Что предоставлять в суд: копии или оригиналы документов

Коротко о главном: 5 пунктов

1. В России нет закона, который бы точно говорил, какие документы в суд подавать оригиналами, а какие копиями.
2. Всё зависит от типа дела, его особенностей и правил судопроизводства.
3. Процессуальные документы, как правило, подаются в оригиналах, но бывают исключения.
4. Письменные доказательства могут быть поданы в виде копий, но суд может потребовать оригиналы.
5. При подаче копий важно точно указывать их в перечне приложений, чтобы избежать недопонимания.

НПА, закрепляющие правила подачи документов в суд

В РФ не существует единого закона или нормативного акта с определенным перечнем документов и указанием, какие доказательства следует подавать в суд в оригиналах, а какие допускается направить в ксерокопиях. Определять это необходимо по следующим обстоятельствам:

• вид иска, заявления и иного процессуального документа;
• отдельные, существенные обстоятельства по делу;
• порядок судопроизводства (гражданское, арбитражное, административное, особый порядок и пр.).

Из этих обстоятельств следует определять и НПА, в которых содержатся соответствующие требования к форме доказательств:

• ГПК, АПК, КАС, КоАП, ГК РФ и другие кодексы;
• специальные законы, в которых закреплены отдельные требования. Например, в Основах законодательства РФ о нотариате есть нормы о нотариальных копиях, требования к нотариально оформляемым документам и пр.;
• пленумы и разъяснения Верховного Суда РФ.

Может пригодиться: как подать исковое заявление в суд

Что подавать в суд: копии или оригиналы документов

Прежде всего, следует понимать, что все документы, предоставляемые в суд, относятся к одной из категорий:

• процессуальные бумаги — иски, заявления, ходатайства, расчеты, пояснения, доверенности, квитанции об оплате госпошлины и пр.;
• письменные доказательства — договоры, расписки, чеки, квитанции, счета, акты, переписка по делу и пр.

В отношении процессуальных документов действует одно правило: их необходимо направлять только в оригинале, подписанном лицом, которое его составило (истцом, ответчиком, специалистом и пр.), или его представителем по доверенности.

Среди процессуальных есть документы-исключения, которые допускается направлять в виде ксерокопий: доверенности, удостоверения, дипломы об образовании и пр. Хотя и здесь есть особенности, например, если по иску заявляется требование о взыскании расходов на оформление нотариальной доверенности на представителя, первоначально допускается предоставить копию доверенности, но по окончании рассмотрения дела судье необходимо предоставить подлинник доверенности.

Таких процессуальных нюансов много и познаются они на практике, даже юристы с опытом порой допускают ошибки в этих вопросах.

В отношении бумаг, которые направляются в судебный орган как письменные доказательства, основное требование по их форме установлено в соответствующем процессуальном кодексе, например, в ст. 71 ГПК, в ст. 75 АПК или в ст. 70 КАС. Здесь тоже не все так просто. Основные правила для письменных доказательств следующие:

1. В суд необходимо предоставить оригинал документа или его надлежаще заверенную копию.
2. Если в суд направлена копия, судья вправе потребовать предоставить подлинник, для сравнения с ним и подтверждения достоверности документа.
3. Если, по закону, подтверждение отдельных фактов и обстоятельств возможно только путем предоставления оригиналов, в суд необходимо предоставить подлинники или их нотариально заверенные копии. Например, при подаче иска с требованием о взыскании займа по договору займа или расписке, к иску необходимо приложить оригинал договора или расписки. Такое требование позволяет убедиться и, при необходимости, проверить подлинность подписей. А также с той целью, чтобы взыскатель не мог по одному договору предъявить требования к должнику повторно.
4. Нотариально заверенная копия не заменяет собой оригинал. Если подлинник утерян, но осталась нотариальная копия, судья, исходя из конкретных обстоятельств, решает, допускается ли заменить оригинал нотариально заверенным документом или обстоятельства дела необходимо доказать дополнительными документами или действиями (свидетельскими показаниями, экспертизой и пр.).
5. Оригиналы предоставляются, если без них невозможно рассмотреть дело, или копии одного и того же документа, направленного в дело сторонами, различаются по своему содержанию. Например, истец направил в суд ксерокопию договора, в котором на 1-й странице сумма договора составляет 500 000 руб., а ответчик предоставил копию того же договора, но с суммой 300 000 руб. Для установления действительной суммы договора потребуется предоставить оригинал договора.
6. Если документы направлены в электронном виде (не путайте с электронным документом), при рассмотрении дела судья вправе запросить их оригиналы. Это правило применимо при отправке документов через специальные порталы для подачи обращения в суд: Госуслуги, Мой Арбитр, ГАС «Правосудие» и т. п.

На заметку: как и где искать судебные дела

В каких случаях можно подать в суд копии документов

Чаще всего стороны по делу стараются направить в суд ксерокопии документов. Одна из причин: опасение того, что оригинал потеряется, например, при отправке почтой или в канцелярии суда (такое тоже случается).

Поэтому к основному процессуальному документу (заявлению, возражению, ходатайству и пр.) чаще всего прикладывают копии, а подлинники предъявляют судье на обозрение уже в судебном заседании. Это не запрещено делать, если только по закону не установлено обязательное требование о предоставлении оригинала, а не копии.

Может пригодиться: как составить ходатайство о приобщении документов к материалам дела

Еще один случай, когда допускается предъявить копию, — если у заявителя по объективным причинам отсутствует оригинал, но он точно знает, где он находится, и просит суд запросить его.

Другой стороне по делу тоже допускается направлять ксерокопии всех доказательств.

Если сторона по делу отказывается предоставить оригинал и ограничивается копией, судья разъясняет последствия таких действий:

• суд вправе запросить доказательства по собственной инициативе;
• дело рассматривается по совокупности доказательств, которые направлены в суд, и копия документа не имеет решающего значения;
• судья вправе обосновать выводы для решения на основании доказательств, которые предоставила противоположная сторона по делу;
• судья вправе признать какой-либо факт установленным или опровергнутым, не принимая во внимание ксерокопию доказательства, не подтвержденного оригиналом;
• при вынесении решения судья вправе сделать вывод, что сторона признала определенное обстоятельство, даже если ксерокопии предоставленных доказательств (не подтвержденные подлинниками) свидетельствуют об обратном.

Часто задаваемые вопросы по теме

• Линевич Наталья
  2024-03-20 13:21:14
  В отношении каких документов у вас чаще всего возникают сомнения, как их правильнее направить — в оригинале или в копии?