Как заполнить форму 6-НДФЛ за 4 квартал 2022 года. Полное руководство

Форма отчета 6-НДФЛ

Приказом ФНС России № ЕД-7-11/845@ от 28.09.2021 внесены изменения в бланк и порядок заполнения 6-НДФЛ в 2022 году для налоговых агентов. Форма и инструкции к расчету утверждены Приказом ФНС № ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020.

Отчет, который показывает расчет сумм налога на доходы физических лиц, сдается поквартально. С 2023 года действует новая форма расчета 6-НДФЛ в редакции Приказа ФНС № ЕД-7-11/881@ от 29.09.2022. В каком формате и как заполнять новую форму 6-НДФЛ в 2023 г., зависит от численности сотрудников (п. 2 ст. 230 НК РФ, письмо ФНС России от 09.12.2019 № БС-4-11/25215@):

• в электронном формате, если за отчетный квартал в организации производились выплаты в пользу 11 человек и более;
• если организация отчитывается меньше чем за 10 человек (включительно), то форму разрешат сдать на бумажном носителе.

В новой форме поменялся и раздел 1, в котором теперь отражается информация по срокам перечисления (первому, второму, третьему и четвертому). Подробнее — в Приказе ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ в редакции от 29.09.2022.

Сумма налога указывается в рублях, а сумма дохода — в рублях и копейках.

Сроки сдачи отчетности

Форму 6-НДФЛ в 2022 г. направляли в ФНС не позже последнего дня месяца, идущего за отчетным кварталом.

Актуальная таблица сроков сдачи 6-НДФЛ в 2023 году поквартально:

Штрафы за отчетность

За несоблюдение сроков сдачи отчета предусмотрен штраф. Каждый месяц опоздания обойдется в 1000 рублей, по нормам п. 1.2 ст. 126 НК РФ. Должностное лицо, отвечающее за непредоставление в срок отчетности по НДФЛ, оштрафуют на сумму от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

По ст. 76 НК РФ, налоговая служба вправе заблокировать банковские счета налогового агента, который не сдал отчет.

В случае установления недостоверности сведений в расчете организацию оштрафуют на 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Следовательно, главбуху каждой организации надо позаботиться не только о том, как заполнить 6-НДФЛ без ошибок, но и как сдать отчет без нарушения сроков.

Неправомерная сдача отчета на бумажном носителе вместо электронной формы грозит штрафом 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

Изменения в 6-НДФЛ, которые необходимо учесть в 2023 году

Для правопреемников реорганизованных компаний действует обязанность сдавать форму 6-НДФЛ, если сама фирма до окончания реорганизации этого не сделала. Такой порядок заполнения следует соблюдать организации-правопреемнику:

• указать ИНН и КПП налогового агента в верхней части титульного листа;
• использовать код 215 в реквизите «По месту нахождения (учета) (код)»;
• в реквизите «Налоговый агент» отметить название реорганизованного лица или его обособленного подразделения;
• в новом реквизите «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» указать одно из значений: 1 — преобразование, 2 — слияние, 3 — разделение, 5 — присоединение, 6 — разделение с одновременным присоединением, 0 — ликвидация;
• указать «ИНН/КПП реорганизованной компании».

На титульном листе формы 6-НДФЛ указывают полные реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя.

ФНС России выпустила разъясняющее письмо № ЗГ-3-11/125@ от 11.01.2023 по порядку заполнения расчета за 2022 г. В соответствии с Федеральным законом № 263-ФЗ от 14.07.2022, п. 2 ст. 223 НК РФ утратил силу с 1 января 2023 г. С 2023 г. дата получения дохода равна дню выплаты дохода. На основании п. 4 ст. 226 НК РФ, при выплате дохода агенты удерживают начисленную сумму НДФЛ. В письме рассмотрены две ситуации, как отражать зарплату за декабрь 2022 г. в расчете.

Ситуация 1

Если зарплата за декабрь 2022 г. выплачена в декабре 2022 г. (например, срок выплаты второй половины заработной платы приходится на праздники с 31 декабря по 8 января 2023 г., то работодатель обязан рассчитать работника 30 декабря 2022 г.), то в расчете 6-НДФЛ информация указывается в отчетности за 2022 г. Указанный доход в расчете за 1 квартал 2023 г. не указывается.

Ситуация 2

Если аванс выплачен 30 декабря 2022 г., а зарплата — 16 января 2023 г., то зарплата за первую половину декабря 2022 г. и налог отражают в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 2022 г. и в приложении № 1 к расчету за 2022 г. Налог, удержанный 16 января 2023 г. при выплате зарплаты за декабрь 2022 г., отражают в 1 разделе 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 г. Зарплата за вторую половину декабря, которую перечислили 16 января 2023 г., и сумма налога отражается в разделе 1 и 2 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 г. и в приложении № 1 к расчету за 2023 г. В отчетности за 2022 г. зарплата за вторую половину декабря 2022 г., которая перечислена 16 января 2023 г., не указывается.

Пошаговая инструкция, как правильно заполнить 6-НДФЛ за 4 квартал 2022

Хотя отчет действует уже не первый год, оформление 6-НДФЛ по-прежнему вызывает вопросы у работодателей и бухгалтеров. Кроме того, в него внесли целый ряд изменений, которые необходимо учесть при заполнении. В профессию приходят молодые бухгалтеры, которым требуются разъяснения. Специально для них разберем действия по шагам.

Документ состоит из следующих разделов:

1. Титульный лист.
2. Раздел 1 (отражается информация только за указанный квартал, без учета предшествующих периодов).
3. Раздел 2 (сведения формируются нарастающим итогом).
4. Приложение 1 (заполняется только в отчете за 4 квартал и содержит сведения о доходах каждого сотрудника, аналогичные отражавшимся ранее в справках 2-НДФЛ).

Вот инструкция по заполнению 6-НДФЛ в 2023 году с примерами за 4 квартал 2022 г.

Титульный лист

Поскольку 6-НДФЛ — это налоговый отчет, необходимо указать все обязательные реквизиты для ИФНС. Пишем полное название налогового агента. В соответствующих полях указываются ИНН и КПП организации, сдающей отчет. Если отчет сдается филиалом, то указывается КПП филиала. Указываем номер корректировки. Если форма 6-НДФЛ сдается первый раз за отчетный период, то в поле «Номер корректировки» отражаются нули.

Корректировка подразумевает изменение сведений, переданных в ФНС. Уточнение расчета по соответствующему отчетному периоду указывается номером корректировки: --1, --2. --3 и так далее.

Период предоставления 6-НДФЛ — квартал, за который отчитывается работодатель:

• 1-й квартал — код 21;
• полугодие — код 31;
• 9 месяцев — код 33;
• год — код 34.

Коды для организаций, осуществляющих передачу сведений на этапе реорганизации (ликвидации), указаны в приложении 1 приказа.

Налоговым периодом является календарный год, за который предоставляются сведения. В поле проставляются соответствующие 4 цифры (в 4 квартале — 2022). Затем в строке указывается код той налоговой инспекции, куда сдается отчетность. Это четырехзначный код, в котором:

• первые две цифры — номер региона;
• вторые две цифры — код инспекции.

Код «По месту нахождения (учета)» помогает определить, какая организация сдает отчетность. Полный перечень кодов содержится в приложении 2 к приказу.

Наиболее распространенные для организаций:

• по месту учета — 214;
• по месту учета обособленного подразделения — 220.

ИП тоже указывают специальные коды:

• по месту жительства — 120;
• по месту осуществления деятельности — 320.

Указываем код ОКТМО (муниципального образования) и номер телефона налогоплательщика. Как требует утвержденный приказом ФНС порядок заполнения отчета 6-НДФЛ, указывают код того МО, на территории которого расположена и зарегистрирована организация или филиал. Иногда гражданам выплачивают денежные средства (зарплату и премии) как головная организация, так и ее подразделение. В этом случае заполняются и сдаются сразу две формы с разными кодами по ОКТМО.

Раздел 1

В разделе 1 показывают суммы налога, удержанные или возвращенные работникам в 4 квартале 2022 года. В бланках, действовавших ранее, такая информация не отражалась. Правила заполнения отчета объясняют, какие суммы нужно отражать в строке 030 раздела 1 расчета 6-НДФЛ: возвращенные налоговым агентом налогоплательщику.

Информацию указывают так:

• поле 021 — срок перечисления НДФЛ по ст. 226 НК РФ, то есть на следующий рабочий день после выплаты дохода, а для отпускных и больничных — последний день месяца, в котором они выплачены. Фактическая дата перечисления роли не играет (письмо ФНС № БС-4-11/19702@ от 01.12.2020);
• поле 022 — сумма, которую надо перечислить в срок, из поля 021. Все доходы с одним сроком перечисления налога указывают одной суммой;
• поле 030 — сумма НДФЛ, возвращенного работникам в 4 квартале 2022;
• поле 031 — дата возврата, поле 032 — возвращенная сумма.

Если возникает вопрос, как вычислить сумму удержанного налога в 6-НДФЛ, необходимо суммировать налог со всех доходов, выплаченных работникам в отчетном периоде. Вот образец, как заполнить декларацию 6-НДФЛ за 4 квартал 2022 года (раздел 1).

Раздел 2

Ставки налога на доходы работников по трудовым договорам и лиц, выполняющих работы (оказывающих услуги) в рамках гражданских договоров: 13, 15, 30 и 35%. В 2022 году действует повышенная ставка 15% для больших доходов (свыше 5 млн рублей в год). Наш пример, как заполнить 6-НДФЛ за 4 квартал 2022 года, предусматривает использование ставки НДФЛ 13%. В случае исчисления налога по разным ставкам для каждой ставки будут формироваться те данные, которые относятся только к указанной ставке НДФЛ.

Действующие правила заполнения 6-НДФЛ (для чайников) предписывают заполнять раздел нарастающим итогом с начала года. В строке 110 указывают общую сумму начисленной заработной платы работников за январь-декабрь (с учетом разъяснений налоговой по письму № ЗГ-3-11/125@ от 11.01.2023 в связи с новыми правилами удержания НДФЛ в 2023 году) и все полученные отпускные, больничные и другие доходы, без уменьшения на налог и вычеты. Отдельный пример заполнения отпускных отсутствует, их включают в общую массу вознаграждений работников. Сумму вычетов указывают в строке 130, а исчисленный НДФЛ — в 140.

В строке 160 указывают сумму удержанного налога. Она не всегда совпадает с суммой НДФЛ в строке 140. В поле 170 укажите сумму НДФЛ, которую невозможно удержать. Например, налог с подарка физлицу, которое не получает постоянных денежных доходов в организации.

О порядке указания зарплаты за прошлые периоды, выплаченной в текущем, налоговики разъяснили в письме № БС-4-11/12938@ от 13.09.2021. Существуют альтернативные точки зрения Минфина, но так как проверку расчетов осуществляет ФНС, ориентируйтесь на позицию инспекции в этом вопросе, чтобы не давать пояснений.

НДФЛ с зарплаты в 2022 г. перечислялся не позже следующего дня после выплаты заработной платы работникам. А вот налог с отпускных и больничных разрешено было уплатить не сразу. Главное — успеть до конца того месяца, в котором они были выплачены сотрудникам (ст. 226 НК РФ). С 2023 г. правила поменялись: например, в январе 2023 г. исчисленные суммы за период с 1 по 22 января 2023 г. необходимо уплатить до 28 января 2023 г. Далее периоды считаются так: с 23 января по 22 февраля и так до конца года. Особый срок — с 23 декабря 2023 по 31 декабря 2023 г.

На титульном листе это правило тоже действует. Даже в самой длинной строке, содержащей название организации, все оставшиеся пробелы заполняются прочерками.

Бывшая справка 2-НДФЛ в составе расчета

Приложение № 1 к расчету содержит справку о доходах физических лиц (бывшая 2-НДФЛ). Работодателям не следует заполнять справки на всех сотрудников ежеквартально, их сдают только по итогам года. Пустое приложение ежеквартально подавать не надо. В справке о доходах и суммах налога физического лица укажите:

• порядковый номер справки;
• номер корректировки сведений, для первичной указываются нули;
• данные о физлице — его ИНН, Ф.И.О., статус плательщика (например, 1 — резидент), дата рождения и гражданство (643 — РФ), код вида документа (21 — паспорт гражданина РФ), серия и номер документа;
• ставку налога (13%, 15% и т. д.);
• КБК;
• общую сумму дохода за 2022 г., налоговую базу для расчета налога, сумму вычетов (при наличии) и исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ;
• если есть неудержанные суммы, отразите их в разделе 4.

Вот пример заполнения 6-НДФЛ со справками 2-НДФЛ за 4 квартал 2022 по одному работнику:

Указанные в первой части справки сведения подлежат дальнейшей деталировке помесячно. В нашем примере физлицо оказывало услуги по договору подряда в декабре 2022 г. Об этом говорит месяц (значение 12) и код дохода 2010. За услуги ему начислено вознаграждение в размере 3722 рубля.

Подробнее:

• заполняем справку о доходах для выдачи работнику;
• таблица контрольных соотношений 6-НДФл и 2-НДФЛ.

Нулевой 6-НДФЛ

Обязанность сдавать в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ возникает, если налогоплательщик признается налоговым агентом, то есть осуществляет выплаты в пользу физических лиц. Если в течение отчетного периода доходы работникам не начисляются и не выплачиваются, предоставлять отчет не нужно. Об этом ФНС проинформировала в письме № БС-4-11/4901 от 23.03.2016.

Если в течение календарного года была хоть одна выплата в пользу физического лица, имеющая характер оплаты труда, больничного, материальной помощи, вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора, то отчет составляется. Поскольку форма заполняется нарастающим итогом, в дальнейшем показатели из первого, второго и третьего кварталов будут сохраняться накопительным образом. Нулевого 6-НДФЛ не существует в принципе, в отчете все равно будут сведения хотя бы об одной выплате.

Может пригодиться:

• как отразить материальную помощь в 6-НДФЛ;
• как отразить больничный в 6-НДФЛ.

Если в прошлом году организация была налоговым агентом, а в текущем отчетном периоде по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, отчет в налоговый орган подавать нет необходимости. Хотя компания не обязана объяснять налоговикам, с чем связана утрата статуса налогового агента, рекомендуется отправить в ИФНС письмо о непредоставлении 6-НДФЛ, составленное в произвольной форме.

Подробнее: как заполнить нулевой отчет 6-НДФЛ

Заполнить форму 6-НДФЛ онлайн

Заполнить отчет онлайн есть возможность на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО — «Мое дело», «Контур», «Небо» и других. Некоторые сайты позволяют это делать безвозмездно, но обычно сервисы требуют небольшой платы до 1000 рублей. Скачать бесплатно бланк новой формы 6-НДФЛ в 2023 года в excel не получится, в сети легко найдете бланк в формате pdf.

• Юлия Ч
  2020-07-13 10:55:00
  МИФНС требуют сдавать нулевые отчёты 6НДФЛ даже если в отчётном году вообще не велась финансово-хозяйственная деятельность, а зарплата не начислялась и не выплачивалась. По-видимому имеются более поздние разьяснительные письма МИНФИНа, чем приведённое Вами за 2016 год.В строках 120 для большинства предприятий нужно указывать совсем другие даты, не те что приведены в Ваших примерах. Это связано с указом Президента о нерабочих днях в марте, апреле, мае. Предприятия, которые не имели права работать в эти дни, не имеют права указывать в строках 120 даты из периода нерабочих дней. Так что Ваша инструкция не полная. Самая большая проблема в отчётах 6НДФЛ за 6 месяцев 2020 года для бухгалтеров именно в этих строках, а Вы никаких разъяснений по этому вопросу не дали.
• Максим
  2021-07-07 15:37:38
  "Действующие правила заполнения 6-НДФЛ для чайников предписывают заполнять раздел нарастающим итогом с начала года.
  В строке 110 указывают общую сумму заработной платы работников за апрель-июнь ..." Так как же все-таки заполнить Раздел 2, нарастающим итогом или за 2 квартал(апрель-июнь)?
• Лана
  2021-07-07 17:10:00
  Максим, Нарастающим, за полгода
• Бух
  2021-10-07 13:19:38
  Выдержка из статьи:
  " Документ состоит из следующих разделов:
  
  Титульный лист.
  Раздел 1 (сведения формируются нарастающим итогом).
  Раздел 2 (отражается информация только за указанный квартал, без учета предшествующих периодов)."
  Информация не верная.
  Правильно будет наоборот, раздел 1 заполняется за 3 месяца отчетного квартала, а раздел 2 заполняется нарастающим итогом с начала года.
• Елена
  2021-10-15 13:46:33
  Расписано заполнение новой формы 6-НДФЛ, а в бланках для скачивания форма старая. Как, говорится, Спасибо)
• Юлия
  2021-10-15 14:42:50
  Елена, В бланках для скачивания форма, утвержденная Приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Более новых форм пока нет.
• Людмила
  2021-10-20 07:12:04
  Почему в отчете за 3 кв. данные (месяц) 2 кв.?
• Фиалка
  2021-10-21 10:27:48
  По Вашему примеру не совсем все понятно. Подскажите пожалуйста в раздел 2 по строке 110 войдет ли заработная плата за август и сентябрь, если ЗП выплачена в октябре?
• Юлия
  2021-10-21 10:36:00
  Фиалка, Если зарплата начислена в 3 квартале, ее включают в строку 110 раздела 2 расчета за 3 квартал, а НДФЛ будет указал в разделе 1. когда зарплата будет выплачена, а налог удержан, т.е в годовой форме.
• Ольга
  2021-10-22 08:34:32
  Текст статьи не соответствует правилам заполнения этой формы. Раздел 2 заполняется за 9 месяцев. Зачем путать народ и писать всякую чушь.
• Котова Алла Николаевна
  2021-12-16 08:43:52
  Как показывает пример заполнения 6-НДФЛ со справками 2-НДФЛ за 4 квартал 2021 года, необходимость предоставлять отдельно справку 2-НДФЛ упразднена, как и сама справка. Правильное название приложения 3 расчета 6-НДФЛ: Справка о доходах и суммах налога физического лица.
• Алина
  2022-08-12 06:08:57
  В программе Декларация за 2021 год и в личном кабинете налогоплательщика не совпадают данные итоговых расчетов справки, хотя вводимые суммы одинаковые. Кто неправ - личный кабинет или программа?
• Лидия Иванова
  2022-08-12 10:02:57
  Алина, Вообще должны быть одинаковые, потому что считают по одному алгоритму. Попробуйте написать в техподдержку личного кабинета или программы. Прям интересно, что ответят :)
• Женя
  2022-08-12 19:28:43
  Что-то мне подсказывает, что раздел 2 заполняется за 9 месяцев, мне кажется, что в тексте допущена ошибка
• Лана
  2022-08-12 19:34:55
  Женя, Почему за 9? Это же 2 квартал, за полугодие.
• Ольга Малиновская
  2022-08-14 15:52:42
  Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, работали сначала в одном регионе, потом переехали в другой в течение одного календарного года. Как правильно заполнить справку и какой код поставить?
• Ирина
  2022-08-16 04:12:48
  В коллективном договоре записано, что мы выдаем зарплату за первую половину месяца — 15-го числа, за вторую — в последний день месяца. 31 января — это воскресенье. Поэтому зарплату за январь мы выдали 29-го числа — 516 тысяч рублей. Удержали НДФЛ в сумме 67 080 тысяч рублей. Как заполнить раздел 2?
• Ольга
  2022-08-17 05:52:22
  Фиалка, Я тоже не поняла пример, в тексте пишется одно, а заполняют по-другому. Если не забуду, скину наш образец, там всё намного понятней и с комментариями глав.буха
• Кристина
  2022-08-17 17:38:23
  За несвоевременную сдачу отчета НДФЛ грозит штраф и не маленький. А за ошибки в отчете что положено и кто их может найти? Заранее благодарю за ответ.
• Валерия Майорова
  2022-08-17 19:57:46
  А как избежать ошибок, если заполняешь форму впервые. Понятно, что неточности будут и, возможно, не одна. А штрафуют за каждую ошибку или за ответ с ошибкой в целом?
• Оль га
  2022-08-20 15:21:16
  Приходилось сдавать разные виды отчетов, касаемых бухгалтерии. Бывало, если что не так, всегда звонили с налоговой для уточнения информации. Сейчас я довольна, что есть пошаговая инсрукция, как заполнять данную форму. Штрафы  - это своегго рода мотивация, поэтому всегда старалась сдавать качественно.
• Александр Шигаров
  2022-08-21 19:57:26
  В форме 6-НДФЛ учитываются премии работникам? Могу я отразить единственную премию в год за 4 квартал в годовом отчете, а не за квартал?
• Оксана
  2022-09-03 12:26:50
  Здравствуйте. Прошу вас дать подробный ответ на такой вопрос - если фирма не смогла мне выдать премию в связи с кризисом и перенесла ее на следующий месяц, является ли такое действие правомерным? И будет ли она включена в расчитанную сумму.
• Алина
  2022-10-01 08:45:22
  Здравствуйте, благодарю за подробную инструкцию, но у меня возник вопрос. Не могу понять, существуют ли на законодательном уровне штраф за ошибки в бухгалтерском отчете, ранее просто не сдавала, сейчас необходимо написать первый? Заранее спасибо)
• Лидия Иванова
  2022-10-03 07:39:01
  Алина, Тут речь скорее не про штраф за ошибки в бухучете, а про штраф за сдачу отчетности неправильно или не в срок. Да, конечно, еще как существует. Смотрите, например, статью 119 НК РФ
• Константин Кинчев
  2022-10-07 02:05:52
  Действующие правила заполнения 6-НДФЛ для чайников предписывают заполнять раздел нарастающим итогом с начала года.
  В строке 110 указывают общую сумму заработной платы работников за апрель-июнь ..." Так как же все-таки заполнить Раздел 2, нарастающим итогом или за 2 квартал(апрель-июнь
• гость
  2022-10-16 17:14:04
  Доброго времени суток.Подскажите пожалуйста,как сдать отчёт 6-ндфл за 3 квартал,когда сотрудник уволился ещё в конце февраля....