Важно
Обновлена форма декларации по налогу на прибыль организаций 
Раз в год кадровики составляют график отпусков, а потом в течение всего года работают с этим документом, внося какие-то изменения. Упростить работу специалистов поможет умная программа, которая многое делает самостоятельно.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Умный график отпусков — это программа для планирования отдыха сотрудников.
- Она помогает учитывать праздники и делить отпускные дни на части.
- Напоминает о начале отпуска и следит за неиспользованными днями.
- Его можно найти в программах для больших компаний или скачать в интернете для малых.
- Работа с графиком похожа на использование обычного документа в Экселе, но удобнее.
Что такое умный график отпусков
Это программа, которая помогает формировать план отдыха персонала. Среди ее преимуществ:
- умеет считать дату выхода на работу, учитывая официальные федеральные и региональные праздничные дни;
- сможет разделить положенные отпускные дни на несколько частей с учетом требований ТК РФ;
- помнит о неиспользованных днях за прошедшие периоды и днях, предоставленных авансом;
- напоминает (уведомляет) о начале отдыха за две недели до планируемой даты;
- формирует самостоятельно график отпусков по необязательной унифицированной форме Т-7 и пр.
Еще один неоспоримый плюс приложения — им легко пользоваться. Разработчики постарались на славу, поэтому пользоваться им смогут даже начинающие специалисты. Более того, я, как человек, не имеющий образования в кадрах, но знающий правила составления и предоставления выходных, с этой программой разобралась буквально за 10 минут.
Советуем прочитать:
Где найти умный график отпусков
В крупных компаниях обычно ставят различные системы, помогающие вести документацию и учет. Сейчас их много, рекламировать никого не стану. Но почти в каждой из этих программ есть аналог такого приложения.
Для небольших организаций и ИП большие учетные системы не нужны, к тому же они дорогие и не окупаются. Этой категории бизнеса обычно предлагают либо системы поменьше, либо набор различных программ, среди которых есть и приложение, помогающее кадровикам или самим руководителям, не тратя много времени, быстренько набросать план нерабочих дней для сотрудников.
Те, кто совсем не пользуется учетными системами, имеют возможность просто скачать умный график из интернета. Чаще всего он бесплатный, но в зависимости от ресурса, который его предлагает, некоторые функции у приложения не заложены, не работают или выполняются в усеченном объеме.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнить график отпусков. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как пользоваться умным графиком отпуском
Умный график в большинстве случае написан в Экселе, поскольку в нем есть возможность связать информацию с нескольких страниц. Иногда дополнительно требуется скачать макросы или какую-то форму в Ворде (к примеру, для автоматического заполнения уведомления о дате отдыха).
В целом же работа в приложении ничем не отличается от формирования графика отпусков по необязательной унифицированной форме Т-7 на бумаге или в обычном Эксель-файле. Для удобства сначала формируют список всех сотрудников и у них собирают пожелания по времени отпуска (конечно, если такая практика имеется, а если нет, то учитывается, в какой период в прошлом году отдыхали сотрудники), предполагаемые даты начала отпусков вносят в программу. Умные алгоритмы самостоятельно определят, когда уведомить сотрудника о начале отпускного периода и когда он завершится, с учетом установленных в регионе праздничных нерабочих дни. Составляя план, вы сможете проверить, что у сотрудников выходные не пересекаются и есть кому работать в каждом из структурных подразделений.
После того как все заполнено и проверено, умное приложение поможет перенести сведения в унифицированную форму графика (Т-7). Вам останется только распечатать документ и подписать у руководства.
Что интересно: при подготовке документа на следующий год заново вносить данные не придется, поскольку программа все уже запомнила. Единственное, что вы будете делать, — указывать новые предварительные даты отдыха, проверять, чтобы выходные дни у сотрудников не пересекались, и распечатывать заполненную форму. А если в вашей организации утвержден электронный документооборот, то согласование пройдет еще проще.
Надо знать: как накажут работодателя за отсутствие графика отпусков
Часто задаваемые вопросы по теме
-
Что собой представляет умный график отпусков?
Это специальная программа, которая помогает сформировать план отдыха персонала.
-
Кому и зачем нужен умный график отпусков?
Этот сервис удобен всем, кто занимается распределением и подготовкой документации о предоставлении отпускных дней сотрудникам.
-
Где найти умный график отпусков?
В крупных организациях он присутствует в устанавливаемых учетных системах. Сотрудники ИП или небольших компаний смогут найти бесплатные версии в интернете.
-
Как пользоваться умным графиком отпусков?
Если у вас «коробочное решение», то разработчики пришлют инструкцию. Если вы скачали программу из интернета и инструкции нет, то пробуйте открывать все окошки и самостоятельно разбираться, что с чем связано и как работает.
