Материальная помощь в 6-НДФЛ: пример заполнения

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Материальная помощь выплачивается работникам в разных ситуациях, например, при рождении ребенка или на лечение.
2. Ее оформление требует заявления сотрудника и подтверждающих документов.
3. Не все виды помощи облагаются налогом, например, помощь при рождении ребенка до 50 000 рублей не облагается.
4. В отчете 6-НДФЛ записывают только те выплаты, которые превышают необлагаемые лимиты.
5. Если сумма материальной помощи превышает необлагаемый лимит, надо удержать и уплатить налог.

Что понимается под материальной помощью работнику

Чтобы понять, нужно ли в отчете 6-НДФЛ показывать материальную помощь и как ее правильно отразить, — следует понимать причины ее начисления.

Трудовым законодательством виды и порядок такой выплаты работникам не предусмотрены. Конкретные случаи, размеры, порядок и ее условия определяются в коллективных договорах, соглашениях, локальных нормативных актах, трудовом договоре, приказе руководителя.

Как правило, такая выплата связана с наступлением определенных событий в жизни сотрудника, например, с:

• рождением ребенка;
• бракосочетанием;
• юбилеем;
• выходом на пенсию;
• чрезвычайными ситуациями (пожар, наводнение, землетрясение, техногенная авария) в натуральной или денежной форме;
• оплатой лечения, покупкой лекарств;
• матпомощью родственнику сотрудника;
• смертью родственников.

Основанием для начисления является заявление работника, на основании которого издается приказ работодателя. В ЛНА целесообразно предусмотреть, что работник прикладывает к заявлению документы, подтверждающие основание для выплаты. К примеру, свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о заключении брака, справку о факте чрезвычайной ситуации и стоимости утраченного имущества, документы, подтверждающие диагноз и необходимость лечения, стоимость лечения, свидетельство о смерти родственника, копии документов, устанавливающих родство и т. д.

Может пригодиться: как написать заявление на материальную помощь

Датой получения дохода в виде материальной помощи является дата ее фактической выплаты. В этот момент требуется удержать НДФЛ (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перечислить подоходный налог в бюджет надо в установленный срок, предварительно уведомив налоговиков о сумме начисленного НДФЛ:

• если начислили НДФЛ в период с 1 по 22-е число месяца, отправьте уведомление 25-го числа, заплатите в бюджет 28-го числа текущего месяца;
• если начислили НДФЛ в период с 23-го по 31-ое число месяца, то отправьте уведомление 3-го числа, заплатите в бюджет 5-го числа следующего месяца;
• если начислил НДФЛ в период с 23 по 31 декабря, то отправьте уведомление и заплатите налог не позднее последнего рабочего дня в году.

Подробнее: облагается ли матпомощь НДФЛ

Нужно ли отражать материальную помощь в расчете 6-НДФЛ

Правила, как занести матпомощь в 6-НДФЛ, зависят от вида и размера платы. Для такого вида помощи в действующем законодательстве предусмотрен ряд условий и послаблений в части налогообложения и установленных необлагаемых лимитов. Отражение в расчете 6-НДФЛ материальной помощи зависит от того, облагается ли она НДФЛ.

Виды материальной помощи, которые частично (в сумме вычета) или полностью освобождены от обложения НДФЛ, и основания такого освобождения приведены в ст. 217 НК РФ.

Советуем прочитать: полное руководство по заполнению формы 6-НДФЛ

Когда матпомощь отражают в 6-НДФЛ

В расчете 6-НДФЛ указывают только доходы, подлежащие налогообложению, и налоговые вычеты, уменьшающие эти доходы. Чтобы определить, надо ли в 6-НДФЛ показывать материальную помощь, не облагаемую налогом, — требуется сравнить выплаты с нормативом, установленным законодательством. Если доход сотрудника его не превышает, то обязанность рассчитать и удержать НДФЛ у налогового агента не возникает.

Выплата, которая облагается НДФЛ полностью (т.е. без установления нормативов) либо выплачена свыше необлагаемого лимита, отражается в расчете 6-НДФЛ.

Когда матпомощь не отражают в 6-НДФЛ

Суммы в пределах необлагаемого размера не отражаются в 6-НДФЛ, если вы уверены, что выплата сотруднику суммарно за год не превысит необлагаемый лимит. То есть матпомощь в пределах 4000 рублей — в общем случае или 50 000 рублей — при рождении ребенка не надо показывать в расчете. Кроме того, доходы (в том числе матпомощь), которые полностью освобождаются от налогообложения, агент вправе не показывать в 6-НДФЛ.

Как отразить материальную помощь в 6-НДФЛ: общие правила

Расчет 6-НДФЛ за 2024 г. сдают по форме из Приказа ФНС № ЕД-7-11/649@ от 19.09.2023, там же приведен порядок его заполнения. Годовой отчет надо отправить до 25 февраля 2025 года. Квартальные расчеты тоже подаем по форме из приказа № ЕД-7-11/649@ — налоговики не меняли бланк на 2025 год.

Как показать матпомощь в расчете 6-НДФЛ в 2025 году

В разделе 1 отражаем НДФЛ, удержанный в том числе из матпомощи, в общей сумме и с разбивкой по срокам перечисления. К примеру, в 1-м квартале 2025 г. разбиваем оплату так:

• в строке 020 — НДФЛ, удержанный с 1 января по 31 марта;
• в строке 021 — налог с 1 по 22 января;
• в строке 022 — с 23 по 31 января;
• в строке 023 — с 1 по 22 февраля;
• в строке 024 — с 23 по 28 февраля;
• в строке 025 — с 1 по 22 марта;
• в строке 026 — с 23 по 31 марта.

Строка 020 должна равняться сумме строк 021–026.

В разделе 2 показываем материальную помощь в составе обобщенных показателей:

• в стр. 120 — общая сумма выплаченной матпомощи за период;
• в стр. 130 — необлагаемая часть матпомощи (сумма вычета) в соответствии с кодами видов вычетов налогоплательщика;
• в стр. 140 — НДФЛ, начисленный с матпомощи за отчетный период;
• в стр. 160 — НДФЛ, удержанный с матвыплаты за отчетный период;
• в стр. 161–166 — НДФЛ, удержанный НДФЛ с выплат в разбивке по соответствующим периодам удержания налога.

Приложение к 6-НДФЛ — справки о доходах и суммах налога физлиц — заполняем только в годовом расчете. Вот как заполнить приложение к 6-НДФЛ «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода», то есть справки по работникам:

• в поле «Код дохода» указываем код матпомощи в соответствии с кодами видов доходов налогоплательщика. Кодировки приведены в приложении № 1 к Приказу ФНС № ММВ-7-11/387@ от 10.09.2015;
• в поле «Сумма дохода» показываем всю сумму начисленного и фактически полученного дохода по конкретному коду дохода. Если по виду доходов предусмотрены вычеты или они облагаются не в полном размере, то указывается код вычета. Коды видов вычетов налогоплательщика смотрим в приложении № 2 к Приказу ФНС № ММВ-7-11/387@;
• в поле «Код вычета» отражаем нужный код вычета.

Пример, как отразить в 6-НДФЛ материальную помощь 4000 руб

Как отразить материальную помощь в 6-НДФЛ: примеры

Напоминаю: если материальная помощь работнику за год не превысили 4000 рублей, то ее необязательно показывать в 6-НДФЛ. Если выплатили в большем размере, то полностью покажите сумму в разделе 2 расчета и в справках о доходах и суммах налога по итогам года. Полностью необлагаемую матпомощь, к примеру, в связи со смертью работника или члена его семьи, в связи с чрезвычайными обстоятельствами в 6-НДФЛ не отражаете.

Рассмотрим, куда включить материальную помощь в 6-НДФЛ, на примере:

15 февраля 2025 года Пэпэтэшин П.П. получил выплату при рождении ребенка в сумме 65 000 рублей. Необлагаемый лимит — 50 000 руб., сумма исчисленного НДФЛ с превышения — 1950 руб.

Пример, как правильно в приложении 1 к 6-НДФЛ отразить материальную помощь 4000 руб. и в большей сумме

Отметим, что материальная помощь во 2 разделе 6-НДФЛ до 4000 рублей не указывается. В случае выплаты работнику в течение года материальной помощи в большем размере, ее следует полностью указать в строке 120 разд. 2 расчета 6-НДФЛ, а налоговый вычет в размере 4000 руб. — в строке 130 разд. 2 расчета.

При составлении годового расчета 6-НДФЛ матвыплату надо показать в справке о доходах и суммах НДФЛ.

Выплаченные суммы на лечение работника (бывшего работника — пенсионера) не облагаются НДФЛ только в сумме 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). Выплата в части, превышающей эту предельную величину, подлежит налогообложению.

Если выплата производилась работнику (бывшему работнику — пенсионеру) на лечение его родственника (члена семьи), то такая сумма не облагается НДФЛ только в пределах 4000 руб.

Если суммы на лечение выплачиваются непосредственно родственнику (члену семьи) работника (бывшего работника — пенсионера), то в таком случае НДФЛ исчисляется со всей суммы выплаты. В этом случае материальная помощь родственнику сотрудника в приложении к 6-НДФЛ за год отражается с кодом вида дохода 2710.

Вам пригодится: как заполнить справку о доходах и суммах налога физлица

Материальная помощь в 6-НДФЛ: вопросы и ответы