Письма и документы для деловых партнеров: отправляем правильно

Часто сторонам договора необходимо обменяться какими-либо письмами документами. Нередко бывают случаи, когда эти же стороны впоследствии становятся противниками в суде. И вот тогда возникают вопросы: а были ли направлены необходимые документы контрагенту? Соблюдены ли сроки? Для того, чтобы ответить на эти вопросы необходимо понять, какие именно способы отправки корреспонденции принимает в качестве доказательства суд. Ведь задача зафиксировать факт передачи (отправления) и получения документов - крайне важна.

Какие способы отправки существуют?

Итак, вот основные способы доставки корреспонденции, которые позволяют выполнить указанную выше задачу:

1. претензию можно вручить лично (нарочным). При этом обязательно нужно оставить себе экземпляр документа, с отметкой контрагента о получении. Данная отметка состоит из даты, печати, подписи и ее расшифровки, а также должности получившего ее работника;
2. отправить по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении. Письмо можно отправить как на юридический, так и на фактический адрес или сразу в оба. У вас должны остаться на руках почтовая квитанция, опись и вернувшееся уведомление;
3. отправить по электронной почте либо по факсу. Данные способы отправки должны быть оговорены в договоре. Для подтверждения необходимо распечатать электронное письмо или факсимильный отчет об отправке. Далее этот способ отправки будет рассмотрен более детально.

Куда направлять корреспонденцию?

В соответствии с п. 2 ст. 54 Гражданского кодекса РФ местом нахождения юридического лица является место его государственной регистрации (фактически - место нахождения исполнительного органа организации или лица, имеющего право действовать от имени организации без доверенности). Постановление Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 61 «О некоторых вопросах практики рассмотрения споров, связанных с достоверностью адреса юридического лица» в п. 1, равно как и ч. 3 ст. 54 ГК РФ, устанавливают, что юридическое лицо несет:

• риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, поступивших по его адресу, указанному в Едином государственном реестре юридических лиц (далее - ЕГРЮЛ);
• риск отсутствия по этому адресу своего представителя.

Такое юридическое лицо не вправе:

• в отношениях с лицами, добросовестно полагавшимися на данные ЕГРЮЛ об адресе юридического лица, ссылаться на данные, не внесенные в указанный реестр,
• на недостоверность данных, содержащихся в нем (в том числе на ненадлежащее извещение в ходе рассмотрения дела судом, в рамках производства по делу об административном правонарушении и т.п.).

Исключение: соответствующие данные внесены в ЕГРЮЛ в результате неправомерных действий третьих лиц или иным путем помимо воли юридического лица. В отношениях с добросовестными лицами, взявшими адрес для отправки письма из ЕГРЮЛ (в том числе с сайта https://egrul.nalog.ru/index.html), организация не вправе ссылаться на недостоверность сведений о себе в ЕГРЮЛ.

Добросовестность при отправке корреспонденции.

Выше было упомянуто про добросовестность. В связи с последними изменениями ГК РФ данное понятие стало использоваться все чаще. В чем же выражается добросовестность в данном случае? Во-первых, лицо, направившее уведомление, считало адрес надлежащим. Во-вторых, договор между сторонами не содержал условий об отправке писем на адрес, отличный от юридического адреса. В-третьих, контрагент не сообщал в письменном виде об изменении юридического адреса. В соответствии с п. 1 ст. 165.1 ГК РФ юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

Бремя доказывания

Введение ст. 165.1 ГК РФ серьезно повлияло на судебную практику. До этого момента суды зачастую возлагали бремя доказывания получения юридически значимых уведомлений на отправителя (например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 19.01.2011 по делу № А82-4311/2010). Вступление в силу ст. 165.1 ГК РФ привело к тому, что суды изменили свою позицию:

• бремя доказывания неполучения письма ложится на адресата (Постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.10.2013 № 18АП-8815/2013 по делу № А07-4964/2013);
• ненадлежащая организация получения почтовой корреспонденции является риском этого юридического лица (Постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.10.2013 № 18АП-8815/2013 по делу № А07-4964/2013).
• у получившего письмо работника организации-адресата не обязательно должна быть доверенность на получение почты (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 14.04.2014 № 09АП-7612/2014 по делу № А40-166523/2013).

Комплексное толкование норм п. 2 ст. 54 и ст. 165.1 ГК РФ, а также Постановления Пленума ВАС РФ № 61 с учетом судебной практики по рассматриваемому вопросу позволяет сделать следующие выводы:

1. Риск того, что юридически значимые сообщения, доставленные на юридический адрес организации, не будут ей вручены, лежит полностью на этой организации.
2. Необходимо доказывать не факт доставки, а факт отправки уведомления (отправка будет считаться надлежащей, если она произведена на юридический адрес, полученный из сведений ЕГРЮЛ).

Кроме того, напомним, что с 29 декабря 2015 года вступит в силу (за исключением отдельных положений) Федеральный закон от 29.06.2015 № 209-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части введения возможности использования юридическими лицами типовых уставов», где сказано, что в ЕГРЮЛ должен указываться адрес юридического лица в пределах места нахождения последнего.

Электронные документы

Действующее российское законодательство регламентирует 2 вида электронных документов (далее - ЭД):

• простые, к которым на практике относят электронные копии бумажных документов, электронную переписку и прочее;
• заверенные электронной подписью (далее - ЭП), к которым могут быть отнесены документы, передаваемые по системе «Банк – клиент», отчетность, отправляемая в налоговую инспекцию, документы, подаваемые для участия в электронных торгах, и т.п.

Арбитражный процессуальный кодекс РФ (далее - АПК РФ) признает оба вида электронных документов в качестве доказательств (ч. 1, 3 ст. 75 АПК РФ). Но на практике далеко не все ЭД можно использовать в качестве доказательств надлежащего исполнения обязательств. Признание электронного документа, переданного посредством электронной почты. Для того чтобы ЭД, направленный посредством электронной почты, был принят судом в качестве допустимого доказательства, при заключении договора необходимо:

• включить в него условие о том, что такая отправка корреспонденции является надлежащей;
• предусмотреть открытый перечень документов, которыми стороны могут обмениваться таким способом;
• указать адреса электронной почты, которые могут использоваться в переписке.

В случае отказа суда в приобщении электронного письма в качестве доказательства вследствие формального подхода к прочтению п. 3 ст. 75 АПК РФ можно попробовать представить электронное сообщение как иной документ или материал в соответствии со ст. ст. 64, 89 Арбитражного процессуального кодекса. Наличие в АПК РФ неисчерпывающего перечня средств доказывания как раз и дает больше возможностей для использования в современном процессе современных средств информации. В АПК РФ отсутствуют требования относительно формы представления электронных документов в качестве доказательств. Однако на основании ст. ст. 64, 75 АПК РФ можно предположить, что в связи с необходимостью приобщения доказательств к материалам дела следует представлять электронную переписку распечатанной на бумажном носителе. Данные документы должны быть надлежащим образом заверены. В большинстве случаев достаточно заверения их стороной по делу. Однако, если есть основания полагать, что другая сторона будет опровергать содержимое такой переписки или сам факт ее наличия, то имеет смысл предоставить их в нотариально заверенной форме (т.е. в виде протокола осмотра нотариусом информации на мониторе компьютера). Итак, существует устойчивая судебная практика, согласно которой распечатки электронных сообщений, не подписанных электронной цифровой подписью, рассматриваются в качестве допустимых доказательств лишь в случаях, когда соглашение сторон предусматривает возможность обмена сообщениями по электронной почте с указанием адресов, с которых такой обмен может производиться.

Признание доказательством электронного документа, подписанного электронной подписью

Избежать сложностей в доказывании допустимости электронного документа как доказательства в арбитражном процессе поможет подписание таких документов электронной подписью. В соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», последняя признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении определенных правовых условий использования ЭП в процессах обмена электронными документами. На сегодняшний день использование ЭП - самый надежный способ идентификации электронного письма. Если в суде будет представлено сообщение из электронной переписки, для подписания которого контрагентом была использована электронная цифровая подпись, не возникнет необходимости в доказательстве факта отправления сообщения и его подлинности. Однако, при применении подобного вида электронных документов возникает другая правовая проблема в области доказывания отправки – не всегда электронной подписью подписывается непосредственно ее владелец. Определения Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 17 июня 2010 г. № № ВАС-8027/10 и ВАС-8138/10 говорят о том, что суды в данном случае не благосклонны к таким организациям. В случае утраты ключа ЭП его владельцу, для того чтобы облегчить отмену сделок, совершенных с его помощью, необходимо незамедлительно заявить об утрате в полицию, а также уведомить организации, в которых используется данная ЭП, об утрате подписи и о необходимости приостановления сделок с ее использованием. Если же фактической утраты не было, то доказывание использования подписи неправомочным на это лицом существенно усложняется.

Использование факсимиле

И ГК РФ, и АПК РФ предусматривает использование факсимиле в документах между контрагентами. Однако стоит обратить внимание на то, что этот вопрос также обязательно должен найти отражение в договоре. В таком случае, суд принимает такие документы в качестве доказательства. Поскольку законодательством не урегулирован в достаточной степени вопрос о признании электронной переписки доказательством, решения судов по поводу приобщения таких доказательств остаются не предсказуемыми. Кроме того, так как суд, как сказано в законе, "оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном, объективном и непосредственном исследовании имеющихся в деле доказательств", то заранее в принципе нельзя с уверенностью сказать, будет ли конкретный электронный документ принят судом в качестве доказательства, или же нет. В заключение можно отметить следующее: от того, насколько своевременно, правильно и без проволочек вы сможете доставить необходимые письма и документы до вашего контрагента или в суд, зависит не только успешное ведение вашего бизнеса, но и, зачастую, ваше личное финансовое благополучие и деловая репутация. Поэтому, чтобы гарантированно избежать проблем, которые могут возникнуть в связи с отправкой той или иной корреспонденции, помните: если есть такая возможность (а она, скорей всего, есть), то наиболее важные документы все же рекомендуется отправлять заказным письмом с описью вложения и уведомлением. Это - беспроигрышный вариант.

Статья подготовлена совместно с Объединенной Консалтинговой Группой.