бухгалтер, юрист

Как заполнить ежемесячный отчет СЗВ-ТД

Отчет СЗВ-ТД — это ежемесячная форма, в которой ПФР ждет от работодателей сведения о трудовой деятельности работников. Бланк непосредственно связан с внедрением электронных трудовых книжек, первый раз организации и ИП сдавали его в феврале 2020 года. Некоторым организациям отчет за прошлый год разрешили не сдавать.

Содержание

В России завершается внедрение электронных трудовых книжек. Реформа запущена вступлением в силу ФЗ №439-ФЗ от 16.12.2019, вносящего изменения в Трудовой кодекс. Процесс этот поэтапный и завершится к концу 2021 года. В связи с этим у работодателей появились новые обязанности, в том числе в сфере персонифицированной отчетности в Пенсионный фонд, который является оператором электронной базы данных о стаже и трудовой деятельности всех граждан России. Необходимые сведения ПФР получает от работодателей. Для этого в конце 2019 года постановлением правления ПФР №730п от 25.12.2019 «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» утвердили новый ежемесячный отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам (ЭТК). Он является обязательным для работодателей всех форм собственности и организационно-правовых форм.

ПФР разрешил не сдавать СЗВ-ТД за 2020 год, но не всем

Пенсионный фонд опубликовал информацию, в которой разъяснил, что подавать сведения о трудовой деятельности по итогам 2020 года (до 15.02.2021) в отношении работников, по которым такие сведения уже передавались в ПФР в течение года, не нужно. Это следует из постановления Правления ПФ РФ №730п от 25.12.2019. В нем указано, что при отсутствии в течение 2020 года у зарегистрированного лица кадровых мероприятий и (или) заявления о способе ведения трудовой книжки сведения о трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020 работодатель направляет в ПФР не позднее 15.02.2021. Если же по каждому из работников в течение 2020 года данные направляли в ПФР, дополнительно сведения за год подавать не требуется.

Далее СЗВ-ТД направляется в ПФР при приеме на работу и увольнении работника не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего распоряжения (приказа). При всех остальных кадровых изменениях и в случае изменения наименования работодателя ее направляют не позднее 15-го числа следующего месяца.

Персонифицированный отчет СЗВ-ТД

Все работодатели обязаны сдавать отчет СЗВ-ТД с целью формирования ЭТК работников. Его форма подготовлена Минтрудом и изменится в 2021 году. Форма является персонифицированной, поэтому направлять сведения в территориальные органы ПФР по месту регистрации в качестве страхователя придется о каждом работнике, который в течение месяца принят, уволен, переведен на другую постоянную работу, и о тех работниках, которые подали заявление о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной книжки.

Новый бланк отчета СЗВ-ТД с 2021 года

Минтруд России обновит бланк отчета СЗВ-ТД в ближайшее время. Соответствующий проект приказа пока не утвержден и не зарегистрирован Минюстом. Чиновники добавят в отчет СЗВ-ТД новый раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь», его обяжут указывать правопреемников организаций для получения информации, которую предыдущий страхователь подавал о работниках до снятия с учета. И это еще не все изменения в отчетной форме.

В ней изменятся правила заполнения графы «Код выполняемой функции (при наличии)», которую до конца текущего года заполнять не нужно. Сейчас она содержит 7-значный код, который заменят на 5-значный формата ХХХХ.Х. Расшифровать значение позволяет правило:

  • первые 4 цифры — код наименования группы занятий по Общероссийскому классификатору;
  • пятая цифра — контрольное число.

В СЗВ-ТД хотят ввести новую графу «Работа в районах Крайнего Севера / Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера». В ней работодатели укажут код РКС или МКС, если человек работает в указанной местности.

Срок сдачи отчета СЗВ-ТД

Срок сдачи отчета СЗВ-ТД — не позднее 15-го числа месяца, в котором были кадровые изменения, касающиеся хотя бы одного сотрудника (прием на работу, увольнение, перевод и пр.). Аналогичные сроки действуют для отчета СЗВ-М о работниках. При приеме на работу и увольнении сведения направляют в ПФР в течение 3 рабочих дней с даты события.

ВАЖНО!
Если в текущем месяце не проводилось кадровых мероприятий, то отчитываться за него и подавать форму СЗВ-ТД не нужно!

Электронный или на бумаге

Сдавать форму обязательно в электронном виде, если количество сотрудников 25 и больше. Но и на бумаге отчет ПФР тоже примет у тех работодателей, средняя численность работников которых меньше 25 человек.

Как перейти на электронные трудовые книжки

Правильно организовать работу с электронными книжками и составить все необходимые документы поможет видеосеминар от экспертов КонсультантПлюс. Перейдите по ссылке ниже, чтобы получить бесплатный доступ к нему.

Особенности заполнения отчета СЗВ-ТД для госсектора

Предусмотрена отдельная форма и сроки подачи СЗВ-ТД для передачи сведений о деятельности и изменении статуса лиц, осуществляющих государственную службу:

  • в таможенных органах;
  • в органах внутренних дел;
  • в Федеральной противопожарной службе;
  • в уголовно-исполнительной системе;
  • в органах принудительного исполнения наказаний;
  • в Следственном комитете РФ.

Они утверждены приказом Минтруда №533н от 24.08.2020 (рег. в Минюсте 29.09.2020). Работодателей обязали подавать данные в Пенсионный фонд не каждый месяц, как на остальных работников, а только при их увольнении не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) или документов, подтверждающих прекращение служебной деятельности.

В бланке отчета указывают:

  • данные о подаче заявления о продолжении ведения трудовой книжки (либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности);
  • дату приема (поступления) на службу;
  • дату увольнения со службы (прекращения, окончания контракта, договора);
  • основание прекращения профессиональной служебной деятельности.

Действующий бланк СЗВ-ТД

В новой ежемесячной отчетной форме предусмотрены следующие реквизиты, обязательные для заполнения:

  • наименование организации-страхователя;
  • информация об изменении названия, основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании;
  • регистрационный номер организации-страхователя в ПФР;
  • данные о приеме на работу граждан с указанием (при наличии) структурного подразделения организации-страхователя с реквизитами приказов, на основании которых было оформлено трудоустройство;
  • наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации) (при наличии);
  • данные о переводе сотрудников на другую работу;
  • данные об увольнении и об основаниях прекращения трудового договора с работниками с указанием данных приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, являющегося основанием для прекращения трудовых отношений.

Порядок заполнения

Все сведения в форму вписывают из официальных документов (паспортов, дипломов, приказов по организации и т. д.). В первый раз в ПФР ждут от работодателей данные обо всех работниках по трудовым договорам, включая совместителей. Сведения о гражданах, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, включать в документ не нужно. Каких работников нужно включить в отчет СЗВ-ТД за январь 2021 года — только тех, которые официально трудоустроены на основании трудовых договоров. Никаких изменений по этому поводу не принимали.

При заполнении учитывайте требования из инструкции:

  • не использовать знаки «№» и «N» при указании номера приказа об увольнении, приеме на работу или переводе;
  • даты указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ;
  • не заполнять форму красными и зелеными чернилами;
  • при отсутствии данных пустые графы и строки заполните прочерками.

При заполнении используйте коды, обозначающие возможные виды кадровых мероприятий. Чтобы не искать, где взять код выполняемой функции в СЗВ-ТД, мы собрали их в таблице:

Кадровое решение

Код

Прием на работу

1

Перевод

2

Увольнение

3

Переименование работодателя

4

Служба в армии

5

Образование

6

Обучение во время работы (курсы повышения квалификации, переквалификации и подготовки кадров)

7

Награждение

8

Установление второй и последующих профессий или разряда

9

Исключение из непрерывного стажа

10

Восстановление непрерывного стажа

11

Запрет занимать должность

12

Для сверки данных в отчете ПФР разработал специальные «контрольные соотношения»:

  • ИНН физлица = 10 символов + 2 прочерка;
  • ИНН организации = 12 символов;
  • КПП = 9 символов;
  • формат СНИЛС = XXX-XXX-XXX CC или XXX-XXX-XXX-CC.

В конце обязательно поставьте дату заполнения формы. Сведения заверяет своей подписью руководитель организации, а не тот работник, который фактически составлял отчет. Вот так выглядит образец заполнения отчета по трудовым книжкам на бумаге за январь 2020 года:

Особенности заполнения на новых сотрудников

Обратите внимание на нюансы заполнения персонифицированной отчетности при трудоустройстве новых работников. В этой ситуации срок сдачи изменяется.

ВАЖНО!
Форму следует сдать не позднее рабочего дня, который следует за днем издания приказа об оформлении нового сотрудника. Аналогично ее сдают при прекращении трудовых отношений.

Часто возникают сомнения, как заполнить в СЗВ-ТД сведения о стаже на 1 января при заключении трудового договора в течение года. В инструкции указано, что работодатель указывает данные только о работе человека в организации. Сведения о стаже на начало года у предыдущего работодателя не указываются.

Отчет СТД-Р

Кроме СЗВ-ТД, в ПФР введена новая форма СТД-Р — для предоставления сведений о трудовой деятельности самим работникам. Рассмотрим, чем отличаются СТД-Р и СЗВ-ТД:

  1. Первый документ работодатель готовит по запросу сотрудника во время трудовой деятельности либо в связи с увольнением. Обязанность предоставлять работникам сведения о стаже и трудовой деятельности закреплена законодательно. Делается это по форме СТД-Р либо на бумажном бланке, либо на электронном носителе. Форма утверждена приказом №23н от 20.01.2020.
  2. Форму СЗВ-ТД организации и ИП сдают в ПФР ежемесячно.

Ответственность работодателей

Штрафы за несвоевременную сдачу формы СЗВ-ТД утверждены законодательно: по нормам КоАП об установлении мер ответственности за непредставление форм персонифицированного учета нарушителя оштрафуют на сумму от 300 до 500 рублей. Привлечь к ответственности в силу приказа Роструда №170 от 31.08.2020 вправе не только сотрудники Пенсионного фонда, но и трудовые инспекторы, проверяющие соблюдение трудового законодательства. Административным правонарушением признается не только непредоставление данных, но и ошибки в них.

Поскольку данные из отчета важны не только для ПФР, но и для граждан, не исключено, что ошибки и неточности в нем в скором времени станут причиной судебных разбирательств.


  • 2020-02-07 21:43:14
    Нужно ли сдавать отчет если кадровых изменений за месяц не произошло?
Дидух Юлия
Дидух Юлия бухгалтер, юрист

В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого оставьте комментарий под статьей. Мы его прочитаем, исправим ошибку и расскажем о результате.
Комментарии
Вам может быть интересно:
Ошибка на сайте
Удаление аватара

Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход

Вы уверены, что хотите выйти?