Важно
ФНС уточнила контрольные соотношения для РСВ 
Добрый день, с вами снова мы, авторы колонки «Катавасия, или Будни ИП», — Наталья Зорина и кот Арсений Бонифаций.
Кратко, о чем выпуск («Спойлерр — это...» — муркнул кот.):
о важности доверенности при работе с контрагентами знают все: документ подтверждает полномочия представителя, придает юридическую силу сделке. Но на практике мало кто из ИП сталкивается с ситуацией, что компания-клиент не признает отгрузку, если товар выдается ее представителю без доверенности. «Работы много, не успели» или «обязательно принесем» — часто слышим в ответ на просьбу принести этот документ и ждем. Считаем такую практику опасной, призываем приучать контрагентов к дисциплине, обязательно требуем этот документ. Хотим поделиться историями из нашей практики, где наличие этого документа спасло нас от финансовых потерь, а отсутствие стоило нам денег.
Время чтения: 3 минуты
Навигация
Доверенности собирать трудно. Всегда есть клиент, который обязан принести ее «ВОТПРЯМЩАС», но, оказывается, она потерялась, и надо делать ее заново. Часто доверенность приходит по электронной почте, и клиент восклицает с неподдельным удивлением: «А что, такой вариант вас не устроит?»
Это тот документ, который очень трудно достать у бухгалтерии, именно про него всё время все забывают, он теряется, его заливают кофе, он оформляется с ошибками и всегда задерживается. Наконец, когда, преодолев все круги ада, доверенность приходит к тебе, оказывается, что срок, на который она выдана, истечет на днях.
«Очень поэтично и торжественно вышло у тебя… Предлагаю назвать раздел “Ода на получение доверенности”!»
Мне кажется, получается нервно, а не торжественно. Последняя история с доверенностью, которая вызвала горькую улыбку, случилась буквально в этом месяце. Механик крупного предприятия в нашем городе пришел за оплаченным товаром, мы просим доверенность, он возмущенно произносит: «Вы что! Какую доверенность вам надо, меня и так все в городе знают!»
«И что? Выдали товар?»
Товар мы не выдали. Лучший способ для получения доверенности — это не выдать без нее покупателю товар. Но, к сожалению, периодически все равно формируется пул клиентов, которые взяли что-то без доверенности, под честное слово, потому что очень надо, и должны этот документ «вот-вот принести»…
Все знают теорию. Доверенность нужна, она подтверждает полномочия представителя, придает юридическую силу договоренностям (гл. 10 ГК РФ). Без доверенности компания может столкнуться с проблемами: сделку признают недействительной, товар или деньги придется вернуть, финансовые потери неизбежны. Вместе с тем всё теория, кто с этим сталкивался? У меня, например, не было случаев, чтобы, получив товар без подтверждения полномочий своего представителя (без доверенности), компания отказалась потом от товара или пыталась вернуть деньги.
«Тебя окружают честные люди!»
Причины разные: вас с компанией связывают давние отношения; покупателем движет желание товар получить для своих целей, а не кого-то обмануть; город маленький, все друг друга знают. Доверенность — просто формальность, все так считают.
Но в моей практике, к сожалению, есть истории, в которых отсутствие доверенности могло грозить неприятностями, а в одном случае даже привело к финансовым потерям.
Представитель компании умер, компания не захотела оплачивать выданный товар
Эта история закончилась разбирательством в суде, и выиграть дело не удалось. Клиент работал с нами давно и много, пришел с реквизитами новой фирмы, попросил договор. Договор на условиях предоплаты заключили, доверенность получили, начали работать. Срок доверенности истек, клиент попросил время на оформление новой, товар оплатил, забрал его и… умер. Он был человек пожилой, работал много, трудностей и с бизнесом, и со здоровьем хватало.
Компания, интересы которой он представлял, не признала отгруженный товар, попросила вернуть деньги и обратилась в суд. Ни свидетельские показания, ни подписанные документы представителем, который ранее имел доверенность, не убедили суд в том, что отгрузка была. Товар выдан неуполномоченному лицу. Дело мы проиграли.
Выше я написала, что обычно компании так не поступали, ключевой момент оказался здесь в том, что работать в отсутствие умершего человека компания не собиралась. Компания открыта была под него, под его интересы или под взаимные интересы с кем-то. Судов с ней в этот период было предостаточно, многим они отказались платить даже случаях, когда все документы по сделке были оформлены без изъяна. Через какое-то время компания объявила себя банкротом.
Вывод очевиден: когда у клиента всё в порядке, на «мелкие недочёты» с документами закрываются глаза. Но если ситуация меняется, у компании возникли проблемы, дела ее пошатнулись, она станет искать способы сохранить свои деньги и уже не будет игнорировать ошибки в документах, как раньше. Когда это случится, никто не знает.
Компания обанкротилась, арбитражный управляющий запросил первичные документы по сделке с компанией-банкротом
В следующей истории мы год уже не работали с компанией, как пришел запрос от арбитражного управляющего в деле о ее банкротстве. Запрос содержал требование представить все документы по сделке с этой компанией.
К счастью, документы были в порядке и в сохранности. Пакет, переданный управляющему, включал договор поставки, товарные накладные, подписанные представителем компании, и доверенность на него. Больше меня никто не беспокоил.
Вывод: после этого случая я хорошо запомнила, что в бизнесе важно не только деньги за товар (услугу) получить, но и иметь доказательства, что с твоей стороны условия сделки выполнены: товар отгружен, услуга оказана. А документы нужны не только тебе и контрагенту для бухгалтерского и налогового учета, но и при взаимодействии с контрагентом для доказательства, что сделка состоялась.
Уволенный представитель продолжал брать товар от имени компании
Важно отзывать доверенности у контрагентов после увольнения работников. Я не раз слышала рассказы клиентов о том, что сотрудники после увольнения приходят за товаром в места, где ранее представляли интересы компании по доверенности.
В моей практике произошел случай, когда товар взял уже уволившийся сотрудник, он обиделся на работодателя и решил таким образом возместить то, что, как он считал, ему должны. Компания это обнаружила только после того, как я передала ей скан подписанной накладной. Руководитель позвонил нам и рассказал об увольнении представителя, но, так как доверенность на него не была отозвана, компании нечего было предъявить моему ИП.
Вывод: нам, поставщикам, важно отслеживать сроки, на которые контрагент выдает доверенность. Ведь ситуация могла стать и другой: представитель компании ходит давно, доверенность закончилась, мы по привычке выдаем ему товар, ожидая новых полномочий, а он уже уволился.
Налоговая запрашивает документы для проверки вместе с доверенностями
Кроме контрагентов, наличием или отсутствием доверенности интересуются налоговые органы. При проверках они запросят доверенности вместе с другими первичными документами.
Пример требования налоговой инспекции о представлении документов, в том числе доверенностей. Доверенности запрошены в рамках встречной проверки контрагента и предоставлены мною.
Отсутствие доверенности — это риск, что налоговые проверяющие признают первичные документы недействительными, поскольку они оформлены с нарушением законодательства. Такие документы не подтвердят, например, расходы налогоплательщика в силу п. 1 ст. 252 НК РФ.
При встречной проверке ИП на доходной УСН, конечно, такие претензии проверяющих не грозят, но страдают контрагенты, в чей платежеспособности предприниматель тоже заинтересован. Кроме того, оформление первичных документов с ошибками насторожит налоговую, а в перспективе возможна проверка и самого ИП.
«Доверяйте клиентам, но... проверяйте их доверенности. А когда все договоренности будут достигнуты и оформлены правильно, погладьте своего кота, и жизнь обязательно станет муРрче»
Будни ИП: как управлять бизнесом без суеты - Колонка Натальи Зориной на PPT.RU:
