Как оформить временный перевод сотрудников на удаленную работу

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

На какой срок можно временно перевести на дистанционную работу

Срок перевода зависит от оснований, по которым работник переведен на удаленку. Если сотрудник переведен по соглашению сторон, то срок непрерывной удаленной работы при временном переводе не должен превышать полугода (ст. 312.1 ТК РФ). Инициатором ухода на дистант является как работник, так и работодатель.

Если персонал временно перевели на удаленную работу из-за чрезвычайных обстоятельств, то работник остается работать удаленно на весь период их действия. К таким обстоятельствам ст. 312.9 ТК РФ относит катастрофы, аварии и другие случаи, которые угрожают жизни или нормальным жизненным условиям существования всего населения или его части.

Основанием для временной удаленки является принятие такого решения госорганом или органом местного самоуправления. В этом случае срок дистанционной работы определяется таким решением.

Как оформить временный перевод на удаленку по инициативе работодателя

В большинстве случаев работодатель не может без согласия работника перевести работника на удаленку. Значит, первым шагом в оформлении станет получение письменного согласия работника. Если работник согласен временно поработать удаленно, то необходимо подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору. Готовится дополнительное соглашение в письменной форме. Оформляя временный перевод работника на дистанционную работу, я в допсоглашении к трудовому договору указываю:

• период дистанта;
• место работы;
• порядок взаимодействия компании и удаленщика;
• условия материального обеспечения;
• порядок и размеры компенсации, если работник станет использовать личное оборудование.

На основании подписанного дополнительного соглашения к трудовому договору готовится приказ. Обычно он оформляется в произвольной форме с указанием основания перевода.

С приказом необходимо ознакомить сотрудника под роспись.

Отдельный порядок установлен, если причинами удаленной работы являются чрезвычайные обстоятельства или решение госоргана. В этом случае согласие работника не требуется. Нет необходимости и вносить изменения в трудовой договор. Но необходимо издать приказ. Кроме того, работодателю необходимо утвердить локальный акт о временном переводе. Если в организации действует профсоюз, то этот локальный акт принимается с учетом мнения профсоюза. В соответствии с требованиями ст. 312.9 ТК РФ локальный акт о временном переводе на удаленку обязан содержать:

• основания, по которым персонал переводится на дистанционную работу;
• список работников, переводимых на дистант;
• срок удаленной работы;
• порядок материального обеспечения;
• порядок взаимодействия между удаленщиками и компанией.

Перечень является открытым, и работодатель вправе вносить в него иные условия, касающиеся удаленной работы. После утверждения с локальным актом обязательно необходимо ознакомить всех переводимых сотрудников.

Сделать это необходимо по форме № 4, утвержденной Приказом Минтруда России от 16.04.2024 № 195н. Отчет направляется в службу занятости в течение 3 рабочих дней со дня принятия соответствующего решения.

Как оформить временный перевод на удаленку по инициативе работника

Чтобы начать работать дистанционно, работник обязан написать заявление. Заявление составляется в произвольной форме в соответствии с правилами оформления документов. В заявлении указывается:

• кому и от кого документ адресован;
• просьба работника об удаленке;
• период, на который требуется дистант.

Указывать причины для перевода необязательно. Заверяется документ подписью заявителя.

Если работодателем принято положительное решение, то готовятся дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ. Тут документы оформляются точно так же, как и при временном переводе по инициативе работодателя. Единственное отличие — основание распоряжения. В данном случае основанием станет являться заявление сотрудника.

Можно ли заранее определить срок перевода на удаленку

Заранее определить период, на который сотрудник переводится на удаленную работу, не только можно, но и необходимо. Переведя сотрудника на дистант, без указания срока окончания удаленной работы, может получится так, что сотрудник сочтет перевод постоянным и откажется возвращаться в офис. Определить срок удаленки можно:

• указав конкретную дату окончания;
• определив период, например, месяц;
• указав обстоятельства, окончание которых означает окончание дистанта.

По теме: как установить комбинированный режим работы (дистант + офис)

Что делать, когда срок временного перевода закончится

Если период дистанта истек, то стороны продлят его либо сотрудник обязан вернуться в офис.

При принятии решения о продлении удаленной работы сверх изначального срока необходимо заключить новое соглашение: либо о продлении временного перевода (в пределах шести месяцев), либо о переводе на постоянную дистанционную работу. После этого издается соответствующий приказ. Оформляется он аналогично тому, как при оформлении временного перевода. Если инициатива о продлении сроков дистанта исходила от работника, то потребуется еще его заявление.

Если стороны не изъявили намерения продлить период удаленки, то по истечении указанного срока действие перевода заканчивается и работник обязан вернуться в офис. Я рекомендую заранее письменно уведомить работника об окончании дистанта.

Вносить какие-либо изменения в трудовой договор в связи с окончанием периода дистанционной работы не нужно.