Как заполнить ежемесячный отчет СЗВ-ТД

В России завершается внедрение электронных трудовых книжек. Реформа запущена вступлением в силу ФЗ №439-ФЗ от 16.12.2019, вносящего изменения в Трудовой кодекс. Процесс этот поэтапный и завершится к концу 2021 года. В связи с этим у работодателей появились новые обязанности, в том числе и в сфере персонифицированной отчетности в Пенсионный фонд, который является оператором электронной базы данных о стаже и трудовой деятельности всех граждан России. Получает информацию об этом ПФР от работодателей. Для этого в конце 2019 года постановлением правления ПФР №730п от 25.12.2019 «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» утвердили новый ежемесячный отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам (ЭТК). Он является обязательным для работодателей всех форм собственности и организационно-правовых форм.

Персонифицированный отчет СЗВ-ТД

Все работодатели обязаны сдавать отчет СЗВ-ТД с целью формирования ЭТК работников. Его форма подготовлена Минтрудом и изменится в 2021 году. Форма является персонифицированной, поэтому направлять сведения в территориальные органы ПФР по месту регистрации в качестве страхователя придется о каждом работнике, который в течение месяца принят, уволен, переведен на другую постоянную работу, и о тех работниках, которые подали заявление о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной книжки.

Новый бланк отчета СЗВ-ТД с 2021 года

Минтруд России обновит бланк отчета СЗВ-ТД в ближайшее время. Соответствующий проект приказа пока не утвержден и не зарегистрирован Минюстом. Чиновники добавят в отчет СЗВ-ТД новый раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь», его обяжут заполнять правопреемников организаций для получения информации, которую предыдущий страхователь подавал о работниках до снятия с учета. И это еще не все изменения в отчетной форме.

В ней изменятся правила заполнения графы «Код выполняемой функции (при наличии)», которую до конца текущего года заполнять не нужно. Сейчас она содержит 7-значный код, который заменят на 5-значный формата ХХХХ.Х. Расшифровать значение позволяет правило:

• первые 4 цифры — код наименования группы занятий по Общероссийскому классификатору;
• пятая цифра — контрольное число.

В СЗВ-ТД хотят ввести новую графу «Работа в районах Крайнего Севера / Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера». В ней работодатели укажут код РКС или МКС, если человек работает в указанной местности.

Срок сдачи отчета СЗВ-ТД

Срок сдачи отчета СЗВ-ТД — не позднее 15-го числа месяца, в котором были кадровые изменения, касающиеся хотя бы одного сотрудника (прием на работу, увольнение, перевод и пр.). Аналогичные сроки действуют для отчета СЗВ-М о работниках. При приеме на работу и увольнении сведения направляют в ПФР в течение 3 рабочих дней с даты события.

Электронный или на бумаге

Сдавать форму обязательно в электронном виде, если количество сотрудников 25 и больше. Но и на бумаге отчет ПФР тоже примет у тех работодателей, средняя численность работников которых меньше 25 человек.

Как перейти на электронные трудовые книжки

Правильно организовать работу с электронными книжками и составить все необходимые документы поможет видеосеминар от экспертов КонсультантПлюс. Перейдите по ссылке ниже, чтобы получить бесплатный доступ к нему.

Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

Особенности заполнения отчета СЗВ-ТД для госсектора

Предусмотрена отдельная форма и сроки подачи СЗВ-ТД для предоставления сведений о деятельности и изменении статуса лиц, осуществляющих государственную службу:

• в таможенных органах;
• в органах внутренних дел;
• в Федеральной противопожарной службе;
• в уголовно-исполнительной системе;
• в органах принудительного исполнения наказаний;
• в Следственном комитете РФ.

Они утверждены приказом Минтруда №533н от 24.08.2020 (рег. в Минюсте 29.09.2020). Работодателей обязали подавать данные в Пенсионный фонд не каждый месяц, как на остальных работников, а только при их увольнении не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) или документов, подтверждающих прекращение служебной деятельности.

В бланке отчета указывают:

• данные о подаче заявления о продолжении ведения трудовой книжки (либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности);
• дату приема (поступления) на службу;
• дату увольнения со службы (прекращения, окончания контракта, договора);
• основание прекращения профессиональной служебной деятельности.

Действующий бланк СЗВ-ТД

В новой ежемесячной отчетной форме предусмотрены следующие реквизиты, обязательные для заполнения:

• наименование организации-страхователя;
• информация об изменении названия, основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании;
• регистрационный номер организации-страхователя в ПФР;
• данные о приеме на работу граждан с указанием (при наличии) структурного подразделения организации-страхователя с реквизитами приказов, на основании которых было оформлено трудоустройство;
• наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации) (при наличии);
• данные о переводе сотрудников на другую работу;
• данные об увольнении и об основаниях прекращения трудового договора с работниками с указанием данных приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, являющегося основанием для прекращения трудовых отношений.

Порядок заполнения

Все сведения в форму вписывают из официальных документов (паспортов, дипломов, приказов по организации и т. д.). В первый раз в ПФР ждут от работодателей данные обо всех работниках по трудовым договорам, включая совместителей. Сведения о гражданах, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, включать в документ не нужно. Каких работников нужно включить в отчет СЗВ-ТД за январь 2021 года — только тех, которые официально трудоустроены на основании трудовых договоров. Никаких изменений по этому поводу не принимали.

При заполнении учитывайте требования из инструкции:

• не использовать знаки «№» и «N» при указании номера приказа об увольнении, приеме на работу или переводе;
• даты указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• не заполнять форму красными и зелеными чернилами;
• при отсутствии данных пустые графы и строки заполните прочерками.

При заполнении используйте коды, обозначающие возможные виды кадровых мероприятий. Чтобы не искать, где взять код выполняемой функции в СЗВ-ТД, мы собрали их в таблице:

Для сверки данных в отчете ПФР разработал специальные «контрольные соотношения»:

• ИНН физлица = 10 символов + 2 прочерка;
• ИНН организации = 12 символов;
• КПП = 9 символов;
• формат СНИЛС = XXX-XXX-XXX CC или XXX-XXX-XXX-CC.

В конце обязательно поставьте дату заполнения формы. Сведения заверяет своей подписью руководитель организации, а не тот работник, который фактически заполнял отчет. Вот так выглядит образец заполнения отчета по трудовым книжкам на бумаге за январь 2020 года:

Особенности заполнения на новых сотрудников

Обратите внимание на нюансы заполнения персонифицированной отчетности при трудоустройстве новых работников. В этой ситуации срок сдачи изменяется.

Часто возникают сомнения, как заполнить в СЗВ-ТД сведения о стаже на 1 января при заключении трудового договора в течение года. В инструкции указано, что работодатель заполняет данные только о работе человека в организации. Сведения о стаже на начало года у предыдущего работодателя не указываются.

Отчет СТД-Р

Кроме СЗВ-ТД, в ПФР введена новая форма СТД-Р — для предоставления сведений о трудовой деятельности самим работникам. Рассмотрим, чем отличаются СТД-Р и СЗВ-ТД:

1. Первый документ работодатель готовит по запросу сотрудника во время трудовой деятельности либо в связи с увольнением. Обязанность предоставлять работникам сведения о стаже и трудовой деятельности закреплена законодательно. Делается это по форме СТД-Р либо на бумажном бланке, либо на электронном носителе. Форма утверждена приказом №23н от 20.01.2020.
2. Форму СЗВ-ТД организации и ИП сдают в ПФР ежемесячно.

Ответственность работодателей

Штрафы за несвоевременную сдачу формы СЗВ-ТД утверждены законодательно: по нормам КоАП об установлении мер ответственности за непредставление форм персонифицированного учета нарушителя оштрафуют на сумму от 300 до 500 рублей. Привлечь к ответственности в силу приказа Роструда №170 от 31.08.2020 вправе не только сотрудники Пенсионного фонда, но и трудовые инспекторы, проверяющие соблюдение трудового законодательства. Административным правонарушением признается не только непредоставление данных, но и ошибки в них.

Поскольку данные из отчета важны не только для ПФР, но и для граждан, не исключено, что ошибки и неточности в нем в скором времени станут причиной судебных разбирательств.