Важно
Выпустили новые указания по заполнению формы № П-4 Табель учета рабочего времени — это документ, в котором фиксируют, сколько отработал каждый сотрудник. Он нужен для контроля режима труда и отдыха, расчета заработка и формирования статотчетности.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Табель учета рабочего времени обязателен для всех работодателей.
- Есть две основные формы для его ведения — Т-12 и Т-13.
- Организация может придумать свою форму, если это ей удобно.
- Табель в бюджетной организации ведется специальными сотрудниками.
- Разрешается фиксировать время работы как вручную, так и в Excel.
Чем предусмотрен табель
ТК РФ в статье 91 определил: работодатель в обязательном порядке ведет учет рабочего времени сотрудников. Табель необходимо иметь в каждом учреждении вне зависимости от формы собственности. При отсутствии этого документа наказание последует как для юрлица, так и для должностных лиц.
Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 установлены две формы по учету рабочего времени — Т-12 и Т-13. Если учет времени работы и расчета с сотрудниками осуществляется раздельно, то допустимо применять раздел 1 формы Т-12 как самостоятельный, не заполняя раздел 2, касающийся расчета с работниками. Форма Т-13 используется при учете рабочего времени.
С 01.01.2013 утвержденные постановлением формы необязательны. Это значит, что организация вправе создать собственную учетную форму, принимая во внимание специфику и направление деятельности.
Кто и когда его заполняет
В бюджетной организации руководитель приказом назначает сотрудников, в зону ответственности которых входит ведение учета. По общему правилу таковыми являются начальники структурных подразделений. Назначение ответственных происходит при издании приказа. С этим распорядительным документом ответственный сотрудник знакомится под подпись.
В организациях с большой штатной численностью создают отдельную должность табельщика. Такой сотрудник оформляет документ, направляет его в кадровую службу, из которой отчет передается в бухгалтерию.
Общий порядок, как правильно оформить табель учета рабочего времени в бюджетном учреждении, таков:
- составление и ведение специально уполномоченным лицом;
- подписание руководителями ответственного подразделения и отдела кадров;
- направление в бухгалтерию.
Документ оформляется каждый месяц по всей организации, по структурным подразделениям (отделам, отделениям, факультетам), обособленным подразделениям. Он подлежит открытию за 2–3 дня до начала периода расчета с учетом данных предыдущего месяца. Напоминаем: форма табеля для казенного учреждения, бюджетной и автономной организации закреплена приказом Минфина № 52н.
Пригодится: зачем нужен и как составлять график работы
Сколько его хранить
Срок хранения отработанного, подшитого в специальную папку табеля составляет 1 год. По его окончании документ передается в архив для хранения не меньше 5 лет, а при наличии вредных или опасных условий работы — 75 лет.
Как заполнить табель в бюджетной организации
В условиях рабочего дня любой продолжительности вне зависимости от определенных в учреждении режимов труда время фиксируют, используя два варианта:
- сплошная регистрация пребывания на работе и пропусков;
- фиксация отклонений, когда производится отметка только отсутствия, опоздания.
Учреждение самостоятельно определяет, как сделать табель учета рабочего времени — в Excel автоматически или на бумаге вручную. Способ заполнения устанавливается локальным актом организации в процессе формирования ее учетной политики. Вариант фиксации данных зависит от используемого в организации режима труда. Если длительность рабочего дня не изменяется, то фиксируют лишь отклонения. При использовании суммированного учета (когда число часов отработки отличается в разные дни или смены) применяют сплошную регистрацию.
Составляя документ, следует смотреть рекомендации, касающиеся использования и оформления шаблона, утвержденные приказом № 52н. Регистрации подлежат отклонения при использовании установленного внутреннего распорядка времени работы или затраты времени труда по факту.
В отношении каждого сотрудника фиксируются отклонения от нормы в часах и вносятся обозначения отклонений и работа ночью.
Отчет формируется в одном экземпляре. Если заполняете в электронном формате, то бумагу придется распечатать для подписания.
Бланк табеля, утвержденный Минфином, имеет ряд особенностей при оформлении. Вот как заполнить форму 0504421 табеля учета рабочего времени на 2024 год для бюджетников:
- на титульном листе указывается не только название организации, но и присвоенный ей цифровой код;
- при внесении изменений указывается код корректировки;
- выделены графы для внесения информации о промежуточных итогах.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить положение о табельном учете рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.
Важные правила при заполнении табеля
Заполняя бланк, следует руководствоваться установленными стандартными правилами.
Если один сотрудник имеет два вида отклонений за один день, то нижнюю часть строки надо заполнить в виде дроби, у которой:
- числитель — вид отклонения;
- знаменатель — часы трудовой деятельности.
Если в один день имеется больше двух отклонений, то фамилию сотрудника надо повторить.
В табеле следует отражать:
- число дней, часов неявок (явок);
- число часов переработки с указанием видов (деятельность в праздники, ночью и т. д.).
Какие обозначения использовать при заполнении
Применяйте буквенный или цифровой код. Для удобства рекомендуется заполнять табель учета рабочего времени, используя коды одного типа.
| Событие | Буквенный код | |
|---|---|---|
| Выходные и праздничные дни | В | |
| Работа в ночное время | Н | |
| Выполнение гособязанностей | Г | |
| Очередные и дополнительные отпуска | О | |
| Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам | Б | |
| Отпуск по уходу за ребенком | Р | |
| Часы сверхурочной работ | С | |
| Прогулы | П | |
| Неявки с разрешения администрации | А | |
| Выходные по учебе | ВУ | |
| Учебный отпуск | ОУ | |
| Замещение в 1–3 классах | ЗН | |
| Замещение в группах продленного дня | ЗП | |
| Замещение в 4–11 классах | ЗС | |
| Работа в праздничные дни | РП | |
| Фактически отработанные часы | Ф | |
| Командировки | К | |
Подробнее: расшифровка сокращений в табеле учета рабочего времени
Пошаговое заполнение табеля для бюджетной организации
Актуальная пошаговая инструкция, как сделать табель в Excel, на примере формы 0504421.
Шаг 1
Оформить шапку, указав:
- название учреждения в полной форме так, как указано в учредительных документах;
- код с применением справочника ОКПО;
- в строке «Вид табеля» написать «Первичный» (предоставляя документ, содержащий изменения, укажите «корректирующий»; указывая «Номер корректировки», напишите «0», если документ первичен, и цифру «1», а затем в соответствии с порядковым номером корректировки).
Шаг 2
Указать номер по порядку, дату формирования документа и период охвата.
Шаг 3
Заполнить основную часть:
- гр. 1 — Ф. И. О. сотрудника полностью;
- гр. 2 — номер сотрудника по табелю;
- гр. 4 — должность работника.
Далее следует раздел, дающий возможность ежедневно фиксировать наличие или отсутствие работника (в отношении каждого имеются 2 клетки: верхняя — для цифрового кода, нижняя — для буквенного). Эта часть содержит сведения о числе дней и часов, отработанных за полмесяца и за месяц в целом.
Шаг 4
Отдать документ на подпись:
- сотруднику, отвечающему за формирование;
- руководителю подразделения;
- сотруднику отдела кадров.
Шаг 5
Передать в бухгалтерию полностью оформленный документ, который и станет основой для расчета с сотрудниками.
