График отпусков — это обязательный локальный акт, который утверждают не позднее чем за 2 недели до конца года. Рассказываем, как оформить и утвердить график отпусков.
Навигация
Сроки и форма утверждения графика отпусков
В соответствии со статьей 123 ТК РФ документ следует утвердить за две недели до наступления нового года. Утверждение его в течение двух последних недель декабря — после 17 декабря — является нарушением трудового законодательства. Утвердите его не позднее 15.12.2023 (17.12.2023 — воскресенье).
Существует унифицированная форма Т-7 из постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Но с 01.01.2013 эти формы не являются обязательными к применению (п. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ, Информация Минфина России № ПЗ-10/2012). В 402-ФЗ разъясняется, как утвердить свою форму графика отпусков: составить в произвольном виде, включив обязательные реквизиты для первичных документов, и закрепить в учетной политике (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, нужно ли включать в график отпусков работниц, находящихся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком. Используйте эти инструкции бесплатно.
Заполненную форму либо утвердите приказом руководителя, либо попросите последнего в бланк унифицированной формы Т-7 поставить подпись в поле «Утверждаю».
Кроме того, дополнительные дни отдыха появились у сотрудников для прохождения диспансеризации: у «обычных» сотрудников в возрасте до 39 лет — 1 день раз в 3 года, у работников старше 40 — 1 день ежегодно и предпенсионеров — 2 дня ежегодно (ст. 185.1 ТК РФ). Сроки диспансеризации определены Приказом Минздрава России от 27.04.2021 № 404н «Об утверждении порядка проведения профилактического медицинского осмотра и диспансеризации определенных групп взрослого населения».
Может пригодиться: как получить отпуск авансом
Пошаговая инструкция по заполнению графика отпусков
Рассмотрим, как заполнять график отпусков пошагово. Форма должна утверждаться с заполненными столбцами 1–6. Для примера заполнения нами используется Т-7, но разрешено заполнять и в Excel: программа позволяет создать удобный планировщик — умный график.
Шаг 1
Заполняем поле «Наименование организации». Для этого прописываем полное наименование компании без сокращений.
Шаг 2
При наличии профсоюза заполняем поле «Мнение выборного профсоюзного органа»: проставляются дата и надпись «Учтено». При отсутствии таковой указывается «Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)».
Шаг 3
Присваиваем номер документу, прописываем дату составления, указываем, на какой период он составляется.
Шаг 4
Заполняем столбцы 1–6. Корректное заполнение документа в течение года подразумевает такие обязательные реквизиты:
- названия структурных подразделений;
- наименование должности;
- ФИО (полностью);
- длительность отдыха в календарных днях;
- дату начала.
Если период отдыха делится на несколько частей, то каждая часть пишется в отдельной строке.
Подписывает документ начальник отдела кадров:
Утверждаем график и знакомим с ним сотрудников
После заполнения всех полей и столбцов необходимо утвердить документ: форма Т-7 содержит для утверждения специальное поле. Не помешает издать приказ об его утверждении.
Закон не требует, чтобы работники были ознакомлены с документом (Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1). Но если так принято в организации, то можно и ознакомить, нарушением это не будет. Подтверждением этого является личная подпись каждого работника либо в ведомости ознакомления с приказами, либо в самом документе. Дополните его столбцом, где работники будут расписываться и проставлять дату ознакомления, и не придется составлять отдельные листы ознакомления.
Столбцы 7–10 заполняются вручную по мере фактического ухода сотрудников на отдых. Если произошли изменения и время отдыха предоставляется не тогда, когда было запланировано, то в графе 8 указывается основание для переноса — реквизиты приказа о переносе или заявление работника. В графе 9 указывают планируемую дату начала отдыха.
Гр. 10 «Примечание» заполняется при наличии необходимых примечаний. Как пример указывают причину переноса отдыха (по заявлению работника, другое основание), основания для отзыва и др.
Актуальный образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 на 2024 год.
Может быть полезно: как разделить отпуск на части
Сроки хранения и ответственность за отсутствие графика
Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства. График на 2024 год хранится до 31.12.2027 включительно.
За отсутствие документа виновный привлекается к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа для:
- должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
- юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Также для юрлиц в качестве меры наказания используется приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Подробнее: какая ответственность грозит работодателям за отсутствие графика отпусков
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Cкачать бланк унифицированной формы графика отпусков Т-7 в Excel
Cкачать бесплатно график отпусков по форме Т-7 в Word
Cкачать бесплатно бланк графика отпусков на 2024 год в PDF
Cкачать бесплатно образец графика отпусков на 2024 год
Cкачать бесплатно умный график отпусков на 2024 год в Excel
Скачать образец: приказ об утверждении плана на 2024 год
Скачать образец листа ознакомления с графиком отпусков на 2024 год
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ
Информация Минфина России N ПЗ-10/2012
Письмо Роструда от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1
Приказ Минздрава России от 13.03.2019 N 124н
Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
Статья 123 ТК РФ. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков
Статья 185.1 ТК РФ. Гарантии работникам при прохождении диспансеризации