Районный коэффициент. Назначение, принципы расчета и налогообложения. Изменения в учете согласно налоговой реформе 2025 года

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Районный коэффициент — это дополнительная денежная надбавка к зарплате за работу в особых условиях.
2. Все работодатели обязаны начислять его, если он предусмотрен для региона, где работает сотрудник.
3. С 2025 года налоговая реформа требует отчитываться о районном коэффициенте отдельно от основной зарплаты.
4. Теперь выплата и налогообложение районного коэффициента происходят раздельно от основной заработной платы.
5. Сотрудники должны получать две суммы НДФЛ — одну за зарплату и другую за районный коэффициент.

Районный коэффициент в России введен давно, в 30-х годах прошлого века, во многих регионах до сих пор находятся в действии акты государственной власти СССР, утверждающие его применение и размер.

Цель статьи — дать принципиальное определение и суть понятия «районный коэффициент» практикующему предпринимателю, имеющему наемных сотрудников — граждан Российской Федерации, а также рассмотреть те коренные изменения, что внесены Налоговой реформой 2025 года в аспект его налогообложения.

В этой статье нет цели информировать о конкретных ставках и особенностях применения районного коэффициента на конкретных территориях, по отдельным категориям граждан, по отдельным нормативным документам различного юридического уровня.

Считаем, что, если понимание смыслового значения есть, то частности в виде цифровых значений уже легко применятся в предпринимательской практике. Понимание сущности экономического понятия всегда обеспечивает его правильное применение при любых численных его изменениях. Районный коэффициент тут не исключение.

Кроме того, определимся сразу, что не стоит отождествлять понятие «районный коэффициент» (статья 316 ТК РФ) и понятие «процентная надбавка» к заработной плате за стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (статья 317 ТК РФ). Настоящая статья содержит понятия и выводы только по районному коэффициенту. Северная надбавка к зарплате — тема отдельного исследования, у них много общего, но порядок применения и налогообложения различен в некоторых аспектах.

Настоящая статья не рассматривает применение районного коэффициента при исчислении государственных социальных пособий. Он участвует в расчетах пособий, но как служебный элемент, определяющий конкретный размер пособия в отдельных его видах.

Авторы считают, что в целях бухгалтерского и налогового учета эта тема требует более глубокого нормативного, более детального аналитического изучения, но данная статья может служить частью методического материала для этой цели.

Все оговорки, необходимые читателю, сделаны. Переходим к понятию.

Определение районного коэффициента введено в далеком 1932 году. Этого нормативного акта уже не содержится в современных базах справочно-правовых систем.

Однако, согласно статье 315 НК РФ, оплата труда в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях осуществляется с применением районных коэффициентов. Трудовой кодекс определяет его применение однозначно.

Исходя из назначения и смысла применения районного коэффициента, предлагаем следующее определение:

Районный коэффициент — это денежная надбавка в процентном отношении к основной заработной плате трудящихся в местностях с особыми условиями труда.

К основной относится заработная плата, начисленная за фактически проработанное время. В ее состав входят оплата по сдельным расценкам, по тарифным повременным ставкам за проработанное время, доплаты сдельщикам по прогрессивным расценкам и в связи с изменением условий работы, доплаты за работы в ночное и сверхурочное время, премии сдельщикам и повременщикам из фонда заработной платы (оплаты труда), доплаты за обучение учеников на производстве, оплата простоев не по вине работников и др.

Дополнительная заработная плата не облагается районным коэффициентом. Это те суммы, которые выплачиваются за не проработанное на предприятии время (отпускные, компенсации и пр.).

Особые условия труда определяются на основе нескольких факторов:

• сложные климатические условия работы и жизни. Обычно чем хуже климат в регионе, тем выше потребительская корзина граждан;
• социально-экономическая ситуация в регионе — безработица, уровень доходов населения, социальная инфраструктура;
• стоимость жизни в регионе — аренда жилья, тарифы ЖКХ — всё, что приводит к повышенным расходам на жизнь;
• другими факторами, определенными государством на основе статистических данных к необходимости использования районного коэффициента в регионе.

Выплата районного коэффициента — это элемент оплаты труда. Выплачивать его в полном размере — прямая обязанность работодателя (статья 22 ТК РФ). Ограничения размера заработка, на который начисляется районный коэффициент, нет.

Районный коэффициент начисляется в зависимости от места выполнения им трудовой функции, а не от места нахождения работодателя (Определение Верховного Суда РФ от 20.02.2017 № 303-КГ16-20674). Районный коэффициент начисляется с первого дня трудоустройства сотрудника на работу по трудовому договору (статья 135 ТК РФ).

Районный коэффициент начисляется в виде фиксированной величины. Определяется она при каждом исчислении основной заработной платы путем умножения ее величины на размер районного коэффициента.

Автоматизация операций по учету труда и заработной оплаты была одной из первых в истории автоматизации бухгалтерского учета. Расчет заработной платы ведется ежемесячно, циклически, на алгоритмизированных принципах с повторяющимися арифметическими операциями. Поэтому он в первую очередь получил автоматическую обработку на первых электронно-вычислительных машинах (ЭВМ).

Но, несмотря на привлекательность программирования зарплатных задач, обработка операций по формированию фонда оплаты труда остается как наиболее сложный, трудно контролируемый, нормативно изменчивый, не полностью автоматизированный участок расчетов бухгалтерского учета.

В настоящий момент в Российской Федерации Реестром программного обеспечения Российской Федерации зафиксировано около десятка программных решений по расчетам с персоналом.

Сумма районного коэффициента входит в фонд оплаты труда (ФОТ) и облагается налогом на доходы физических лиц (НДФЛ).

Все предыдущие налоговые периоды НДФЛ районный коэффициент был отдельным начислением в ФОТ, но составлял единую налоговую базу для исчисления НДФЛ.

Налоговая реформа 2025 года внесла изменения в этот порядок.

С 2025 года районный коэффициент выделяется в отдельную налоговую базу (статья 210 НК РФ). Это значит, что у суммы районного коэффициента есть теперь свои, отдельные, признаки налоговой базы: отдельные ставки, отдельный код дохода НДФЛ, отдельный КБК и др.

Таким образом, если ранее мы считали НДФЛ единожды с общей суммы заработной платы и районного коэффициента, то теперь НДФЛ считаем дважды: с заработной платы отдельно, а с районного коэффициента отдельно.

Рисунок 1. Отделение налоговой базы НДФЛ по районному коэффициенту от налоговой базы основной заработной платы

В связи с этим выплата зарплаты теперь отражается двумя составляющими: выплата зарплаты и выплата районного коэффициента.

Учет НДФЛ необходимо вести раздельно с заработной платы и раздельно с районного коэффициента. Где была одна сумма, теперь окажутся две суммы НДФЛ.

Рисунок 2. Раздельный расчет НДФЛ с основной заработной платы и с районного коэффициента в программе «Арча. Учет доходов физических лиц»

Соответственно, разницу отражать необходимо и в строках выплаты, и в протоколах расчета, и в отчетности, с которой связаны эти суммы.

В расчетных ведомостях, в платежных документах для сотрудника, в квитках по заработной плате такое разделение не требуется. На выплаты сотруднику раздельный учет НДФЛ с ФОТ и с районного коэффициента никак не влияет.

Рисунок 3. Пример платежной ведомости на выплату заработной платы сотруднику в январе 2025 г., сформирована в программе «Арча. Учет доходов физических лиц»

Рассмотрим последовательно ряд вопросов по начислению НДФЛ на новую налоговую базу — районный коэффициент.

С 1 января 2025 года внесены изменения в Налоговый кодекс РФ (Федеральный закон от 12.07.2024 № 176-ФЗ). Введена прогрессивная четырехступенчатая шкала НДФЛ на совокупность доходов гражданина РФ, установлены исключения для нее, введена новая ставка для районного коэффициента. Налоговая реформа-2025 вступила в действие.

К доходу в виде районного коэффициента с 01.01.2025 применяется двухступенчатая шкала НДФЛ (статья 224 НК РФ):

• 13 % — при доходе до 5 млн рублей включительно;
• 15 % — при доходе свыше 5 млн рублей.

Таким образом, районный коэффициент имеет свои, отличные от заработной платы, налоговые ставки НДФЛ. Сравнение ставок — смотрите таблицу 3. Причем у зарплаты и у районного коэффициента не совпадает даже «вилка» доходов для ставок 13 и 15 %.

Таблица ставок НДФЛ и их предельные значения с 01.01.2025:

Районный коэффициент не нужно начислять на выплаты, размер которых формируют из среднего заработка (постановление Министерства труда Российской Федерации от 11.09.1995 № 49). При определении размера среднего заработка для отпускных, больничных, командировочных расчетов, районный коэффициент уже учтен в заработной плате расчетного периода этих видов начислений.

Как быть с 1 января 2025 года? Необходимо определить отдельную налоговую базу по районному коэффициенту для исчисления НДФЛ. Это новая сложность и новый вид расчетов, который вносит существенное изменение в отражение среднего заработка сотрудника.

Во всех прочих ситуациях сумма начисленных отпускных с 2025 года делится на две базы для исчисления НДФЛ (Письмо ФНС от 28.01.2025 № БС-4-11/739@):

• сумма рассчитанных отпускных с сумм заработной платы;
• сумма рассчитанных отпускных с сумм районного коэффициента.

НДФЛ с отпускных сумм теперь исчисляется дважды:

• отдельно с суммы отпускных без районного коэффициента;
• отдельно с суммы районного коэффициента.

Выплата отпускных производится, как обычно, одной суммой за минусом НДФЛ. При этом налог складывается из НДФЛ, рассчитанного с суммы без районного коэффициента, и НДФЛ с суммы районного коэффициента.

Рисунок 4. Разделение в сумме отпускных к выплате НДФЛ со среднего заработка и НДФЛ с районного коэффициента для формирования дополнительной налогооблагаемой базы расчета НДФЛ с районного коэффициента с 01.01.2025

Аналогичный порядок действий применяется при расчете оплаты труда в дни командировки и расчете компенсации за неиспользованный отпуск.

В отношении больничных на день написания статьи районный коэффициент не применяется и из сумм среднего заработка для больничных не выделяется. Порядок расчетов остается прежним.

А как применять вычеты при исчислении НДФЛ с районного коэффициента? На день создания статьи МинФин дает крайне мало разъяснений по этому поводу. Анализ авторами существующей практики и действующего законодательства приводит к следующим выводам.

Налоговая база районного коэффициента определяется как денежное выражение доходов, подлежащих налогообложению, уменьшенных на сумму налоговых вычетов, если такие вычеты не были применены при исчислении иных налоговых баз (статья 210 НК РФ).

Таким образом, стандартные налоговые вычеты применяются к налоговой базе районного коэффициента в том же порядке, что и к базе основной заработной платы. Главное, чтобы сумма вычета работнику не задвоилась, чтобы она не была использована в течение расчетного периода при исчислении НДФЛ с основной налоговой базы.

Причем бухгалтер сам может выбрать, к какой налоговой базе применять вычеты в первую очередь: к основной налоговой базе, к дополнительной базе районного коэффициента или к обоим базам сразу, то есть к общей сумме начисленного дохода сразу в одном месяце, как это было ранее, до 2025 года.

Не важно, откуда сумма вычетов, полагаемых работнику, будет вычитаться: из базы по заработной плате или из базы районного коэффициента — это по усмотрению бухгалтера. Но логично сначала использовать для вычета основную базу, а потом базу районного коэффициента как дополнительную к налогообложению по НДФЛ.

С 1 января 2025 года предельный доход для применения детских вычетов составляет 450 000 руб. (статья 218 НК РФ).

Так как доход в части районных коэффициентов в основную налоговую базу не включается, они выделяются в отдельную налоговую базу и облагаются по отдельным ставкам, доход в виде районного коэффициента не учитывается при превышении предельного размера дохода для вычетов.

В связи с новациями в НДФЛ с 2025 года внесены изменения в перечни кодов видов доходов и вычетов (Приказ ФНС от 18.10.2024 № ЕД-7-11/877@).

Введен код вида дохода «2006» для доходов в виде оплаты труда работников Крайнего Севера и приравненных к ним регионов, других местностей (районов) с неблагоприятными (особыми) климатическими или экологическими условиями. Именно этот код дохода теперь включает суммы начисления районного коэффициента.

Для НДФЛ с районного коэффициента есть не только свой код дохода, но и свои специальные КБК (Приказ Минфина России от 13.11.2024 № 165н «О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 10 июня 2024 г. № 85н “Об утверждении кодов (перечней кодов) бюджетной классификации Российской Федерации на 2025 год (на 2025 год и на плановый период 2026 и 2027 годов)”»):

• 182 1 01 02210 01 1000 110 — для налога по ставке 13 % с доходов не более 5 млн руб. в год;
• 182 1 01 02230 01 1000 110 — по ставке 15 % с доходов свыше 5 млн руб. в год.

В уведомлении необходимо делить НДФЛ на две строки:

• в одной у вас будет налог с зарплаты с «зарплатным» КБК;
• в другой — «северный» НДФЛ с КБК из указанных выше.

А что будет, если не учитывать районные коэффициенты? Обязательно ли их начисление при установленном законодательно применении на данной территории? Это распространенный вопрос предпринимателей.

Ответим, что сотрудник имеет право обратиться с жалобой в Трудовую инспекцию. В результате на предприятии пройдет внеплановая проверка Трудовой инспекции. По результатам проверки доначислены штрафы. За невыплату (задержку выплаты) районных коэффициентов работодатели могут быть привлечены к материальной, административной и уголовной ответственности (статьи 142 и 236 ТК РФ).

С 2025 года аналогичный результат возможен и при проверке Налоговой инспекции. Пересчет НДФЛ с базы заработной платы и с базы районного коэффициента может выявить доначисление сумм НДФЛ в связи с неправомерным применением вычетов или пониженных ставок НДФЛ.

Еще один важный вопрос из предпринимательской практики: возможно ли иметь сумму районного коэффициента внутри суммы основной заработной платы? Прописать его в трудовом договоре, а начислять единой суммой, в том числе включающей районный коэффициент?

Ответим, что это всегда было бы нарушением, а с 2025 года особенно важно иметь районный коэффициент «отдельной строкой» в сводах фонда оплаты труда. Начисление районного коэффициента формирует теперь отдельную дополнительную налоговую базу по НДФЛ. Ведение раздельного учета НДФЛ при исчислении зарплаты и исчислении районного коэффициента стало однозначной необходимостью.

Таким образом, такой привычный, применяемый с прошлого века на 70 % территории РФ районный коэффициент в 2025 году каждому бухгалтеру этих территорий приносит волнения и новые сложности.

Пятиступенчатая шкала НДФЛ на основную базу имеет прогрессивную ставку до 22 %. В то же время прогрессивная шкала НДФЛ с базы районного коэффициента имеет всего две ступени с максимальной ставкой 15 %. Таким образом, доход свыше 5 млн облагается по разным ставкам: с основной базы — по ставке 18 % и выше, с базы районного коэффициента — по ставке 15 %, и эта ставка максимальная.

Что это значит? По мнению авторов, применением прогрессивной ставки НДФЛ введен скрытый налог на роскошь. Предполагается, что доходы выше среднего уровня идут не на траты первой необходимости, а расходуются на «предметы роскоши». Это тот доход, который дает потребление выше среднего уровня жизни и вполне может быть источником «роскошных покупок». Именно этот доход и облагается повышенной ставкой НДФЛ. Значит, государство берет с него «дополнительные пошлины».

Но вот с дополнительных сумм районного коэффициента такого высокого налога не взимается. Действительно, районный коэффициент выплачивается гражданам, живущим в сложных особых условиях, покрывая более высокие затраты на стоимость продуктов, одежды, необходимого отдыха и пр. Значит, и облагать «налогом на роскошь» эти суммы государство посчитало несправедливым.

Однако такое «справедливое» разделение базы НДФЛ на основную с пятиступенчатой ставкой и дополнительную с двухступенчатой ставкой коснулось каждого без исключения наемного работника в неблагоприятных для жизни регионах. И сложность расчетов повысилась в каждом случае расчета ФОТ, у каждого бухгалтера. Поэтому новый учет требует от государства в лице Минфина дополнительных, более тщательных разъяснений применения новых ставок и налоговых баз НДФЛ, что происходит недостаточно, на наш взгляд.

По нашим исследованиям, все программное обеспечение без исключения, в котором бухгалтер РФ ведет расчеты, трактует изменения по-разному, часто несвоевременно и тоже без нужных разъяснений. Фирмы-разработчики не имеют достаточного инструктивного материала к новым нормативным актам, поэтому в программных решениях применяют любые методы с различным итоговым результатом.

Конечно, к концу 2025 года ситуация должна выровняться. Годовой расчетный период НДФЛ это сделать позволяет. Однако такой подход влечет за собой дополнительные корректирующие отчеты за квартальные отчетные периоды, дополнительную сторнирующую и исправительную работу как бухгалтеру, так и налоговому инспектору. Считаем, что более продуманный и снабженный разъяснительными материалами вариант ввода нормативных изменений в экономические показатели внутреннего финансового состояния страны был бы более рациональным. Все-таки налоговые сборы НДФЛ, по данным Федеральной налоговой службы, составляют более 30 % всех налоговых сборов государства, и неоднозначность трактовки в них негативно сказывается на благосостоянии Российской Федерации.

Читайте также:

• что такое районный коэффициент;
• как рассчитывается районный коэффициент к заработной плате;
• как начисляется процентная надбавка за северный стаж;
• как изменилась шкала НДФЛ с 2025 года.