Инструкция: как правильно отправлять претензию по почте

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Досудебная работа помогает урегулировать споры без суда.
2. Претензию можно передать лично, курьером или по почте.
3. Электронная почта подходит для отправки претензий по закону.
4. В суде принимают электронные документы вместе с бумажными.
5. Для отправки почтой используйте заказное или ценное письмо с уведомлением и описью вложений.

Как правильно передать претензию

Стороны обязаны урегулировать споры до суда. Это — досудебная или претензионная работа (ч. 5 ст. 4 АПК РФ, п. 3 ст. 132 ГПК РФ, ч. 3 ст. 4 КАС РФ). Суть в том, что пострадавшая сторона составляет претензию и передает ее контрагенту. В претензионном документе стараются урегулировать споры до суда: описывают правонарушение и его последствия, ссылаются на пункты договора и положения действующего законодательства и предлагают варианты решения проблемы.

Бумаги передают лично, отправляют курьерской службой или по почте. Для отправителя важно подтвердить факт получения.

В ст. 160 и 434 ГК РФ указано, можно ли отправлять претензию по электронной почте — да, это не запрещено. В гражданском документообороте допускается использование электронной связи. Это подтверждает и судебная практика. Даже если договором не предусмотрена отправка документов через электронные средства связи (на email получателя), это не нарушает требований закона (ч. 3 ст. 64 АПК РФ). Электронная переписка — это такое же доказательство по делу, что и бумажный документооборот. В суде электронные документы оценивают вместе с остальными доказательствами (Постановление Президиума Высшего арбитражного суда РФ №18002/12 от 12.11.2013, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа по делу №А32-43601/2015 от 18.07.2016). При отправке подпишите всю документацию ЭЦП — это подтвердит авторство, дату отправки и адресата. Тогда у суда не возникнет сомнений в достоверности представленных бумаг.

Как правильно отправить обычной почтой

Есть два варианта доставки документов: почтовым отправлением или курьерской службой. Перед отправкой уточните, каким письмом отправлять претензию по почте — ценным, с уведомлением или с описью вложений. Обычное письмо в этом случае не подходит: если оно потеряется, адресат не узнает о вашей жалобе и о начале претензионной работы. А в таком случае суд примет его сторону при разбирательстве.

Инструкция, как отправить претензию:

1. Составьте документ в двух экземплярах. Укажите адресата и суть обращения. Пропишите конкретные требования к нарушителю и обозначьте ответственность за невыполнение обязательств.
2. В почтовом отделении составьте опись вложений по форме Ф-107.
3. Укажите контакты получателя — индекс, адрес, наименование. Опишите все прилагаемые бумаги.
4. Распишитесь на каждом документе.
5. Положите один экземпляр обращения в конверт и запечатайте его.

Ценное с описью вложений и уведомлением о вручении — отправление находится в отделении до того момента, когда адресат не заберет его лично (необходима подпись в специальном бланке). Проблема в том, что получатели не всегда приходят за корреспонденцией — жалоба так и останется в почтовом отделении. Но этот способ самый надежный — отправителю проще всего доказать правоту в суде.

Как правильно отправить по электронной почте

Электронные сообщения — это такой же способ передачи информации, как и бумажный документооборот. Вот как отправить претензию по электронной почте:

1. Подготовьте претензионный документ.
2. Отправьте сообщение. Запросите обязательное уведомление о прочтении — поставьте такую отметку перед отправкой.
3. Сделайте скриншоты самого письма, сообщения об отправке и получении. Распечатайте их. Это и есть доказательство вручения и прочтения вашего сообщения. Заверьте скриншоты у нотариуса на тот случай, если придется обращаться в суд.