Как заполнить форму 6-НДФЛ за 3-й квартал 2023 года. Полное руководство

Форма отчета 6-НДФЛ

Приказом ФНС России № ЕД-7-11/881@ от 29.09.2022 внесены изменения в бланк и порядок заполнения 6-НДФЛ в 2023 году для налоговых агентов. Форма и инструкции к расчету утверждены Приказом ФНС № ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020.

Отчет, который показывает расчет сумм налога на доходы физических лиц, сдается поквартально. С 2023 года действует новая форма расчета 6-НДФЛ в редакции Приказа ФНС № ЕД-7-11/881@ от 29.09.2022. В каком формате и как заполнять новую форму 6-НДФЛ в 2023 г., зависит от численности сотрудников (п. 2 ст. 230 НК РФ, письмо ФНС России № БС-4-11/25215@ от 09.12.2019):

• в электронном формате, если за отчетный квартал в организации производились выплаты в пользу 11 человек и более;
• если организация отчитывается менее чем за 10 человек (включительно), то форму разрешат сдать на бумажном носителе.

В новой форме поменялся и раздел 1, в котором теперь отражается информация по срокам перечисления (первому, второму, третьему и четвертому кварталам). Подробнее — в Приказе ФНС России № ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020 в редакции от 29.09.2022.

Сумма налога указывается в рублях, а сумма дохода — в рублях и копейках.

Может пригодиться: калькулятор НДФЛ с зарплаты

Сроки сдачи отчетности

Расчет надо сдать до 25-го числа следующего месяца после отчетного квартала. Годовую форму отправляют до 25 февраля следующего года. Если дата отчетности выпадает на праздник или выходной, то срок сдачи переносится на следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Актуальная таблица сроков сдачи 6-НДФЛ в 2023 году поквартально:

Штрафы за отчетность

За несоблюдение сроков сдачи отчета предусмотрен штраф. Каждый месяц опоздания обойдется в 1000 рублей, по нормам п. 1.2 ст. 126 НК РФ. Должностное лицо, отвечающее за непредоставление в срок отчетности по налогу на доходы физических лиц, оштрафуют на сумму от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

По ст. 76 НК РФ, налоговая служба вправе заблокировать банковские счета налогового агента, который не сдал отчет.

В случае установления недостоверности сведений в расчете организацию оштрафуют на 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Следовательно, главбуху каждой организации надо позаботиться не только о том, как заполнить 6-НДФЛ без ошибок, но и как сдать отчет без нарушения сроков.

Неправомерная сдача отчета на бумажном носителе вместо электронной формы грозит штрафом в 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

Изменения в 6-НДФЛ, которые необходимо учесть в 2023 году

Для правопреемников реорганизованных компаний действует обязанность сдавать форму 6-НДФЛ, если сама фирма до окончания реорганизации этого не сделала. Такой порядок заполнения следует соблюдать организации-правопреемнику:

• указать ИНН и КПП налогового агента в верхней части титульного листа;
• использовать код 215 в реквизите «По месту нахождения (учета) (код)»;
• в реквизите «Налоговый агент» отметить название реорганизованного лица или его обособленного подразделения;
• в новом реквизите «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» указать одно из значений: 1 — преобразование, 2 — слияние, 3 — разделение, 5 — присоединение, 6 — разделение с одновременным присоединением, 0 — ликвидация;
• указать «ИНН/КПП реорганизованной компании».

На титульном листе формы указывают полные реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя.

ФНС России выпустила разъясняющее письмо № ЗГ-3-11/125@ от 11.01.2023 о порядке заполнения расчета. В соответствии с Федеральным законом № 263-ФЗ от 14.07.2022, п. 2 ст. 223 НК РФ утратил силу. С 2023 г. дата получения дохода равна дню выплаты дохода. На основании п. 4 ст. 226 НК РФ, при выплате дохода агенты удерживают начисленную сумму НДФЛ.

Если аванс выплачен 30 декабря 2022 г., а зарплата — 16 января 2023 г., то зарплату за первую половину декабря 2022 г. и налог отражают в разделе 2 расчета за 2022 г. и в приложении № 1 к расчету за 2022 г. Налог, удержанный 16 января 2023 г. при выплате зарплаты за декабрь 2022 г., отражают в 1 разделе расчета за 1-й квартал 2023 г. Зарплата за вторую половину декабря, которую перечислили 16 января 2023 г., и сумма налога отражаются в разделах 1 и 2 расчета за 1-й квартал 2023 г. и в приложении № 1 к расчету за 2023 г. Так, зарплата за вторую половину декабря 2022 г., которая перечислена 16 января 2023 г., отражается в отчете за 1-й квартал 2023 года.

Пошаговая инструкция, как правильно заполнить 6-НДФЛ за 3 квартал 2023

Хотя отчет действует уже не первый год, его оформление по-прежнему вызывает вопросы у работодателей и бухгалтеров. Кроме того, в него внесли целый ряд изменений, которые необходимо учесть при заполнении. В профессию приходят молодые бухгалтеры, которым требуются разъяснения. Специально для них разберем действия по шагам.

Документ состоит из следующих разделов:

1. Титульный лист.
2. Раздел 1 (отражаются сроки перечисления налога и удержанные суммы за последние 3 месяца отчетного периода).
3. Раздел 2 (сведения формируются нарастающим итогом).
4. Приложение 1 (заполняется только в отчете за 4-й квартал и содержит сведения о доходах каждого сотрудника, аналогичные отражавшимся ранее в справках 2-НДФЛ).

Вот инструкция по заполнению 6-НДФЛ в 2023 году с примерами за 3-й квартал 2023 г.

Титульный лист

Поскольку 6-НДФЛ — это налоговый отчет, необходимо указать все обязательные реквизиты для ИФНС. Пишем полное название налогового агента. В соответствующих полях указываются ИНН и КПП организации, сдающей отчет. Если отчет сдается филиалом, то указывается КПП филиала. Указываем номер корректировки. Если форма сдается первый раз за отчетный период, то в поле «Номер корректировки» отражаются нули.

Корректировка подразумевает изменение сведений, переданных в ФНС. Уточнение расчета по соответствующему отчетному периоду указывается номером корректировки: --1, --2. --3 и т. д.

Период предоставления отчета — квартал, за который отчитывается работодатель:

• 1-й квартал — код 21;
• полугодие — код 31;
• 9 месяцев — код 33;
• год — код 34.

Коды для организаций, осуществляющих передачу сведений на этапе реорганизации (ликвидации), указаны в приложении 1 приказа.

Налоговым периодом является календарный год, за который предоставляются сведения. В поле проставляются соответствующие 4 цифры (сейчас — 2023). Затем в строке указывается код той налоговой инспекции, куда сдается отчетность. Это четырехзначный код, в котором:

• первые две цифры — номер региона;
• вторые две цифры — код инспекции.

Код «По месту нахождения (учета)» помогает определить, какая организация сдает отчетность. Полный перечень кодов содержится в приложении 2 к приказу.

Наиболее распространенные для организаций:

• по месту учета — 214;
• по месту учета обособленного подразделения — 220.

ИП тоже указывают специальные коды:

• по месту жительства — 120;
• по месту осуществления деятельности — 320.

Указываем код ОКТМО (муниципального образования) и номер телефона налогоплательщика. Как требует утвержденный приказом ФНС порядок заполнения отчета 6-НДФЛ, указывают код того МО, на территории которого расположена и зарегистрирована организация или филиал. Иногда гражданам выплачивают денежные средства (зарплату и премии) как головная организация, так и ее подразделение. В этом случае заполняются и сдаются сразу две формы с разными кодами по ОКТМО.

Раздел 1

Раздел 1 с отчета за 1-й квартал 2023 г. выглядит иначе. В нем указываются суммы по срокам перечисления и удержанный налог за последние три месяца отчетного периода. Правила заполнения отчета объясняют, какие суммы нужно отражать в строке 030 раздела 1 расчета 6-НДФЛ: возвращенные налоговым агентом налогоплательщику.

Информацию указывают так:

• поле 010 — КБК;
• поле 020 — общая сумма исчисленного по срокам налога к уплате. Затем в строках 021-024 — детальная расшифровка;
• поле 030 — сумма НДФЛ, возвращенного работникам в 3-м квартале 2023 г.;
• поле 031 — дата возврата, поле 032 — возвращенная сумма.

Если возникает вопрос, как вычислить сумму удержанного налога в 6-НДФЛ, то необходимо суммировать налог со всех доходов, выплаченных работникам в отчетном периоде. Вот образец, как заполнить декларацию 6-НДФЛ за 3 квартал 2023 года (раздел 1).

Раздел 2

Ставки налога на доходы работников по трудовым договорам и лиц, выполняющих работы (оказывающих услуги) в рамках гражданских договоров: 13, 15, 30 и 35% (стр. 100). В 2023 году действует повышенная ставка 15% для больших доходов (свыше 5 млн рублей в год). Наш пример, как заполнить 6-НДФЛ за 3 квартал 2023 года, предусматривает использование ставки НДФЛ 13%. В случае исчисления налога по разным ставкам для каждой ставки будут формироваться те данные, которые относятся только к указанной ставке НДФЛ. КБК продублируйте в поле 105.

Действующие правила заполнения 6-НДФЛ (для чайников) предписывают заполнять раздел нарастающим итогом с начала года. В строке 110 указывают общую сумму начисленной заработной платы работников за январь-июнь и все полученные отпускные, больничные и другие доходы без уменьшения на налог и вычеты. Отдельный пример заполнения отпускных отсутствует, их включают в общую массу вознаграждений работников. Сумму вычетов указывают в строке 130, а исчисленный НДФЛ — в 140.

В строке 160 указывают сумму удержанного налога. Она не всегда совпадает с суммой НДФЛ в строке 140. В поле 170 укажите сумму НДФЛ, которую невозможно удержать.

Пример: налог с подарка физлицу, которое не получает постоянных денежных доходов в организации.

НДФЛ с зарплаты в 2022 г. перечислялся не позже следующего дня после выплаты заработной платы работникам. А вот налог с отпускных и больничных разрешено было уплатить не сразу. Главное — успеть до конца того месяца, в котором они были выплачены сотрудникам (ст. 226 НК РФ). С 2023 г. правила поменялись: например, в январе 2023 г. исчисленные суммы за период с 1 по 22 января 2023 г. необходимо уплатить до 28 января 2023 г. Следующие периоды считаются так: с 23 января по 22 февраля и так до конца года. Особый срок — с 23 декабря 2023 года по 31 декабря 2023 г., а заплатить налог надо не позже последнего рабочего дня в году.

На титульном листе это правило тоже действует. Даже в самой длинной строке, содержащей название организации, все оставшиеся пробелы заполняются прочерками.

Бывшая справка 2-НДФЛ в составе расчета

Приложение № 1 к расчету содержит справку о доходах физических лиц (бывшая 2-НДФЛ). Работодателям не следует заполнять справки на всех сотрудников ежеквартально, их сдают только по итогам года: пример заполнения 6-НДФЛ со справками 2-НДФЛ за 3 квартал 2023 г. отсутствует. В состав отчета за 3-й квартал 2023 года приложение 1 со справками не включают. Пустое приложение ежеквартально подавать не надо. В справке о доходах и суммах налога физического лица по итогам 2023 года укажите:

• порядковый номер справки;
• номер корректировки сведений, для первичной указываются нули;
• данные о физлице — его ИНН, Ф.И.О., статус плательщика (например, 1 — резидент), дата рождения и гражданство (643 — РФ), код вида документа (21 — паспорт гражданина РФ), серия и номер документа;
• ставку налога (13, 15% и т. д.);
• КБК;
• общую сумму дохода за 2023 г., налоговую базу для расчета налога, сумму вычетов (при наличии) и исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ;
• если есть неудержанные суммы, то отразите их в разделе 4.

Подробнее: как заполнить справку о доходах для выдачи работнику

Нулевой 6-НДФЛ

Обязанность сдавать в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ возникает, если налогоплательщик признается налоговым агентом, то есть осуществляет выплаты в пользу физических лиц. Если в течение отчетного периода доходы работникам не начисляются и не выплачиваются, то предоставлять отчет не нужно. Об этом ФНС проинформировала в письме № БС-4-11/4901 от 23.03.2016.

Если в течение календарного года была хоть одна выплата в пользу физического лица, имеющая характер оплаты труда, больничного, материальной помощи, вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора, то отчет составляется. Поскольку форма заполняется нарастающим итогом, в дальнейшем показатели из первого, второго и третьего кварталов будут сохраняться накопительным образом. Нулевого 6-НДФЛ не существует в принципе, в отчете все равно будут сведения хотя бы об одной выплате.

Может пригодиться:

• как отразить материальную помощь в 6-НДФЛ;
• как отразить больничный в 6-НДФЛ;
• какие контрольные соотношения использовать для проверки 6-НДФЛ и 2-НДФЛ.

Если в прошлом году организация была налоговым агентом, а в текущем отчетном периоде по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, то отчет в налоговый орган подавать нет необходимости. Хотя компания не обязана объяснять налоговикам, с чем связана утрата статуса налогового агента, рекомендуется отправить в ИФНС письмо о непредоставлении 6-НДФЛ, составленное в произвольной форме.

Подробнее: как заполнить нулевой отчет 6-НДФЛ.

Заполнить форму 6-НДФЛ онлайн

Заполнить отчет онлайн есть возможность на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО — «Мое дело», «Контур», «Небо» и др. Некоторые сайты позволяют это делать безвозмездно, но обычно сервисы требуют небольшой платы — до 1000 рублей. Учтите, что скачать бесплатно бланк новой формы 6-НДФЛ в 2023 году в еxcel не получится, в сети вы найдете бланк в формате pdf.

• Юлия Ч
  2020-07-13 10:55:00
  МИФНС требуют сдавать нулевые отчёты 6НДФЛ даже если в отчётном году вообще не велась финансово-хозяйственная деятельность, а зарплата не начислялась и не выплачивалась. По-видимому имеются более поздние разьяснительные письма МИНФИНа, чем приведённое Вами за 2016 год.В строках 120 для большинства предприятий нужно указывать совсем другие даты, не те что приведены в Ваших примерах. Это связано с указом Президента о нерабочих днях в марте, апреле, мае. Предприятия, которые не имели права работать в эти дни, не имеют права указывать в строках 120 даты из периода нерабочих дней. Так что Ваша инструкция не полная. Самая большая проблема в отчётах 6НДФЛ за 6 месяцев 2020 года для бухгалтеров именно в этих строках, а Вы никаких разъяснений по этому вопросу не дали.
• Максим
  2021-07-07 15:37:38
  "Действующие правила заполнения 6-НДФЛ для чайников предписывают заполнять раздел нарастающим итогом с начала года.
  В строке 110 указывают общую сумму заработной платы работников за апрель-июнь ..." Так как же все-таки заполнить Раздел 2, нарастающим итогом или за 2 квартал(апрель-июнь)?
• Лана
  2021-07-07 17:10:00
  Максим, Нарастающим, за полгода
• Бух
  2021-10-07 13:19:38
  Выдержка из статьи:
  " Документ состоит из следующих разделов:
  
  Титульный лист.
  Раздел 1 (сведения формируются нарастающим итогом).
  Раздел 2 (отражается информация только за указанный квартал, без учета предшествующих периодов)."
  Информация не верная.
  Правильно будет наоборот, раздел 1 заполняется за 3 месяца отчетного квартала, а раздел 2 заполняется нарастающим итогом с начала года.
• Елена
  2021-10-15 13:46:33
  Расписано заполнение новой формы 6-НДФЛ, а в бланках для скачивания форма старая. Как, говорится, Спасибо)
• Юлия
  2021-10-15 14:42:50
  Елена, В бланках для скачивания форма, утвержденная Приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Более новых форм пока нет.
• Людмила
  2021-10-20 07:12:04
  Почему в отчете за 3 кв. данные (месяц) 2 кв.?
• Фиалка
  2021-10-21 10:27:48
  По Вашему примеру не совсем все понятно. Подскажите пожалуйста в раздел 2 по строке 110 войдет ли заработная плата за август и сентябрь, если ЗП выплачена в октябре?
• Юлия
  2021-10-21 10:36:00
  Фиалка, Если зарплата начислена в 3 квартале, ее включают в строку 110 раздела 2 расчета за 3 квартал, а НДФЛ будет указал в разделе 1. когда зарплата будет выплачена, а налог удержан, т.е в годовой форме.
• Ольга
  2021-10-22 08:34:32
  Текст статьи не соответствует правилам заполнения этой формы. Раздел 2 заполняется за 9 месяцев. Зачем путать народ и писать всякую чушь.
• Котова Алла Николаевна
  2021-12-16 08:43:52
  Как показывает пример заполнения 6-НДФЛ со справками 2-НДФЛ за 4 квартал 2021 года, необходимость предоставлять отдельно справку 2-НДФЛ упразднена, как и сама справка. Правильное название приложения 3 расчета 6-НДФЛ: Справка о доходах и суммах налога физического лица.
• Алина
  2022-08-12 06:08:57
  В программе Декларация за 2021 год и в личном кабинете налогоплательщика не совпадают данные итоговых расчетов справки, хотя вводимые суммы одинаковые. Кто неправ - личный кабинет или программа?
• Лидия Иванова
  2022-08-12 10:02:57
  Алина, Вообще должны быть одинаковые, потому что считают по одному алгоритму. Попробуйте написать в техподдержку личного кабинета или программы. Прям интересно, что ответят :)
• Женя
  2022-08-12 19:28:43
  Что-то мне подсказывает, что раздел 2 заполняется за 9 месяцев, мне кажется, что в тексте допущена ошибка
• Лана
  2022-08-12 19:34:55
  Женя, Почему за 9? Это же 2 квартал, за полугодие.
• Ольга Малиновская
  2022-08-14 15:52:42
  Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, работали сначала в одном регионе, потом переехали в другой в течение одного календарного года. Как правильно заполнить справку и какой код поставить?
• Ирина
  2022-08-16 04:12:48
  В коллективном договоре записано, что мы выдаем зарплату за первую половину месяца — 15-го числа, за вторую — в последний день месяца. 31 января — это воскресенье. Поэтому зарплату за январь мы выдали 29-го числа — 516 тысяч рублей. Удержали НДФЛ в сумме 67 080 тысяч рублей. Как заполнить раздел 2?
• Ольга
  2022-08-17 05:52:22
  Фиалка, Я тоже не поняла пример, в тексте пишется одно, а заполняют по-другому. Если не забуду, скину наш образец, там всё намного понятней и с комментариями глав.буха
• Кристина
  2022-08-17 17:38:23
  За несвоевременную сдачу отчета НДФЛ грозит штраф и не маленький. А за ошибки в отчете что положено и кто их может найти? Заранее благодарю за ответ.
• Валерия Майорова
  2022-08-17 19:57:46
  А как избежать ошибок, если заполняешь форму впервые. Понятно, что неточности будут и, возможно, не одна. А штрафуют за каждую ошибку или за ответ с ошибкой в целом?
• Оль га
  2022-08-20 15:21:16
  Приходилось сдавать разные виды отчетов, касаемых бухгалтерии. Бывало, если что не так, всегда звонили с налоговой для уточнения информации. Сейчас я довольна, что есть пошаговая инсрукция, как заполнять данную форму. Штрафы  - это своегго рода мотивация, поэтому всегда старалась сдавать качественно.
• Александр Шигаров
  2022-08-21 19:57:26
  В форме 6-НДФЛ учитываются премии работникам? Могу я отразить единственную премию в год за 4 квартал в годовом отчете, а не за квартал?
• Оксана
  2022-09-03 12:26:50
  Здравствуйте. Прошу вас дать подробный ответ на такой вопрос - если фирма не смогла мне выдать премию в связи с кризисом и перенесла ее на следующий месяц, является ли такое действие правомерным? И будет ли она включена в расчитанную сумму.
• Алина
  2022-10-01 08:45:22
  Здравствуйте, благодарю за подробную инструкцию, но у меня возник вопрос. Не могу понять, существуют ли на законодательном уровне штраф за ошибки в бухгалтерском отчете, ранее просто не сдавала, сейчас необходимо написать первый? Заранее спасибо)
• Лидия Иванова
  2022-10-03 07:39:01
  Алина, Тут речь скорее не про штраф за ошибки в бухучете, а про штраф за сдачу отчетности неправильно или не в срок. Да, конечно, еще как существует. Смотрите, например, статью 119 НК РФ
• Константин Кинчев
  2022-10-07 02:05:52
  Действующие правила заполнения 6-НДФЛ для чайников предписывают заполнять раздел нарастающим итогом с начала года.
  В строке 110 указывают общую сумму заработной платы работников за апрель-июнь ..." Так как же все-таки заполнить Раздел 2, нарастающим итогом или за 2 квартал(апрель-июнь
• гость
  2022-10-16 17:14:04
  Доброго времени суток.Подскажите пожалуйста,как сдать отчёт 6-ндфл за 3 квартал,когда сотрудник уволился ещё в конце февраля....
• Светлана В.
  2023-04-05 12:02:16
  Добрый день. Подскажите, пожалуйста, нюанс отражения суммы ндфл в разделе 1( где по срокам) затягиваются в 1С суммы ндфл, удержанные и перечисленные с 01.01.2023 по 22.03.2023г., а в разделе 2- ФОТ за период январь-март2023 и удержанный ндфл за период с 01.01.2023-31.03.2023. То есть получается разница между суммами ндфл с 1 и 2 разделом на сумму ндфл, удержанную с 23.03. по 31.03., но не перечисленную еще. Срок получения зарплаты в нашей организации 30.03.(бюджетники). Правильно ли ндфл отражается в отчете?
• м
  2023-04-06 06:17:05
  Светлана В., Все правильно, разница в 1 и 2 разделе будет на сумму ндфл с зарплаты за март
• Бухгалтер по случаю
  2023-04-13 09:36:33
  Дорого дня! будьте добры, уточните, пожалуйста , суммы в сроке 120, строке 140 и строке 160 должны быть одинаковые ? если это прям прям в идеальном отчете ?
• Даша Васильева
  2023-07-05 13:31:48
  Здравствуйте, подскажите пожалуйста, как заполнить отчет 6-НДФЛ. Работнику был возвращен излишне удержанный НДФЛ в связи с получением уведомления из налогового органа(имущественный вычет). НДФЛ вернули 30.04.23. ЕНП перечислила за минусом возврата, соответственно уведомление подали так же за минусом возврата. В расчете 6-НДФЛ по строке 020 какую сумму нужно указать, фактически исчисленную (не уменьшенную на сумму возврата) или фактически перечисленную (уменьшенную на сумму возврата?