Справка 2-НДФЛ в 2023 году: бланк, коды и порядок выдачи работникам

Для чего нужна справка о доходах

Функция, которую выполняет справка о доходах физического лица, — информирование уполномоченных органов и организаций (например, банков) о размере заработка граждан и суммах удержанного с него налога. Составление этого документа является одной из основных задач любого бухгалтера, который занимается вопросами заработной платы.

До 2021 года этот документ назывался 2-НДФЛ, и, кроме выдачи на руки работникам, налоговые агенты ежегодно оформляли его и сдавали в ИФНС на всех сотрудников организации. Теперь ситуация изменилась. Отдельной 2-НДФЛ больше не существует. Для отчетности ее включили в состав расчета 6-НДФЛ. Приказом ФНС № ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020 утверждена новая форма справки 2-НДФЛ в 2022 году для выдачи на руки налогоплательщикам. Хоть документ и носит другое название — «Справка о доходах и суммах налога физического лица», его функционал, назначение и требования к его выдаче не изменились.

Как получить справку 2-НДФЛ (справку о доходах) в 2023 году

По нормам Трудового кодекса РФ работодатели обязаны выдать работнику документ о доходах:

• при увольнении вместе с трудовой книжкой и остальными документами;
• в любой момент по запросу — на изготовление документа дается 3 дня после получения заявления (ст. 62 ТК РФ).

Никаких других оснований для изготовления справки 2-НДФЛ для сотрудника в 2023 году у работодателей нет. Никакие органы и службы не вправе ее запрашивать, минуя налогоплательщика.

Бланк расчета и приложения к нему утверждены Приказом ФНС России № ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020. Отдельная отчетность 2-НДФЛ в 2023 году для налоговых агентов не предусмотрена.

Образец заявления для получения сведений о доходах

По нормам ТК РФ письменное заявление работника о запросе сведений о доходах не является обязательным. Но рекомендуется его затребовать — это выгодно как работнику, так и работодателю. С даты его получения начинается трехдневный срок для изготовления справки. Если возникнут разногласия по этому поводу, то проще окажется доказать правоту.

Написать заявление о выдаче 2-НДФЛ при увольнении в 2023 году разрешается в произвольной форме, главное, чтобы были подпись заявителя и дата составления. Вот так выглядит примерный образец:

Коды доходов и вычетов

Федеральная налоговая служба Приказом № ММВ-7-11/820 от 24.10.2017 утвердила целый ряд кодов доходов и вычетов, которые необходимо использовать при заполнении документа о доходах (бывшей 2-НДФЛ). Они необходимы для обозначения операций в документе.

Отдельные коды ФНС присвоила доходам граждан от операций с финансовыми инструментами: появился код инвестиционного вычета «619». Он соответствует сумме положительного финансового результата, полученного налогоплательщиком по операциям на индивидуальном инвестиционном счете. Код дохода «дивиденды» не изменился, их по-прежнему обозначают 1010.

Дополнительно: код 1530 для обращающихся ценных бумаг в форме 2-НДФЛ

Налоговым агентам следует внимательно следить за верным указанием кодов налоговых вычетов. Например, стандартный вычет на ребенка обозначают кодом 126. Если ошибиться, то придется доказывать, что вычет предоставлен законно и его сумма не превышает предусмотренную Налоговым кодексом РФ. Если налоговый агент необоснованно увеличил сумму вычета, то тем самым он уменьшил сумму налога к уплате, фактически обманув бюджет. В этом случае его заставят не только вернуть разницу с учетом пени по нормам статьи 75 НК РФ, но и заплатить штраф в размере 20 % от этой суммы по статье 123 НК РФ.

Полный перечень кодов вычетов приведен в приложении к Приказу ФНС № ММВ-7-11/387@ от 10.09.2015.

Читайте также: как отразить больничный в справке 2-НДФЛ

Как выглядит справка 2-НДФЛ в 2023 году

ФНС утвердила новую форма и правила заполнения 2-НДФЛ в 2023 году Приказом № ЕД-7-11/881@ от 29.09.2022, его применяют с отчетности за 1-й квартал 2023 г. Напоминаем, что для выдачи работникам действует не 2-НДФЛ, а справка о доходах и суммах налога. Ее форма ничем не отличается от упраздненной 2-НДФЛ.

Алгоритм заполнения документа:

1. Указать период и дату выдачи справки о доходах.
2. Вписать данные налогового агента (организации) — наименование, код ОКПО, ИНН, номер телефона, адрес.
3. Отразить данные налогоплательщика — ФИО, ИНН, дату рождения, реквизиты и код документа, удостоверяющего личность, код статуса налогоплательщика.
4. Привести действующую ставку налога — в примере стандартные 13 %.
5. Привести в разделе 3 коды полученных налогоплательщиком доходов за каждый месяц (в примере зарплата — код 2000).
6. Сообщить об использованных вычетах с указанием их кодов.
7. Указать общие суммы выплат и удержанного налога.

Заверяет справку своей личной подписью тот бухгалтер, который ее составлял.

Может пригодиться: как получить справку о доходах через Госуслуги

Исправление ошибок

Если справочные документы в составе расчета 6-НДФЛ содержат ошибку, то налоговый агент оформляет уточненную форму. В поле «№» необходимо указать номер первоначальной справки (в которой была допущена ошибка). Дату оформления ставят текущую. В поле «Номер корректировки» надо указать код 01 или 02 и т. д. (в зависимости от того, какая по счету корректировка).

Подробнее: как заполнить форму 6-НДФЛ

• Задорожнева Александра
  2022-01-17 07:34:11
  Работодатели обязаны выдавать справки (бывшие 2-НДФЛ) за 2022 год для работника по его запросу. Справку о доходах и суммах налога физлица необходимо заполнить и выдать в течение 3 дней после получения заявления от сотрудника. Справки в составе расчета 6-НДФЛ по итогам года нужно отправить до 1 марта следующего: за 2021 год отчитайтесь до 01.03.2022.
• Игорь
  2023-09-08 06:30:13
  А что если работник не знает, как правильно заполнить заявление на получение справки? Есть ли какие-то стандартные формы?
• Ольга Викторовна
  2023-09-08 08:30:13
  Спасибо за статью НО хотелось бы увидеть больше примеров заполнения справки для разных ситуаций. Это помогло бы не имеющим большого опыта, избежать ошибок при оформлении.
• Бухгалтер_75
  2023-09-08 12:50:14
  Какие штрафы предусмотрены для налоговых агентов в случае ошибочного указания кодов налоговых вычетов?
• Анна Сергеевна
  2023-09-08 13:20:15
  Какие документы необходимо предоставить работнику вместе с справкой о доходах при увольнении. Поясните для начинающих работать в бухгалтерии.
• Sergey1995
  2023-09-08 16:00:13
  Что делать, если работодатель отказывается выдавать справку о доходах? Какие у работника есть права в этой ситуации?
• Владимир
  2023-09-08 22:10:14
  не хватает информации о том, какие документы необходимы для получения справки 2-НДФЛ
• Алексей Петрович
  2023-09-10 06:50:13
  Хотелось бы узнать больше о том, какие изменения произошли с 2023 года в отношении справки 2-НДФЛ. Статья касается в основном предыдущего периода.
• Татьяна
  2023-09-10 08:00:13
  Какие коды доходов и вычетов нужно указывать в справке, если работник имеет несколько источников дохода?
• Елена
  2023-09-10 09:00:14
  В статье не упомянуто, какие документы необходимо предоставить работодателю для получения справки.
• Дмитрий Сергеевич
  2023-09-10 12:50:14
  Хотелось бы увидеть более детальную информацию о том, какие изменения внесены в новую форму справки 2-НДФЛ в 2023 году. В статье дана общая информация, но для полного понимания необходимы конкретные примеры и рекомендации по заполнению. Также было бы полезно узнать, какие частые ошибки допускают бухгалтеры при заполнении данного документа, чтобы избежать их в будущем. Спасибо.