Переход на УПД в 2026 году: инструкция

Содержание

Коротко о главном: 5 пунктов

Универсальный передаточный документ (УПД): что изменилось с 2026 года

Главное изменение про переход на УПД не связано с тем, что УПД стал обязательным с 2026 года для всех категорий бизнеса. С 1 января 2026 года перестали действовать формализованные электронные форматы:

• ТОРГ-12;
• акта о выполнении работ, оказании услуг.

Изменение внесено Приказом ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. Разъяснения ФНС предоставила на сайте позже в информации от 10 сентября 2025 года.

Что изменения несут на практике:

1. Обмен ТОРГ-12 и актами через ЭДО с 2026 года формализованно невозможен.
2. ФНС прямо рекомендует участникам ЭДО перейти на обязательный электронный УПД, т.к. это стандартный формализованный электронный документ, который закрывает потребность в первичке и НДС-части (при нужном статусе первички).

Рекомендованная форма универсального передаточного документа установлена в Письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Обратите внимание, что в блок, отвечающий за «зону» счета-фактуры, не один раз вносились изменения. Например, добавили обязательную строку 5а, а с 2026 года внесена новая обязательная строка 5б. Форма счета-фактуры установлена в постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. ФНС 26 декабря 2025 г. выпустила Письмо № СД-4-3/11730@ о рекомендованной форме счета-фактуры, где описывается новый реквизит строки 5б. Если в счет-фактуру включается новая обязательная строка, то и в УПД указанный реквизит должен присутствовать. Налоговая рекомендует использовать форму счета-фактуры с новой строкой из указанного письма, пока не внесут изменения в основное постановление Правительства РФ № 1137.

Образец заполнения УПД со статусом «1»:

Образец заполнения УПД

Подробнее:

• как заполнить УПД;
• надо ли ставить печать на УПД.

Где и как используют УПД

УПД — это универсальный передаточный документ, который применяют:

• как первичный учетный документ (подтверждение отгрузки товаров, передача результата услуги, работы);
• как счет-фактуру (для исчисления НДС);
• в двух ролях одновременно (это сокращает количество бумажной документации).

Для того чтобы универсальный передаточный документ работал как первичка и счет-фактура, выбирается статус «1». Если требуется только первичный документ (без счета-фактуры), то выбирается статус «2».

Если УПД используется со статусом «1» (то есть выполняет роль и первичного документа, и счета-фактуры), то на него распространяется срок, установленный для первичных учетных документов, — день совершения операции (например, день отгрузки). Нельзя воспользоваться льготным 5-дневным сроком, который предоставлен исключительно для составления счета-фактуры (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Например, ООО «PPT.ru» выписывает первичку на реализацию услуги с НДС. Тогда в универсальном передаточном документе выбирается статус «1», и он становится актом и счет-фактурой одновременно.

Кто должен перейти на УПД

Переход на универсальный передаточный документ в 2026 году должны осуществить те, кто ведет обмен документами через ЭДО.

Например, это компании на ОСНО с НДС или УСН с НДС, которые обмениваются с партнерами документацией в электронном виде.

Если вы не используете ЭДО и работаете на бумаге, то вправе и дальше оформлять бумажную ТОРГ-12 и бумажные акты. С 2026 года можно продолжать работать с бумажной первичкой. ФНС сообщает, что отмена форматов старых унифицированных форм не обязывает всех осуществлять переход на ЭДО. Организации вправе по-прежнему создавать и обмениваться с контрагентами накладными и актами как на бумаге, так и в виде простых электронных файлов (например, в формате PDF). Если вы используете бумажные акты вместе с электронными счетами-фактурами, то такой смешанный порядок разрешено сохранить.

Может пригодиться: как правильно заполнить счет-фактуру

Мы перешли на УПД еще в 2016 году с целью минимизировать хранение первички. Но не все наши партнеры сделали так. Некоторые компании принципиально выписывали ТОРГ-12 и счета-фактуры отдельно и в 2025 году, т.к. им так удобно. С 2026 года все мои знакомые бухгалтеры перестали использовать товарную накладную и осуществили переход на обязательную форму электронного УПД.

Универсальный передаточный документ подходит не для всех хозяйственных операций. Его применение законодательно ограничено в ряде случаев. Приведем примеры операций, где УПД использовать нельзя или где он не заменяет специализированные формы:

1. Перевозка груза осуществляется на основании договора перевозки, который подтверждается транспортной накладной. Транспортная накладная — это обязательный документ, форма дана в приложении № 4 к постановлению Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200. УПД не может ее заменить, так как транспортная накладная является самостоятельным документом, удостоверяющим договор перевозки. Но если договором предусмотрено оформление дополнительного передаточного акта к транспортной накладной, то УПД может выступить в этой роли (Письмо ФНС России от 10.08.2018 № АС-4-15/15570@).
2. Постановление Правительства РФ от 01.07.2021 № 1108 обязывает некоторые категории плательщиков при операциях с прослеживаемыми товарами использовать универсальный передаточный документ в электронной форме. Это касается плательщиков, освобожденных от уплаты НДС, а также спецрежимников. Но пп. «г» п. 13 постановления содержит перечень операций-исключений, когда УПД необязательно составлять в электронной форме: продажа прослеживаемых товаров физлицам для личных нужд, самозанятым, при экспорте прослеживаемых товаров за пределы ЕАЭС, при экспорте в ЕАЭС.
3. УПД не выставляют при получении аванса от клиента, т.к. он совмещает в себе 2 назначения: и счет-фактуру, и первичный документ. При получении аванса выставляется счет-фактура на аванс (ст. 168 НК РФ).

В Письме ФНС России от 07.02.2017 № ЕД-4-15/2172 разъяснено, что УПД со статусом «1» может использоваться как счет-фактура для подтверждения данных в заявлении о ввозе товаров при экспорте в ЕАЭС. Однако УПД не заменяет международные транспортные или товаросопроводительные документы (например, CMR), которые необходимы для подтверждения факта вывоза товаров за пределы России.

Узнайте, как заполнить CMR-накладную

Для подтверждения экспорта за пределы ЕАЭС, налоговые органы будут ждать классический счет-фактуру (приложение 2 к Приказу ФНС России от 26.12.2023 № ЕД-7-15/1003@), а не УПД. Теоретически УПД можно попытаться представить по коду «12» (иной документ), но это создает риски споров с инспекцией.

Как перейти на УПД: алгоритм

Рассмотрим алгоритм, который я использую как методолог, когда нужен переход на обязательный УПД.

Шаг 1. Разработка формы

Возьмите за основу рекомендованные ФНС формы и определите нужную модель для бизнеса (по статусам 1 или 2). Проверьте обязательные реквизиты первичного документа по ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и обязательные реквизиты счета-фактуры из ст. 169 НК РФ (в т.ч. наличие строки 5б с 2026 года).

Шаг 2. Закрепите применение УПД официально в учетной политике

Поскольку универсальный передаточный документ по статусу приравнивается к первичке, переход зафиксируйте в учетной политике. Что необходимо указать:

1. Компания применяет универсальный передаточный документ.
2. С какого числа (идеально — с начала года).
3. Какую первичную документацию заменяет (товарная накладная, акт, счет-фактура).
4. Порядок документооборота (в т.ч. указание на обязательное или необязательное применение ЭДО).
5. Порядок хранения и подписи ответственных лиц.

Читайте: как составить учетную политику организации

Заранее оповестите сотрудников о переходе на новую форму обязательной первички, особенно отдел продаж и бухгалтерию. Не забудьте обновить учетные программы и «встроить» актуальную обязательную форму в систему.

Образец приказа о переходе на обязательный УПД с 2026 года:

Образец приказа о переходе на обязательный УПД

Шаг 3. Утвердите инструкцию по проверке УПД

Инструкция нужна, потому что обязательный бланк универсального передаточного документа объединяет зоны ответственности разных специалистов (кладовщику интересен факт количественного поступления товара, а бухгалтеру важно понять, что вся форма заполнена корректно и НДС правильно исчислен).

В инструкции закрепите:

• кто формирует первичку в учетной системе;
• кто проверяет обязательные поля;
• кто подписывает (со стороны продавца, покупателя);
• сроки подписания;
• что делать при расхождениях (не тот товар, цена, количество);
• порядок исправлений и корректировок (когда нужен УКД).

Шаг 4. Настройте ЭДО и учетную систему (1С и аналоги)

Если вы используете современные обновляемые программы 1С, то форма уже прекрасно работает с 2026 года и содержит новую строку 5б.

Что надо проверить в настройках:

• поддерживается ли актуальный формат обязательного электронного универсального передаточного документа оператором ЭДО;
• корректно ли выгружаются, загружаются статусы;
• маршруты согласования;
• полномочия подписантов (МЧД, если применяете);
• архив и поиск документации.

Шаг 5. Уведомите контрагентов и закрепите условия в договорах

Направьте партнерам письмо, с какой даты компания переходит на электронный универсальный передаточный документ. При необходимости оформите дополнительное соглашение к договору.

Инструкция с нюансами: как уведомить контрагента о переходе на УПД

Образец уведомительного письма партнеру о переходе на обязательный универсальный передаточный документ:

Пример уведомления партнеру о переходе на УПД

Что будет, если не перейти на УПД в 2026 году

Если вы не перейдете на обязательный электронный универсальный передаточный документ (вместо ТОРГ-12 и актов), то не сможете отправить первичный документ электронно. Придется выбирать: или неформализованный формат (скан на почту клиенту), или осуществлять переход на УПД. Ну и самый неблагоприятный исход — это «откат» операций на бумагу, что неудобно многим организациям.

Минусы неформализованных документов:

• сложнее автоматическая обработка и сверка;
• выше риск ошибок в реквизитах;
• по требованию ИФНС нельзя направить первичку «как есть» (нужно распечатать, сканировать, заверять и тратить время на иные действия по подготовке, электронные документы достаточно выгрузить из системы ЭДО с подписью);
• больше времени у бухгалтерии на каждую поставку, акт.

УПД: частые вопросы