Документооборот

Понятие кадрового электронного документооборота (КЭДО или ЭКДО) было введено в Трудовой кодекс РФ в ноябре 2021 года. Многие работодатели задумались о переходе на КЭДО: удобство безбумажного обмена и хранения документов очевидно, отсутствие волокиты при подписании, особенно с работниками на удаленке, ускоряет кадровые процессы в разы. Грамотно составленное положение о КЭДО позволит сделать этот переход безболезненным.

Организация хранения документов — это комплекс требований по систематизации и архивированию бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих нормативных актов компании. Все бумаги имеют разные сроки хранения. При несоблюдении правил предусмотрены крупные штрафы для предприятия и должностных лиц.

Положение о договорной работе — документ, которым устанавливается порядок заключения, внесения изменений и расторжения соглашений, правила их учета, хранения и контроля за исполнением.

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами — это внутренний документ организации. Он не является обязательным, но его использование поможет работодателю исполнить требования Трудового кодекса, согласно которым работники обязаны знать нормы и правила, установленные на предприятии. 

Личная карточка работника — это документ, обязательный для каждого работодателя. Он заполняется на основании предоставленных сотрудником сведений об образовании, составе семьи, отношении к военной службе и прочей информации. Все записи заверяет и сотрудник, и представитель организации (ИП).

Приказы по основной деятельности — это распорядительные документы предприятия, которые выпускают в процессе его функционирования, решения организационных и стратегических вопросов. Для таких указов предусмотрен отдельный учет. 

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами — это документ с договоренностью контрагентов об обмене информацией удаленно с помощью специального программного обеспечения. Оформляется путем заключения отдельного договора либо включения нового пункта в существующий.

График документооборота — это внутренний акт компании, утверждающий порядок составления, подписания, обработки и обмена документами между сотрудниками различных подразделений.

График документооборота — это документ, который регламентирует процесс движения документов с момента их составления или получения до полного завершения исполнения. Например, до отражения в отчетности, отправки контрагенту или до передачи в архив на хранение.

Сколько должны храниться договоры в организациях — не менее 5 лет после истечения срока их действия или прекращения обязательств по ним. Срок хранения различных видов контрактов указан в приказе Росахрива №236 от 20.12.2019.

КЭДО — кадровый электронный документооборот — тема модная и «хайповая». Нельзя сказать, что интерес к ней необоснован. Это действительно новый уровень кадровых отношений с работником — удобный, надежный, легитимный, удешевляющий процессы и защищающий нервы кадровиков.

Но, как и у всех вещей в этом мире, у него есть ряд ограничений. Давайте о них и поговорим.