Как заполнить новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД

В России с 2020 года начинается внедрение электронных трудовых книжек. Реформа запущена вступлением в силу ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ, вносящего изменения в Трудовой кодекс. Процесс этот поэтапный и завершится к концу 2021 года. В связи с этим у работодателей появятся новые обязанности, в том числе и в сфере персонифицированной отчетности в Пенсионный фонд, который является оператором электронной базы данных о стаже и трудовой деятельности всех граждан России. Получать информацию об этом ПФР будет от работодателей. Для этого в конце 2019 года Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» утвердили новый ежемесячный отчет в ПФР по работникам с 2020 года, последние новости говорят, что он является обязательным для работодателей всех форм собственности и организационно-правовых форм.

Новый персонифицированный отчет

Все работодатели будут обязаны сдавать отчет СЗВ-ТД с целью формирования электронных трудовых книжек работников. Его форма подготовлена Минтрудом в конце прошлого года. Новая форма является персонифицированной, поэтому направлять сведения в территориальные органы ПФР по месту регистрации в качестве страхователя придется по каждому работнику, который в течение месяца принят, уволен, переведен на другую постоянную работу, и на тех работников, которые подали заявление о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной книжки.

Срок сдачи

Срок сдачи отчета СЗВ-ТД — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Аналогичные сроки сейчас действуют для уже ставшего привычным отчета СЗВ-М о работниках. Сведения из двух отчетов будут пересекаться, но служат они разным целям, поэтому объединять их ПФР не планирует. В первый раз отчет за январь 2020 года разрешается направить в ПФР до 17 февраля, так как 15-е число выпало на выходной день — субботу.

Электронный или на бумаге

Сдавать новую форму желательно в электронном виде. Но и на бумаге отчет ПФР тоже примет без проблем у тех работодателей, средняя численность работников у которых составляет до 25 человек.

Ответственность работодателей

Штрафы за несвоевременную сдачу формы СЗВ-ТД пока не утверждены, но ПФР вправе применять к нарушителям общие для всей персонифицированной отчетности санкции. Поправки в КоАП об установлении мер ответственности за непредоставление форм персонифицированного учета уже подготовлены (законопроект № 748758-7 принят Госдумой в 1-м чтении 03.12.2019). Поскольку данные из отчета важны не только для ПФР, но и для граждан, не исключено, что ошибки и неточности в нем в скором времени станут причиной судебных разбирательств.

Бланк СЗВ-ТД

В новой ежемесячной отчетной форме предусмотрены следующие реквизиты, обязательные для заполнения:

• наименование организации-страхователя;
• информация об изменении названия, основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании;
• регистрационный номер организации-страхователя в ПФР;
• данные о приеме на работу граждан с указанием (при наличии) структурного подразделения организации-страхователя с реквизитами приказов, на основании которых было оформлено трудоустройство;
• наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации) (при наличии);
• данные о переводе сотрудников на другую работу;
• данные об увольнении и основаниях прекращения трудового договора с работниками с указаниями данных приказа (распоряжения) иного решения или документа страхователя, являющегося основанием для прекращения трудовых отношений.

Порядок заполнения

Все сведения в форму вписывают из официальных документов (паспортов, дипломов, приказов по организации и т. д.). В первый раз в ПФР ждут от работодателей данные обо всех работниках по трудовым договорам, включая совместителей. Сведения о гражданах, с которым заключены договоры гражданско-правового характера, включать в документ не нужно.

При заполнении учитывайте требования из инструкции:

• не использовать знаки «№» и «N» при указании номера приказа об увольнении, приеме на работу или переводе;
• даты указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• не заполнять форму красными и зелеными чернилами;
• при отсутствии данных пустые графы и сроки заполните прочерками.

При заполнении используйте коды, обозначающие возможные виды кадровых мероприятий. Они представлены в таблице:

Для сверки данных в отчете ПФР разработал специальные «контрольные соотношения»:

• ИНН физлица = 10 символов + 2 прочерка;
• ИНН организации = 12 символов;
• КПП = 9 символов;
• формат СНИЛС = XXX-XXX-XXX CC или XXX-XXX-XXX-CC.

В конце обязательно поставьте дату заполнения формы. Сведения своей подписью заверяет руководитель организации, а не тот работник, который фактически заполнял отчет.

Образец заполнения отчета СЗВ-ТД

Отчет СТД-Р

Кроме СЗВ-ТД, в ПФР введена новая форма СТД-Р — для предоставления сведений о трудовой деятельности самим работникам. Ее работодатель готовит по запросу сотрудника во время трудовой деятельности либо в связи с увольнением. Обязанность предоставлять работникам сведения о стаже и трудовой деятельности закреплена законодательно. Делается это по форме СТД-Р либо на бумажном бланке, либо на электронном носителе. Форма утверждена приказом от 20.01.2020 № 23н.