Как заполнить ежемесячный отчет СЗВ-ТД

Обязанность сдавать отчет СЗВ-ТД работодателями

Пенсионный фонд является оператором электронной базы данных о стаже и трудовой деятельности всех граждан России. Необходимые сведения ПФР получает от работодателей. Для этого в конце 2019 года Постановлением правления ПФР № 730п от 25.12.2019 утвердили новый ежемесячный отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам (ЭТК). Он является обязательным для работодателей всех форм собственности и организационно-правовых форм.

СЗВ-ТД направляется в ПФР при приеме на работу не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления трудового договора. При увольнении работника — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего распоряжения (приказа). При всех остальных кадровых изменениях и в случае изменения наименования работодателя ее направляют не позднее 15-го числа следующего месяца. Например, какого числа годовой отчет по сведениям о трудовой деятельности в 2022 году — до 16.01.2023, поскольку 15 января — выходной.

Персонифицированная отчетность по форме СЗВ-ТД

Все работодатели обязаны сдавать персонифицированный отчет СЗВ-ТД с целью формирования ЭТК работников. Его форма утверждена Постановлением правления ПФР от 25.12.2019 № 730п. Форма является персонифицированной, поэтому направлять сведения в территориальные органы ПФР по месту регистрации в качестве страхователя придется о каждом работнике, который в течение месяца принят, уволен, переведен на другую постоянную работу, и о тех работниках, которые подали заявление о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной книжки. Вот как расшифровывается аббревиатура СЗВ-ТД: сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица.

Как выглядит действующий бланк СЗВ-ТД

В новой отчетной форме предусмотрены следующие реквизиты, обязательные для заполнения:

• наименование организации-страхователя;
• информация об изменении названия, основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании;
• регистрационный номер организации-страхователя в ПФР;
• данные о приеме на работу граждан с указанием (при наличии) структурного подразделения организации-страхователя с реквизитами приказов, на основании которых было оформлено трудоустройство;
• наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации) (при наличии);
• код выполняемой функции;
• данные о переводе сотрудников на другую работу;
• данные об увольнении и об основаниях прекращения трудового договора с работниками с указанием данных приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, являющегося основанием для прекращения трудовых отношений.

Порядок заполнения

Все сведения в форму вписывают из официальных документов (паспортов, дипломов, приказов по организации и т. д.). ПФР получает от работодателей данные обо всех работниках по трудовым договорам, включая совместителей.

Учитывайте рекомендации ПФР, как заполнить СЗВ-ТД в текущем году:

• не использовать знаки «№» и «N» при указании номера приказа об увольнении, приеме на работу или переводе;
• даты указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• не заполнять форму красными и зелеными чернилами;
• при отсутствии данных пустые графы и строки заполните прочерками.

При заполнении используйте коды, обозначающие возможные виды кадровых мероприятий. Мы собрали их в таблице:

Так, порядок заполнения СЗВ-ТД при приеме на работу предусматривает значение «1», а в случае переименования работодателя — «3».

Для сверки данных в отчете ПФР разработал специальные «контрольные соотношения»:

• ИНН физлица = 10 символов + 2 прочерка;
• ИНН организации = 12 символов;
• КПП = 9 символов;
• формат СНИЛС = XXX-XXX-XXX CC или XXX-XXX-XXX-CC.

В конце обязательно поставьте дату заполнения формы. Сведения заверяет своей подписью руководитель организации или тот работник, который фактически составлял и отправлял отчет. Вот так выглядит образец заполнения СЗВ-ТД при увольнении в 2022 году работника:

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Заполнить и отправить форму возможно с помощью программного обеспечения от ПФР.

Особенности применения кодов выполняемой функции

Основную проблему при заполнении формы СЗВ-ТД вызывает необходимость указания кодов выполняемых работниками функций. Искать их необходимо в Общероссийском классификаторе занятий (введен в действие Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст), а указывать — в графе 6 отчета.

Ориентироваться при выборе кода следует не только на занимаемую должность, но и на выполняемый сотрудником вид работы (п. 2.5.5 порядка, утвержденного Постановлением правления ПФР от 25.12.2019 № 730п). Если у сотрудника много обязанностей, указывают тот вид работ, который он выполняет чаше всего.

Особенности заполнения на новых сотрудников

Обратите внимание на нюансы заполнения персонифицированной отчетности при трудоустройстве новых работников. Форму следует сдать не позднее рабочего дня, который следует за днем оформления трудового договора с новым сотрудником.

Часто возникают сомнения, как указать сведения о стаже на 1 января при заключении трудового договора в течение года. В инструкции прописано, что работодатель передает данные только о работе человека в организации. Сведения о стаже на начало года у предыдущего работодателя не указываются.

Особенности заполнения отчета СЗВ-ТД для госсектора

Предусмотрены нюансы подготовки и специальные сроки подачи СЗВ-ТД для передачи сведений о деятельности и изменении статуса лиц, осуществляющих государственную службу:

• в таможенных органах;
• в органах внутренних дел;
• в Федеральной противопожарной службе;
• в уголовно-исполнительной системе;
• в органах принудительного исполнения наказаний;
• в Следственном комитете РФ.

Они утверждены Приказом Минтруда № 533н от 24.08.2020. Работодателей обязали подавать данные в Пенсионный фонд не каждый месяц, как на остальных работников, а только при их увольнении не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) или документов, подтверждающих прекращение служебной деятельности.

В бланке отчета указывают:

• данные о подаче заявления о продолжении ведения трудовой книжки (либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности);
• код выполняемой функции;
• дату приема (поступления) на службу;
• дату увольнения со службы (прекращения, окончания контракта, договора);
• основание прекращения профессиональной служебной деятельности.

Срок сдачи отчета СЗВ-ТД

Установленный срок сдачи СЗВ-ТД в 2022 году не изменился — не позднее 15-го числа месяца, в котором были кадровые изменения, касающиеся хотя бы одного сотрудника. Аналогичные сроки действуют для отчета СЗВ-М о работниках.

Электронный или на бумаге

Сдавать форму обязательно в электронном виде, если количество сотрудников 10 и больше. На бумаге отчет ПФР примет у тех работодателей, средняя численность работников которых меньше 10 человек.

Отчет СТД-Р

Кроме СЗВ-ТД, в ПФР введена новая форма СТД-Р — для предоставления сведений о трудовой деятельности самим работникам. Рассмотрим, чем отличаются СТД-Р и СЗВ-ТД:

• первый документ работодатель готовит по запросу сотрудника во время трудовой деятельности либо в связи с увольнением. Обязанность предоставлять работникам сведения о стаже и трудовой деятельности закреплена законодательно. Делается это по форме СТД-Р либо на бумажном бланке, либо на электронном носителе. Форма утверждена Приказом Минтруда № 23н от 20.01.2020;
• форму СЗВ-ТД организации и ИП сдают в ПФР ежемесячно.

Ответственность работодателей

Штрафы за несвоевременную сдачу формы СЗВ-ТД утверждены законодательно: по нормам КоАП об установлении мер ответственности за непредоставление форм персонифицированного учета, нарушителя оштрафуют на сумму от 300 до 500 рублей. Привлечь к ответственности, в силу Приказа Роструда № 170 от 31.08.2020, вправе не только сотрудники Пенсионного фонда, но и трудовые инспекторы, проверяющие соблюдение трудового законодательства. Административным правонарушением признается не только непредоставление данных, но и ошибки в них.

Поскольку данные из отчета важны не только для ПФР, но и для граждан, не исключено, что ошибки и неточности в нем в скором времени станут причиной судебных разбирательств.

• Ладушка Колесникова
  2020-02-07 21:43:14
  Нужно ли сдавать отчет если кадровых изменений за месяц не произошло?
• Челозерцева Александра
  2022-02-03 08:48:15
  Коллеги, с помощью какого сервиса вы направляете персонифицированный отчет по сотрудникам?
  Сейчас куча программ для электронных отчетов. Я привыкла работать с 1С. Интересно почитать отзывы про программу от ПФР.