Как составить согласие на обработку персональных данных соискателя без ошибок

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Работодатель должен обязательно спрашивать у кандидата разрешение на работу с его личными сведениями.
2. Их используют только для поиска сотрудников и оформления на работу, для других целей брать их нельзя.
3. В согласии пишут, чьи это сведения, зачем их собирают, какие именно данные нужны, на какой срок и кто подписывает документ.
4. Хранить информацию можно только определённое время, потом её обязательно удаляют или уничтожают.
5. Если нарушить правила хранения или не спросить разрешение, может быть большой штраф.

Правила работы с персональными данными соискателя

Любое предприятие, которое привлекает новых сотрудников, сталкивается с необходимостью обрабатывать персональные данные кандидатов — будь то резюме, анкеты или заявления. Однако важно помнить, что сбор и обработка личной информации строго регламентированы законом № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных».

Узнайте, как выглядит анкета соискателя при приеме на работу

Этот закон устанавливает четкий порядок действий работодателя относительно сбора, хранения и уничтожения личных сведений работников и претендентов на вакансии.

Правильная работа с такими сведениями включает два важных этапа:

1. Получение согласия соискателя

Без письменного согласия кандидата работодатель не имеет права собирать и хранить его личные данные. Это требование закона является обязательным даже в случаях, когда человек сам предоставил свою анкету или резюме, а работодатель захочет эти данные хранить или загружать в свою базу (например, для кадрового резерва). Документ составляется на время рассмотрения человека на вакантную должность. Если же он не подошел по каким-либо причинам, то вся информация должна быть уничтожена в течение 30 дней.

2. Ограниченность целей обработки

Обработка должна осуществляться исключительно в целях рассмотрения и трудоустройства конкретного лица. Любое использование полученных данных для иных целей нарушает законодательство.

Согласие соискателя на обработку персональных данных: правила и образец

Правильно составленное согласие помогает избежать проблем с контролирующими органами.

Что согласие должно содержать:

1. Заголовок документа. Укажите название документа («Согласие на обработку персональных данных» либо «Согласие на обработку персональных данных соискателя»).
2. ФИО и реквизиты работодателя. Указываются полное наименование организации, юридический адрес, ИНН/КПП, ОГРН.
3. Цель обработки. Например: подбор персонала, оформление трудового договора, соблюдение требований законодательства.
4. Категории собираемых данных. Перечислите конкретные виды информации, такие, как фамилия, имя, отчество, контактные данные, информация об образовании и опыте работы.
5. Правовые основания. Обязательно сошлитесь на законодательство, регулирующее сбор и хранение персональных данных (Федеральный закон № 152-ФЗ).
6. Срок действия согласия. Установите четкий срок, в течение которого будут храниться персональные данные. Обычно это составляет период подбора кадров плюс разумный срок хранения резюме (до одного года). После окончания срока документ подлежит обязательному уничтожению.
7. Подпись лица, предоставляющего согласие. Подписанное соглашение подтверждает добровольность предоставления персональных данных соискателем.

Образец согласия:

Пример согласия на обработку персональных данных от кандидата на вакансию

Данный пример можете адаптировать под нужды вашей компании, дополнив необходимыми пунктами или деталями, характерными для вашего бизнеса.

Хранение ПД соискателя: как, где, сколько, как уничтожать

Закон обязует работодателей хранить личную информацию кандидатов ограниченное время. Важно соблюдать требования относительно сроков хранения и способов уничтожения документов.

Сколько хранятся

По общему правилу срок хранения составляет до 30 дней с момента завершения процесса рассмотрения резюме. Однако работодатель вправе самостоятельно установить срок, если он обоснован внутренними регламентами предприятия, с которыми необходимо ознакомить соискателя под подпись (п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012). Например, увеличивают срок, если предполагаются долгий подбор или сохранение информации о кандидате для резерва.

Где и как хранятся ПД

Любая персональная информация должна находиться в специально оборудованных помещениях или системах с высоким уровнем информационной безопасности, а доступ к данным предоставляется строго ограниченному кругу лиц. Этот круг лиц прописывается в локальных актах компании (например, в регламенте допуска работников к обработке персональных данных).

Подробнее: как составить политику обработки персональных данных

Способы уничтожения

Наиболее распространенные методы уничтожения включают физическое уничтожение бумажных документов путем измельчения или сжигания, а также удаление электронных файлов специальными программами. Порядок документального подтверждения уничтожения персональных данных определяет компания самостоятельно.

Для осуществления процедуры приказом работодателя создается специальная комиссия или назначается ответственное должностное лицо.

Чаще всего уничтожение фиксируется двумя основными способами:

1. Оформляется акт о завершении обработки персональных данных.
2. Регистрация факта уничтожения ведется в специализированном журнале учета.

Подробнее: какие документы необходимо оформить при уничтожении персональных данных

Сами формы актов и журналов работодатель — оператор ПД разрабатывает самостоятельно. Такую информацию предоставил Роскомнадзор в ответах на вопросы в сфере защиты прав субъектов персональных данных 25.09.2015.

Частые вопросы про работу с персональными данными соискателя