Как составить согласие на обработку персональных данных, чтобы оно соответствовало требованиям ФНС по раскрытию налоговой тайны?

При передаче персданных работников в налоговые органы согласие работников не требуется, т.к. такая обязанность организаций прямо установлена законом (абз. 5 п. 4 Разъяснений Роскомнадзора). Но если речь идет о раскрытии налоговой тайны для аккредитации IT-компании, то информация подлежит передаче в Минцифры. Обязанность по безусловной передаче ПД сотрудников и контрагентов этой организации закон не устанавливает. Полагаю, что такое согласие необходимо. Никакого утвержденного шаблона конкретно для этой цели пока не существует, так что придется использовать общий подход: указать в документе, на передачу каких ПД субъект дает согласие, кому (Минцифры) и в каких целях — для аккредитации фирмы-работодателя или контрагента. При проверке аккредитации проблемы с формулировками согласия не возникнут, т.к. такую проверку осуществляет Минцифры, а вопросы защиты персональных данных курирует Роскомнадзор.

Обязательно ли получать письменное согласие работников на передачу их налоговых данных в ФНС для целей аккредитации IT-компании?

При подготовке документов для аккредитации столкнулся с вопросом: действительно ли требуется брать у каждого сотрудника отдельное письменное согласие на раскрытие сведений, которые относятся к налоговой тайне, или есть возможность включить такое согласие в трудовой договор или другой локальный акт? Боюсь ошибиться в оформлении и получить отказ в аккредитации.

Отвечает Туркина Елена

Как ни парадоксально, законодательство не содержит прямого ответа на этот вопрос. Но, анализируя нормы права, можно прийти к выводу, что письменное согласие необходимо. Закон не обязывает IT-компании проходить аккредитацию, это требуется для получения налоговых и иных льгот, ради чего фирма и вынуждена проходить данную процедуру. Такой же вывод следует из Письма Минтруда от 16.05.2022 № 16-1/ООГ-1915. Следовательно, согласие на раскрытие данных, относящихся к налоговой тайне каждого сотрудника, обязано быть отдельным, осознанным и добровольным. Включать такой пункт в трудовой договор (а тем более в ЛНА) я бы не рекомендовала.

Какая ответственность наступает для компании, если согласие на раскрытие налоговой тайны оформлено с нарушениями или отсутствует?

Я опасаюсь, что при проверке ФНС обнаружится, что согласия сотрудников оформлены с ошибками или почему-то вовсе не были подписаны отдельными работниками. Чем это чревато для компании, смогут ли лишить аккредитации, оштрафовать, или есть шанс устранить нарушения без серьёзных последствий?

Отвечает Туркина Елена

У каждого из гос. органов есть свои полномочия и круг ответственности. Ни налоговая, ни Минцифры не наделены полномочиями контроля за обработкой персональных данных. Следовательно, эти органы ни оштрафовать, ни лишить аккредитации за возможные нарушения в этой сфере не могут. А вот Роскомнадзор вполне сумеет привлечь к административной ответственности в виде штрафа. Особенно если согласия на передачу ПД некоторых работников полностью отсутствуют.

Какие категории работников должны давать согласие на раскрытие их налоговой тайны для аккредитации IT-компании?

В моей компании трудится ряд сотрудников на разных типах договоров, есть совместители и удалёнщики. Требуется ли получать согласие у абсолютно всех или только у тех, чьи данные реально попадут в отчёты для ФНС? Не понятно, надо ли это делать даже для временных работников или подрядчиков.

Отвечает Туркина Елена

Одним из критериев для получения IT-компанией аккредитации, а также налоговых льгот является процентное соотношение дохода от IT-деятельности к иным видам дохода (п. 1.15 ст. 284 НК РФ). Поэтому полагаю, что в отчеты ФНС попадут данные всех лиц, в пользу которых фирма перечисляет денежные средства либо от них получает. Если, конечно, такие выплаты проходят официально. Соответственно, и согласие на передачу ПД необходимо получать у всех таких лиц, включая временных, дистанционных и иных сотрудников, и даже у тех, кто работает по ГПД.

Допустимо ли использовать электронную подпись при оформлении согласия на раскрытие налоговой тайны?

Всё больше процессов мы сейчас переводим в электронный вид, включая кадровый документооборот. Разрешено ли получать согласие от сотрудников на раскрытие налоговой тайны в электронном виде с использованием ЭП, или же законодательство требует только «бумажного» варианта с рукописной подписью для подобных целей?

Отвечает Туркина Елена

В соответствии с ч. 4 ст. 9 № 152-ФЗ согласие на обработку ПД в форме электронного документа, подписанного в соответствии с законом электронной подписью, признается равнозначным согласию в письменной форме на бумажном носителе. Так что, если у сотрудника имеется ЭЦП, ее можете использовать и для согласия на раскрытие налоговой тайны.

Как сформулировать отдельный пункт о раскрытии налоговой тайны в отношении сотрудников-иностранцев?

У нас в штате есть граждане других государств, и я не уверен, каким образом корректно прописать согласие на передачу их персональных данных, включая сведения, относящиеся к налоговой тайне, в ФНС. Есть ли какие-то особенности или нюансы при оформлении таких согласий для иностранных сотрудников?

Отвечает Туркина Елена

Каких-либо нюансов для оформления согласия на передачу персональных данных сотрудников-иностранцев законом не предусмотрено.

В каких случаях согласие на обработку персональных данных не требуется, и можно ли опереться на законное основание для передачи налоговых данных в ФНС?

Интересует ситуация, когда согласие на обработку персональных данных, вероятно, и не нужно, если компания обязана передавать данные в ФНС по закону. Возможно ли сослаться на норму закона и не собирать согласия? Не возникнут ли в таком случае вопросы от проверяющих органов при аккредитации?

Отвечает Туркина Елена

Для передачи необходимых по закону данных ФНС письменное согласие работников не требуется. Но все дело состоит в том, что для аккредитации требуется раскрытие налоговой тайны для третьего лица — Минцифры. Именно для передачи имеющейся информации этому органу налоговая и требует от IT-компаний раскрытия налоговой тайны. А компании, в свою очередь, вынуждены получать согласие на передачу ПД у своих сотрудников.

Как часто требуется обновлять согласие работников на раскрытие сведений, составляющих налоговую тайну, для поддержания аккредитации IT-компании?

Планирую обновить всю документацию по согласиям на обработку персональных данных. Надо ли брать новое согласие при каждом продлении аккредитации или при изменении условий трудового договора, или достаточно наличия одного согласия на весь срок трудовых отношений?

Отвечает Туркина Елена

Если какой-либо иной срок в согласии на обработку ПД не установлен и работник свое волеизъявление не отзывал, то, полагаю, брать новое при каждом продлении аккредитации или изменении трудового договора нет необходимости.