: создают приложение к существующему документу, заполняют отдельный лист или вносят изменения в действующий документ, если это предусмотрено локальным нормативным актом организации. Можно просто оформить отдых нового сотрудника на основании заявления работника и внести сведения в его личную карточку, не меняя утвержденный список.

Как отражать в графике отпусков декретниц

Декретниц отражают так же, как и других сотрудников. Если женщина находится на больничном по беременности и родам, то она вне зависимости от стажа имеет право на ежегодный отдых перед больничным по беременности и родам или непосредственно после него (ст. 260 ТК). Стандартный срок такого отдыха составляет 140 дней, то есть не полностью целый год. Это означает, что после завершения декрета сотрудница примет решение либо вернуться на работу, либо воспользоваться правом ухода в отпуск по уходу за ребенком. По этой причине декретницу включают в график, даже если право на отдых не будет реализовано. Период отдыха включают в график после завершения 140-дневного больничного.

Женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, ещё необходимо включить в график. Сотрудница вправе выйти на работу в любой момент, не дожидаясь 1,5 или 3 лет ребенка. Отпуск ставят в график в любой период в пределах календарного года.

Как отражать в графике отпусков мобилизованных и контрактников

Мобилизованных и контрактников в график не включают, так как их трудовые договоры приостановлены (ч. 3 ст. 351.7 ТК РФ). Период их службы засчитывается в стаж, дающий право на ежегодный отдых, который они смогут взять в течение 6 месяцев после возобновления договора, когда смогут выбрать удобное время независимо от стажа.

Как отражать в графике отпусков внешних и внутренних совместителей

Внутренних совместителей следует отражать дважды, по каждой должности отдельно, чтобы синхронизировать даты по основному месту и совместительству. Для внешних совместителей необходимо получить от сотрудника информацию о датах отдыха по основному месту работы и внести их в список, ещё важно понимать, что ежегодный отпуск по совместительству должен совпадать с отдыхом по основному месту работы.

Что делать с накопившимися неиспользованными отпусками прошлых лет

С накопившимися неиспользованными днями можете поступить несколькими способами: отгулять их по графику или по заявлению либо получить денежную компенсацию за часть, превышающую 28 календарных дней (из расчета на один календарный год). Остаток за предыдущий год можете включить в список на следующий год, чтобы сотрудник отгулял накопленные дни.

Если сотрудник отказывается идти отдыхать по графику, то у работодателя есть два варианта, чтобы дни не копились:

1. Предложить перенести дни на удобный период в пределах календарного года, если это позволяет график.
2. Уведомить сотрудника за две недели о предстоящем отдыхе и издать приказ о предоставлении отпуска. Если сотрудник откажется его подписать, то необходимо составить комиссионный акт об отказе от подписи. В табеле эти дни отражают как отпуск независимо от того, появляется ли работник на работе. Если сотрудник продолжит работать, то его можно привлечь к ответственности за нарушение дисциплины труда.

Как вносить изменения в уже утвержденный график отпусков

Закон не предусматривает единый порядок внесения изменений. Компании сами выбирают оптимальный формат, учитывая общие законодательные требования к оформлению кадровых документов. Механизм утверждения и внесения изменений, образцы документов целесообразно закрепить в локальном нормативном акте. В общем порядке для корректировок издают приказ, а измененные даты указывают в графах (если используется типовая форма):

• в графе 8 — реквизиты (номер) приказа;
• в графе 9 — новые даты отдыха;
• в графе 10 — причину изменений.

Если работодатель использует свою форму документа, то изменения отражают в соответствующих графах.

Сроки хранения и ответственность за отсутствие графика отпусков

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства. Список на 2026 год хранится до 31.12.2029 включительно.

За отсутствие документа виновный привлекается к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа для:

• должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
• юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Также для юрлиц в качестве меры наказания используется приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Подробнее: какая ответственность грозит работодателям за отсутствие графика отпусков

Часто задаваемые вопросы по теме